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文書電子化でアナログなプロセスを自動化、業務効率を向上! SPA

ウイングアーク1st株式会社
全体満足度
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
1件
SPA
grade

3つの特徴

  • 1.検索機能:高速・高精度の検索が可能
  • 2.高度な電子棚管理機能:人による仕分けのナレッジをシステム化
  • 3.高度なセキュリティコントロール:原本保証型の緻密な設定が可能

ビジネスに不可欠な伝票や発注書・請求書などの帳票類。
SPAは電子帳票の保管から破棄までの一元的なライフサイクル管理を実現し、アナログな業務プロセスの自動化し業務効率向上を実現します。

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SmartSMESupporter
ウイングアーク1st株式会社は、中小企業の生産性を高めるためのITツールを提供するITベンダーとして中小企業庁より認定された情報処理支援機関です。

製品概要

対象従業員規模 全ての規模に対応
対象売上規模 全ての規模に対応
提供形態 オンプレミス / クラウド / パッケージソフト
参考価格 2,300,000円 ~
参考価格補足 ※価格の詳細については別途お問い合わせください。

製品詳細

帳票などの紙ベースのアナログな業務を電子化により自動化

紙による利便性をそのままに、帳票運用環境の電子化を実現

日々、業務システムから出力される伝票や発注書、納品書、請求書などの帳票類。これらの帳票は、法定制度に合わせて保存しておくべきもの、万が一のために保管しておくもの、社内ルールで保管しておくものなど、様々な種類があり、必要時にはすぐ参照し活用できるように管理しなければなりません。
「SPA」は、PDF化された電子帳票の保管・管理を自動化します。紙による帳票運用の利便性はそのままに、帳票運用環境の電子化が実現できます。

SPA製品詳細1

高度な電子棚管理と高精度の検索機能

■人による仕分けのナレッジをシステム化
電子化した帳票類を保管したけれど、無作為にデータ保管をした結果、検索に時間がかかり時間を無駄にしてしまった、という経験はありませんか?
SPA は、“人”を中心に流れる業務や仕分けのナレッジをシステム化。PDF帳票を条件にあわせて指定したフォルダへ自動仕分け、PDF帳票を整理しながら保管しスピーディーな検索を可能にします。

■仮想PDFによる柔軟な管理と運用
オリジナル原本を移動させることなくフォルダ単位に振り分けることができます。例えば、1ヶ月分の請求書が1つにまとまったPDF帳票を会社別にファイル単位に振り分けることが可能です。原本を保証したまま様々な視点や切り口での仕分けが可能になり、高いセキュリティのもと運用できます。

■高精度の検索機能。瞬時に必要な帳票を提示
帳票をまるでDBのように扱うことができ、膨大な帳票の中から該当する帳票を瞬時に提示します。また、検索条件にヒットした帳票一覧リストを出力することもできます。
全文検索以外にも、当社帳票ツールSVFで作成したPDFの場合、フィールド名検索も可能になり大量の情報からの検索精度が圧倒的に向上します。
また、明細行での検索、日付・数量や金額での範囲検索も可能です。
さらに日本語以外にも8ヶ国語の帳票に対応しています。

SPA製品詳細2

安心のセキュリティコントロール

■原本保証型のPDFセキュリティ
原本はそのままに、セキュリティ「パスワード設定・印刷不可設定・透かしの埋め込み・アクセス制御・マスク(秘密事項など重要な箇所を非表示)」を運用の利便性を考慮しながら緻密に設定可能です。

■権限に応じたアクセス、きめ細やかなセキュリティ設定
(1)フォルダごとのアクセス設定
個々のユーザーに操作権限を設定するのではなく、「ロール」「グループ」および「ユーザー」という概念でユーザーの操作権限を「読み込み」「書き込み」「拒否」の3段階で設定可能です。

(2)監査証跡として利用可能な履歴管理
全てのユーザー操作ログが、サーバー上にログとして記録され保管されます。
「いつ」「誰が」「どこから」「何をしたか」という操作ログの取得をはじめ、PDFファイルのプレビュー、印刷、ダウンロードや、PDFファイルの編集などの各種操作の履歴をファイル単位で記録し、履歴を管理。PDF自体に履歴が残るため、社外への持ち出しなど不正利用時の証跡として利用できるにはもちろん、監査証跡として利用可能です。

(3)タイムスタンプ(時刻認証)の付与と改ざん有無の確認
オプションのライセンスを追加すると、SPAへのアーカイブ時にPDFファイルに対してタイムスタンプを付与できます。タイムスタンプが付与されたPDFファイルについてはタイムスタンプの付与後に改ざんされているかどうかを確認可能です。

(4)PDFファイルへの情報埋め込み
ダウンロードしたPDFファイルには、「ダウンロード実行日時」「ダウンロードしたログインユーザーID」「ダウンロードを行ったログインユーザー名」「任意の文字列」など12種類の情報を任意に付加可能。これらの情報はPDF自体に埋め込まれるので、USBメモリやメールでPDFを外部へ持ち出しても消えることなく、不正利用の際の証跡として利用いただけます。

SPA製品詳細3

仕様・動作環境

サーバ
OS Microsoft Windows Server 2012 R2(64bit)
Microsoft Windows Server 2012(64bit)
Microsoft Windows Server 2008 R2(64bit)
Red Hat Enterprise Linux 7 Server(x86-x64 64bit)
Red Hat Enterprise Linux 6 Server(64bit)
Oracle Linux 7(64bit)
Oracle Linux 6(64bit)
IBM AIX V7.2
IBM AIX V7.1

※詳細な動作要件については、お問合せください。
メモリ 16GB以上
ハードディスク 2GB以上の空き容量(データ領域を除く)
クライアント
OS Microsoft Windows 10(64bit)
Microsoft Windows 10(32bit)
Microsoft Windows 8.1(64bit)
Microsoft Windows 8.1(32bit)
Microsoft Windows 7(64bit)
Microsoft Windows 7(32bit)

※詳細な動作要件については、お問合せください。
メモリ 2GB以上
ハードディスク 容量の推奨値はありません。動作環境は各OSの推奨スペックに準拠しています。
ブラウザ Internet Explorer 11(64bit)
Internet Explorer 11(32bit)
Mozilla Firefox 45(ESR)以降(32bit/64bit)
Google Chrome(最新バージョンから2バージョン前まで)

※詳細な動作要件については、お問合せください。
その他 Adobe Acrobat Reader DC
Adobe Reader XI

※Internet Explorerを利用して、アーカイブしたファイルをWebアプリケーションで印刷する場合必要です。Ver.11以上を推奨します。

導入効果

業務効率化と生産性向上で働き方改革を支援

領収書の電子化と電子帳簿保存法対応

■課題
・ワークフローシステムを導入していたが、経理部での確認処理は領収書の原本が必要の為、
 原本が届くまで経理部での処理ができなかった。また、配送時の紛失リスクもあった。
・領収書原本はチェック・回覧後、経理部にてファイリングし保管していた為、保管コスト・管理コストが発生していた。

■効果
・領収書のスキャンにより原本の到着を待たずに処理が可能となり、経理の業務効率化が実現。
・領収書原本は一時的に保管するが、スキャンした領収書を SPA で電子保管する為、
 定期チェック後原本廃棄が可能となった。紙保管コストと管理コストの削減を実現。

SPA導入効果1

企業情報

企業名

ウイングアーク1st株式会社

住所 〒106-6235 東京都港区六本木三丁目2番1号 六本木グランドタワー
設立年月 2004年3月
従業員数 連結651人/単体561人(2020年2月末現在)
資本金 2億円
事業内容 情報資産を活用するためのソフトウェアおよびソリューション提供
代表者名 代表取締役社長 田中 潤
SMEマーク SmartSMESupporter
ウイングアーク1st株式会社は、中小企業の生産性を高めるためのITツールを提供するITベンダーとして中小企業庁より認定された情報処理支援機関です。

文書電子化の製品一覧

価格表

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「SPA」利用ユーザーからの口コミレビュー
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schedule 2020/11/03
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全体満足度
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この製品のいい点
紙の文書管理は場所とセキュリティの問題上コストが多くかかってしまうが、電子書類であればそのコストを大きく低減でき管理が簡単になります。
SPAの改善してほしい点
とくに改善してほしいと言う点はないですが、強いて言うのであれば完成されたソフトですので新しい機能に期待が出来ない点。
SPA導入で得られた効果
データを自動で仕分け出来るのでそこに費やしていた時間を大幅に短縮出来ました。また情報の共有化にも役立ってます。
詳細を見る ▼

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