【2023年版】文書電子化サービス12選！選び方や注意点も解説

おすすめの文書電子化（OCR）サービス・システムを比較

カテゴリー数・製品数業界最大級の当サイトがおすすめする、文書電子化システム（OCR）を比較紹介します。製品はすべて無料で資料請求できるので、気になる製品は比較検討してみましょう。

AI OCR「DX Suite」

NTTビジネスソリューションズ

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《AI OCR「DX Suite」》のPOINT

1. 高精度文字認識！さまざまな書類を高精度でデジタルデータ化
2. 複数書類もAIが自動で種類ごとに仕分け
3. 非定型帳票の読み取り可能！

invoiceAgent

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

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《invoiceAgent》のPOINT

1. 用途に合わせて選べる５つのOCRエンジン
2. 複数OCRで処理し認識率を高めることで確認・修正作業を自動化
3. 取引書類をデータ化すると同時に保管！電子帳簿保存法にも対応！

COMITX AIデータエントリー

株式会社InfoDeliver

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《COMITX AIデータエントリー》のPOINT

1. 紙に記載されている文字をスピーディ、リーズナブルにデータ化
2. 大量に紙が存在し、データ入力業務が発生している企業にオススメ
3. 例えば生保・損保をはじめとする金融業界、不動産、地方自治体等

Quickスキャン V6

株式会社大塚商会

《Quickスキャン V6》のPOINT

1. 保存先の指定やファイルの命名が複合機のパネル操作で可能
2. ファクス受信時にファイル形式・名前を自動変換
3. Microsoft 365やinvox、HotProfile Liteと連携

AIよみと～る

東日本電信電話 株式会社

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《AIよみと～る》のPOINT

1. トライアルの結果、導き出された読取制精度96.71％！
2. 使いやすい利用者画面！簡単なマウス操作だけで、読取設定が可能
3. RPAと組み合わせることで、稼働時間削減も！

AI-OCR×人力でデータ作成から確認･修正作業まで一気通貫【eas】

株式会社うるるBPO

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製品・サービスのPOINT

1. クセのある手書き文字も99.98%と高精度にデータ化
2. データの確認・修正作業まで対応可能
3. 1,000枚程度は平均1時間以内とスピーディにデータ化

ここまで紹介した文書電子化サービスは、下のボタンから一括で資料請求ができます。興味のある製品は詳細を確認し、比較検討してみましょう。

法人向けスキャニングサービス

株式会社大塚商会の法人向けスキャニングサービスは、A４サイズ１枚５円からという低価格が魅力です。オプションで文書管理システムへの登録や、検索属性付与も実施しています。プライバシーマークを取得しているうえ、大量の原稿であっても納品がスピーディーです。

スキャニング・文書電子化

株式会社アクセアのスキャニング・文書電子化サービスは、書類をスキャンし、CD-RあるいはDVD-Rに保存して納品するサービスです。作業室にはICカードをもつ従業員しか入れず、作業は24時間録画されるなど、セキュリティ体制が整っています。

文書電子化サービス・システムの選び方

文書電子化サービス・システムはどのように選べばよいのでしょうか。

スキャンの品質は問題ないか

スキャニングは、文書を電子化するうえで最も基本的な部分です。e-文書法では情報の見読性の保持が義務付けられており、文字がはっきりと読めるようにしなければなりません。

スキャニングの品質は、機械の性能に依存する部分が大きいです。サービス選定時にはブックスキャナや図面スキャナなど、豊富な設備が揃っているか確認しましょう。

また、読み込みのミスに対応できる体制が整っているかも重要です。品質管理や工程管理がされているか、文書情報管理士の資格をもつ従業員がいるかなどをチェックするとよいでしょう。そのほか、スキャン実績や口コミなどの情報も比較材料になります。

セキュリティは問題ないか

文書は企業にとって重要な情報です。そのため、情報が流出しないよう、文書電子化サービスやシステムを提供するベンダーのセキュリティ体制が整っているか確認しましょう。e-文書法に準拠するうえでも、情報の機密性保持は欠かせません。具体的には、以下のような項目をチェックしましょう。

• ■プライバシーマーク
• ■ISO27001
• ■入退室管理（監視カメラの有無や認証方法など）
• ■輸送体制（独自の輸送方法が望ましい）
• ■社内教育体制（文書の扱いが徹底しているか）

サービスと価格のバランスはよいか

一口に文書電子化といっても、そのサービス内容は提供会社によって異なります。例として、以下のようなサービスがあります。

• ■企業の文書管理全体の課題に対するコンサルティング
• ■e-文書法へ準拠したサービス
• ■出張スキャニングサービス
• ■文書管理システムと一体化したシステム

このように、単に文書を電子化するだけでなく、より高度なソリューションとしてサービスを提供するベンダーも存在します。ただし、サービスが充実しているほどコストもかかるため、自社に何が必要かよく検討しましょう。

また、料金設定が適切かという基本的な部分も要チェックです。いくつかのサービスを比較し、ほかのサービスと比べて著しく高額なものはサービス内容を確認しましょう。

文書を電子化するときの注意点

実際に文書を電子化する際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

電子化できる書類の種類を確認する

e-文書法によっていくつかの書類の電子化が認められるようになりました。しかし、すべての書類がその対象になったわけではありません。例えば、船舶の「安全手引書」や、免許証、許可証など即座に確認する必要があり、現物性の高い書類は対象外です。

また、仕訳帳や棚卸表、決算関係書類などの書類は、紙文書のスキャナ保存が認められていません。誤って処分してしまうことのないように注意しましょう。

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原本を適切に管理する

文書電子化によってペーパーレスになり、書類を探したり整理したりする手間がなくなるのは大きなメリットです。ところが、電子化した後も原本を保存しておいたほうがよいケースがあります。なぜなら、訴訟法上の証拠能力が弱くなることがあるためです。万が一の事態に備え、契約書などの重要書類は電子化した後も倉庫などに保管しておいたほうがよいでしょう。

一方、保管する必要がない書類は適切に処分しなければなりません。シュレッダーを使う方法もありますが、バインダーごと溶解処理するサービスも存在します。情報漏えいを防ぐため、確実な処理方法を選びましょう。

システムやサービスを活用して文書の電子化を実施しよう

紙の文書をスキャンして電子化する文書電子化サービス・システムですが、文書管理システムの機能の一部として提供されるものや、出張スキャニングサービスを行っているものなど多種多様です。サービス・システムを比較する際は、スキャンの品質やベンダーのセキュリティ体制を確認し、正確かつ安全に文書を電子化できるサービスを導入しましょう。