文書電子化サービス・システム７種を比較！選び方や注意点も解説

おすすめの文書電子化サービス・システムを比較

ITトレンド編集部がおすすめする文書電子化システムやサービスを比較紹介します。

OCRデザイナー

株式会社ユニオンシンク

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OCRデザイナー の比較ポイント

• スキャンした情報を自動的にデータ化！イメージ画像も保存！
• 連続OCR処理機能による、スピード化の実現！
• CSVファイル出力機能を標準装備！データ化した情報を一括出力！

株式会社ユニオンシンク提供の「OCRデザイナー」は、連続OCR処理が可能で、スキャン効率が良い点が魅力です。スキャンした紙文書を高精度のOCRでテキストデータに変換し、CSVファイルに出力できます。同社のワークフローシステムと連携すれば、承認作業の効率化も可能です。

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SPA

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

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SPA の比較ポイント

• 用途に合わせて選べる4つのOCRエンジン
• 複数OCRで処理するデータコンペア機能で確認・修正作業を自動化
• 取引書類をデータ化すると同時に保管！電子帳簿保存法にも対応！

「SPA」はウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供するドキュメント管理ソリューションで、仮想PDFの仕分け機能が特徴的です。原本はもとのフォルダに保存したまま、別の切り口からフォルダ分けできます。また、ユーザーのアクセス制御や操作ログ管理など、社内統制に役立つ機能も豊富です。

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Quickスキャン V5

株式会社大塚商会

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Quickスキャン V5 の比較ポイント

• スキャンデータの保存先・保存形式は複合機から選択！
• 各種クラウドサービスと連携！
• スキャンデータをWord、Excelなど編集可能な形式にも変換可能！

株式会社大塚商会が提供する「Quickスキャン V5」は、複合機のスキャナー機能を活用して文書を電子化できるアプリケーションです。RICOHの複合機に対応しており、複合機のパネル上でフォルダ保存や印刷の操作ができるので初心者でも簡単です。

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AI OCR「DX Suite」

NTTビジネスソリューションズ

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AI OCR「DX Suite」 の比較ポイント

• 高精度文字認識！さまざまな書類を高精度でデジタルデータ化
• 複数書類もAIが自動で種類ごとに仕分け
• 非定型帳票の読み取り可能！

「DX Suite」は、株式会社エヌ・ティ・ティ・ビジネスアソシエ西日本が提供するAI学習機能搭載のOCRサービスです。手書きの文書などあらゆる文書をOCRで読み取り、AIが文書を種類ごとに自動で仕分けします。RPAツールと連携すれば、基幹システムへのデータ入力も効率ができます。

AI OCR「DX Suite」の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

まだまだある！文書電子化サービス比較

そのほかにも文書電子化サービスがあるので、比較検討の参考にしてみてください。

法人向けスキャニングサービス

株式会社大塚商会の法人向けスキャニングサービスは、A４サイズ１枚５円からという低価格が魅力です。オプションで文書管理システムへの登録や、検索属性付与も実施しています。プライバシーマークを取得しているうえ、大量の原稿であっても納品がスピーディーです。

スキャニング・文書電子化

株式会社アクセアのスキャニング・文書電子化サービスは、書類をスキャンし、CD-RあるいはDVD-Rに保存して納品するサービスです。作業室にはICカードを持つ従業員しか入れず、作業は24時間録画されるなど、セキュリティ体制が整っています。また、ホッチキス外しなどもオプションで任せられます。

文書電子化サービス・システムの選び方

文書電子化サービス・システムはどのように選べばよいのでしょうか。

スキャンの品質は問題ないか

スキャニングは、文書を電子化するうえでもっとも基本的な部分です。e-文書法では情報の見読性の保持が義務付けられており、文字がはっきりと読めるようにしなければなりません。

スキャニングの品質は、機械の性能に依存する部分が大きいです。サービス選定時にはブックスキャナや図面スキャナなど、豊富な設備が揃っているか確認しましょう。

また、読み込みのミスに対応できる体制が整っているかも重要です。品質管理や工程管理がされているか、文書情報管理士の資格を持つ従業員がいるか、などをチェックすると良いでしょう。そのほか、スキャン実績や口コミなどの情報も比較材料になります。

セキュリティは問題ないか

文書は企業にとって重要な情報です。そのため、情報が流出しないよう、文書電子化サービスやシステムを提供するベンダーのセキュリティ体制が整っているか確認しましょう。e-文書法に準拠するうえでも、情報の機密性保持は欠かせません。具体的には、以下のような項目をチェックしましょう。

• ■プライバシーマーク
• ■ISO27001
• ■入退室管理（監視カメラの有無や認証方法など）
• ■輸送体制（独自の輸送方法が望ましい）
• ■社内教育体制（文書の扱いが徹底しているか）

サービスと価格のバランスは良いか

一口に文書電子化といっても、そのサービス内容は提供会社によって異なります。例として、以下のようなサービスがあります。

• ■企業の文書管理全体の課題に対するコンサルティング
• ■e-文書法へ準拠したサービス
• ■出張スキャニングサービス
• ■文書管理システムと一体化したシステム

このように、単に文書を電子化するだけでなく、より高度なソリューションとしてサービスを提供するベンダーも存在します。ただし、サービスが充実しているほどコストもかかるため、自社に何が必要かよく検討しましょう。

また、料金設定が適切かという基本的な部分も要チェックです。いくつかのサービスを比較し、ほかのサービスと比べて著しく高額なものはサービス内容を確認しましょう。

文書を電子化するときの注意点

実際に文書を電子化する際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

電子化できる書類の種類を確認する

e-文書法によっていくつかの書類の電子化が認められるようになりました。しかし、すべての書類がその対象になったわけではありません。例えば、船舶の「安全手引書」や、免許証、許可証など即座に確認する必要があり、現物性の高い書類は対象外です。

また、仕訳帳や棚卸表、決算関係書類などの書類は、紙文書のスキャナ保存が認められていません。誤って処分してしまうことのないように注意しましょう。

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原本を適切に管理する

文書電子化によってペーパーレスになり、書類を探したり整理したりする手間がなくなるのは大きなメリットです。

ところが、電子化した後も原本を保存しておいたほうがよいケースがあります。なぜなら、訴訟法上の証拠能力が弱くなることがあるためです。万が一の事態に備え、契約書などの重要書類は電子化した後も倉庫などに保管しておいたほうがよいでしょう。

一方、保管する必要がない書類は適切に処分しなければなりません。シュレッダーを使う方法もありますが、バインダーごと溶解処理するサービスも存在します。情報漏えいを防ぐため、確実な処理方法を選びましょう。

システムやサービスを活用して文書の電子化を実施しよう

紙の文書をスキャンして電子化する文書電子化サービス・システムですが、文書管理システムの機能の一部として提供されるものや、出張スキャニングサービスを行っているものなど多種多様です。サービス・システムを比較する際は、スキャンの品質やベンダーのセキュリティ体制を確認し、正確かつ安全に文書を電子化できるサービスを導入しましょう。