文書電子化システム・サービス10種を比較！選び方や注意点も解説

ITトレンドおすすめ！文書電子化システム・サービスを比較

ITトレンドでおすすめの文書電子化システムやサービスを比較紹介します。

『OCRデザイナー』

株式会社ユニオンシンク

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『OCRデザイナー』 の比較ポイント

• スキャンした情報を自動的にデータ化！イメージ画像も保存！
• 連続OCR処理機能による、スピード化の実現！
• CSVファイル出力機能を標準装備！データ化した情報を一括出力！

株式会社ユニオンシンク提供の「OCRデザイナー」は、連続OCR処理が可能で、スキャン効率が良い点が魅力です。スキャンした紙文書を高精度のOCRでテキストデータに変換し、CSVファイルに出力できます。同社のワークフローシステムと連携すれば、承認作業の効率化も可能です。

スキャンした紙情報を自動で電子帳票へ変換、連携！ 『OCRデザイナー』の価格・機能・レビュー・導入事例

SPA

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

SPA の比較ポイント

• 検索機能：高速・高精度の検索が可能
• 高度な電子棚管理機能：人による仕分けのナレッジをシステム化
• 高度なセキュリティコントロール：原本保証型の緻密な設定が可能

「SPA」はウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供しており、仮想PDFの仕分け機能が特徴的です。原本はもとのフォルダに保存したまま、別の切り口からフォルダ分けできます。また、ユーザーのアクセス制御や操作ログ管理など、社内統制に役立つ機能も豊富です。

文書電子化でアナログなプロセスを自動化、業務効率を向上！ SPAの価格・機能・レビュー・導入事例

SmartSESAME MultiScan！

株式会社シーイーシー

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SmartSESAME MultiScan！ の比較ポイント

• メーカーを問わないマルチメーカー対応
• お気に入り設定やOCR機能で簡単・便利にスキャンを活用
• クラウドストレージとの連携でペーパーレス化に最適

株式会社シーイーシーが提供する「SmartSESAME MultiScan！」は、マルチ対応の操作パネルを搭載し、どんなメーカーの複合機でも同じ操作でスキャンできます。よく行う操作パターンをお気に入り登録して、スキャン効率を上げることも可能です。オプションとなりますが、OCR処理やクラウドストレージ連携にも対応しています。

複合機のスキャン機能をもっと便利に活用 SmartSESAME MultiScan！の価格・機能・レビュー・導入事例

株式会社JSOLの「AI-OCR（DX Suite）」は、AI-OCR市場シェアNo.１を誇り、実績が豊富なサービスです。OCRで文書を電子化します。RPAツールと連携すると、スキャン後の作業を自動化できます。例えば、申請書をスキャンして電子化し、RPAを用いて業務システムにデータを自動入力するといったことが可能です。

テキストだけでなく図面や写真など、幅広い書類をスキャンします。スキャンのためのホッチキス外しやしわ伸ばし、またスキャン後のインデックス付与なども一任できます。ISO/IEC27001準拠の高度なセキュリティ体制も魅力です。

まだまだある！文書電子化サービス比較

そのほかにも文書電子化サービスがあるので、比較検討の参考にしてみてください。

法人向けスキャニングサービス

株式会社大塚商会の法人向けスキャニングサービスは、A４サイズ１枚５円からという低価格が魅力です。オプションで文書管理システムへの登録や、検索属性付与も実施しています。プライバシーマークを取得しているうえ、大量の原稿であっても納品がスピーディーです。

スキャニング・文書電子化

株式会社アクセアのスキャニング・文書電子化サービスは、書類をスキャンし、CD-RあるいはDVD-Rに保存して納品するサービスです。作業室にはICカードを持つ従業員しか入れず、作業は24時間録画されるなど、セキュリティ体制が整っています。また、ホッチキス外しなどもオプションで任せられます。

文書電子化システム・サービスの選び方

文書電子化システム・サービスはどのように選べばよいのでしょうか。

スキャンの品質は問題ないか

スキャニングは、文書を電子化するうえでもっとも基本的な部分です。e-文書法では情報の見読性の保持が義務付けられており、文字がはっきりと読めるようにしなければなりません。

スキャニングの品質は、機械の性能に依存する部分が大きいです。サービス選定時にはブックスキャナや図面スキャナなど、豊富な設備が揃っているか確認しましょう。

また、読み込みのミスに対応できる体制が整っているかも重要です。品質管理や工程管理の体制があるか、文書情報管理士の資格を持つ従業員がいるか、などをチェックすると良いでしょう。そのほか、スキャン実績や口コミなどの情報も比較材料になります。

セキュリティは問題ないか

文書は企業にとって重要な情報です。そのため、情報が流出しないようセキュリティ体制が整っているか確認しましょう。e-文書法に準拠するうえでも、情報の機密性保持は欠かせません。具体的には、以下のような項目をチェックしましょう。

• ■プライバシーマーク
• ■ISO27001
• ■入退室管理（監視カメラの有無や認証方法など）
• ■輸送体制（独自の輸送方法が望ましい）
• ■社内教育体制（文書の扱いが徹底しているか）

サービスと価格のバランスは良いか

一口に文書電子化といっても、そのサービス内容は提供会社によって異なります。例として、以下のようなサービスがあります。

• ■企業の文書管理全体の課題に対するコンサルティング
• ■e-文書法へ準拠したサービス
• ■出張スキャニングサービス
• ■文書管理システムと一体化したシステム

このように、単に文書を電子化するだけでなく、より高度なソリューションとしてサービスを提供するベンダーも存在します。ただし、サービスが充実しているほどコストもかかるため、自社に何が必要かよく検討しましょう。

また、料金設定が適切かという基本的な部分も要チェックです。いくつかのサービスを比較し、ほかのサービスと比べて著しく高額なものはサービス内容を確認しましょう。

文書を電子化するときの注意点

実際に文書を電子化する際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

電子化できる書類の種類を確認する

e-文書法によっていくつかの書類の電子化が認められるようになりました。しかし、すべての書類がその対象になったわけではありません。例えば、船舶の「安全手引書」や、免許証、許可証など即座に確認する必要がある書類はデータ保存で代用できません。

また、仕訳帳や棚卸表、決算関係書類などの書類は、紙文書のスキャナ保存が認められていません。誤って処分してしまうことのないように注意しましょう。

原本を適切に管理する

紙の書類を管理しなくてよくなるのは、電子化のメリットの１つです。

ところが、電子化した後も原本を保存しておいたほうがよいケースがあります。なぜなら、訴訟法上の証拠能力が弱くなることがあるためです。万が一の事態に備え、契約書などの重要書類は電子化した後も倉庫などに保管しておいたほうがよいでしょう。

一方、保管する必要がない書類は適切に処分しなければなりません。シュレッダーを使う方法もありますが、バインダーごと溶解処理するサービスも存在します。情報漏えいを防ぐため、確実な処理方法を選びましょう。

システムやサービスを活用して文書の電子化を実施しよう

文書電子化サービスを選定する際には、以下の点をチェックしましょう。

• ■スキャンの品質
• ■セキュリティ
• ■サービスと価格のバランス

また、文書を電子化する際には、以下の点に注意しましょう。

• ■電子化が認められている書類か確認する
• ■原本を適切に管理・処分する

自社に合ったシステム・サービスを選び、文書の電子化を実施しましょう。