文書電子化システム・サービス10種を比較！選び方や注意点も解説

ITトレンドおすすめ！文書電子化システム３種比較

ITトレンドでおすすめの文書電子化システムを３つ比較紹介します。（製品情報は６月１日時点）

テキストだけでなく図面や写真など、幅広い書類をスキャンします。スキャンのためのホッチキス外しやしわ伸ばし、またスキャン後のインデックス付与なども一任できます。ISO/IEC27001準拠の高度なセキュリティ体制も魅力です。

『OCRデザイナー』

株式会社ユニオンシンク

『OCRデザイナー』 の比較ポイント

• スキャンした情報を自動的にデータ化！イメージ画像も保存！
• 連続OCR処理機能による、スピード化の実現！
• CSVファイル出力機能を標準装備！データ化した情報を一括出力！

手書きの資料をスキャナで読み取り、OCR機能で文字コードに変換します。画像ではなくテキストとして保存され、キーワード検索ができるため、高い検索性を実現します。CSV出力機能や、同じベンダーのワークフローシステムとの連携性も特徴です。

SPA

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

SPA の比較ポイント

• 検索機能：高速・高精度の検索が可能
• 高度な電子棚管理機能：人による仕分けのナレッジをシステム化
• 高度なセキュリティコントロール：原本保証型の緻密な設定が可能

仮想PDFの仕分け機能が特徴的です。原本はもとのフォルダに保存したまま、別の切り口からフォルダ分けできます。また、ユーザーのアクセス制御や操作ログ管理など、社内統制に役立つ機能も豊富です。

まだまだある！文書電子化サービス７種比較

そのほかのおすすめの文書電子化サービスを７つ比較紹介します。（製品情報は６月１日時点）

Fleekdrive

クラウド型のファイル共有サービスです。セキュアな環境で情報流出を防ぎつつ、許可したユーザーとは円滑なファイル共有が実現します。自動バージョン管理機能やメタ情報管理機能、類似画像検索機能など、便利な機能も豊富です。

Contents EXpert

電子書類の作成から廃棄まで、幅広く対応したサービスです。文書管理・電子帳票・電子書類作成支援の３つのシステムからなり、それぞれ個別に導入することもできます。また、ユーザー認証やアクセスコントロールなどの機能も備えています。

ジェイ・アイ・エム

スキャニングだけでなく、その後の原本の廃棄や保管、データ入力など、スキャン前後のプロセスも代行してもらえます。書類をダンボールに詰めて預けるだけでほとんどの作業を一任できるため、最低限の負担で電子化が実現します。

宏和

関西を中心に展開しているスキャニングサービスです。前調査や仕様打合せ、見積もりは無料で実施してくれます。また、プライバシーマークを取得し、監視体制の下で作業が行われるなど、セキュリティ面で安心です。

うるるBPO

本や一般書類はもちろん、ポスターや楽譜、絵画などにも対応したスキャン代行サービスです。普通のスキャンに加え、OCRによる資料化やインデックス付与スキャンも実施しています。また、スキャナ機が60台あるため、短期間での納品が実現します。

大塚商会

A４サイズ１枚５円からという低価格が魅力のスキャニングサービスです。オプションで文書管理システムへの登録や、検索属性付与も実施しています。電子化データをすぐに快適に使える状態にしたい企業におすすめです。

アクセア

書類をスキャンし、CD-RあるいはDVD-Rに保存して納品するサービスです。作業室にはICカードを持つ従業員しか入れず、作業は24時間録画されるなど、セキュリティ体制が整っています。また、ホッチキス外しなどもオプションで任せられます。

文書電子化システム・サービスの選び方

文書電子化システム・サービスはどのように選べばよいのでしょうか。

スキャンの品質は問題ないか

スキャニングは文書を電子化するうえでもっとも基本的な部分です。e-文書法では情報の見読性の保持が義務付けられており、ミスがあるとそれに則って保存したことになりません。

スキャニングの品質は機械の性能に依存する部分が大きいです。サービス選定時にはブックスキャナや図面スキャナなど、豊富な設備が揃っているか確認しましょう。

また、ミスに備えて体制が整っているかも重要です。品質管理や工程管理の体制があるか、文書情報管理士の資格を持つ従業員がいるかをチェックしましょう。そのほか、スキャン実績や口コミなどの情報も比較材料になります。

セキュリティは問題ないか

文書は企業にとって重要な情報です。そのため、情報流出しないようセキュリティ体制が整っているか確認しましょう。e-文書法に準拠するうえでも、情報の機密性保持は欠かせません。具体的には、以下のような項目をチェックしましょう。

• ■プライバシーマーク
• ■ISO27001
• ■入退室管理（監視カメラの有無や認証方法など）
• ■輸送体制（独自の輸送方法が望ましい）
• ■社内教育体制（文書の扱いが徹底しているか）

サービスと価格のバランスは良いか

一口に文書電子化といっても、そのサービス内容やオプション、システムがあります。例として、以下のようなサービスがあります。

• ■企業の文書管理全体の課題に対するコンサルティング
• ■e-文書法へ準拠したサービス
• ■出張スキャニングサービス
• ■文書管理システムと一体化したシステム

このように、単に文書を電子化するだけでなく、より高度なソリューションとしてサービスを提供するベンダーも存在します。ただし、サービスが充実しているほどコストもかかるため、自社に何が必要かよく検討しましょう。

また、料金設定が適切かという基本的な部分も要チェックです。いくつかのサービスを比較してほかのサービスと比べて著しく高額なものは要確認でしょう。

文書を電子化するときの注意点

実際に文書を電子化する際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

電子化できる書類の種類を確認する

e-文書法によっていくつかの書類の電子化が認められるようになりました。しかし、すべての書類がその対象になったわけではありません。例えば、船舶の「安全手引書」や、免許証、許可証など即座に確認する必要がある書類はデータ保存で代用できません。

また、仕分帳や棚卸表、決算関係書類などの書類は、紙文書をスキャナ保存することが認められていません。誤って処分してしまうことのないように注意しましょう。

原本を適切に管理する

紙の書類を管理しなくてよくなるのは、電子化のメリットの１つです。

ところが、電子化した後も原本を保存しておいたほうがよいケースがあります。なぜなら、訴訟法上の証拠能力が弱くなることがあるためです。

万が一の事態に備え、契約書などの重要書類は電子化した後も倉庫などに保管しておいたほうがよいでしょう。その場合でも、電子化したデータは検索が容易になるというメリットが残るため、無駄にはなりません。

一方、保管する必要がない書類は適切に処分しなければなりません。シュレッダーを使う方法もありますが、バインダーごと溶解処理するサービスも存在します。情報漏えいを防ぐため、確実な処理方法を選びましょう。

システムやサービスを活用して文書の電子化を実施しよう

文書電子化サービスを選定する際には、以下の点をチェックしましょう。

• ■スキャンの品質
• ■セキュリティ
• ■サービスと価格のバランス

また、文書を電子化する際には、以下の点に注意しましょう。

• ■電子化が認められている書類か確認する
• ■原本を適切に管理・処分する

自社に合ったシステム・サービスを選び、文書の電子化を実施しましょう。