文書電子化時のタイムスタンプとは？複合機での署名・発行方法を解説

文書電子化におけるタイムスタンプの必要性

まずは文書電子化におけるタイムスタンプの必要性を、関連する２つの法律から見ていきましょう。

e-文書法：「完全性」を確保するため

e-文書法とは、法や税法など保管が義務付けられている国税関係書類などの文書の電子保存を認める法律です。e-文書法で定められている３つの要件のうち「完全性」は、以下のような要素を満たすことで確保されます。

• ■電子文書の作成時期が明確
• ■改ざんの防止・検出
• ■記録媒体の紛失防止
• ■経年劣化などによるデータ消失の防止

完全性は、電子署名とタイムスタンプによって付与されます。税務関連や医療情報など、法定保存文書の電子化には不可欠です。また、完全性は、電子帳簿保存法では「真実性」と表現されています。また、記録媒体の紛失・経年劣化などによるデータ消失の防止については、現在別の方法もとられています。

出典： 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律 | e-Gov法令検索

電子帳簿保存法：「スキャナ保存要件」を満たすため

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子化し保存することを認めた法律です。電子帳簿保存法においては、「真実性の確保」と「可視性の確保」の２つの要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法では、「タイムスタンプの付与」が真実性の確保要件に値します。一つの入力単位ごとにタイムスタンプが付与されていない国税関係帳簿書類は、法的根拠が担保されません。

出典： 電子帳簿保存法の概要｜国税庁

タイムスタンプのメリットとは

e-文書法・電子帳簿保存法の２つの法律の観点から、「いつ」「何を」を証明するタイムスタンプは必要不可欠です。具体的に、以下の点においてタイムスタンプを付与するメリットがあります。

• ●文書がその時刻に存在したことを証明する
• ●付与以降の電子文書が改ざんされていないことを証明する

またタイムスタンプの発行には、システムや文書電子化ソリューションを導入する方法や複合機のスキャン機能を活用する方法があり、どのツールも効率よくタイムスタンプを付与できます。

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また文書電子化と法律について詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。

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複合機を使ったタイムスタンプの発行方法

タイムスタンプ機能付きの複合機は、スキャン時にタイムスタンプを付与することが可能です。ここからは、複合機を活用したタイムスタンプの付与にフォーカスし、具体的な流れやメリットを紹介します。

複合機でタイムスタンプを付与する際の流れ

複合機でのタイムスタンプ付与は、以下のように簡単な手順で行えます。

• １．複合機に対象となる書類をセットする
• ２．保存先のフォルダを指定する
• ３．書類をスキャンしPDF化する際にタイムスタンプ付与を選択
• ４．指定フォルダに登録完了
• ５．タイムスタンプの後は、指定したあて際にメールも可能

※上記の流れは、株式会社大塚商会の文書電子化サービス「 Quickスキャン V5」を利用した場合の一例です。

複合機のタイムスタンプ機能を使うメリット

複合機のタイムスタンプ機能を使うメリットは、何といっても手軽で簡単、無駄のない点でしょう。文書の電子化からタイムスタンプの付与・フォルダへの保存まで、複合機にセットするだけで完了しパソコン要らずです。付与されたPDFファイルは、任意のフォルダに保存したり、メールで送信できたりします。

タイムスタンプ機能搭載のおすすめ複合機を紹介

複合機でのタイムスタンプ付与に対応している製品や、複合機との連携が可能な製品を紹介します。

Quickスキャン V6

株式会社大塚商会

《Quickスキャン V6》のPOINT

1. 保存先の指定やファイルの命名が複合機のパネル操作で可能
2. ファクス受信時にファイル形式・名前を自動変換
3. Microsoft 365やinvox、HotProfile Liteと連携

Ridoc Smart Navigator V2

リコージャパン株式会社が提供している「Ridoc Smart Navigator V2」は、複合機やほかのアプリケーションと連携し、ドキュメントの電子化や共有、一元管理などを実現するドキュメント管理システムです。エージェントツールとタイムスタンプサービスを組み合わせれば、タイムスタンプが押印されツールのキャビネットに一括登録されます。

ITトレンドでは、タイムスタンプ付与に役立つ複合機・システム・ソリューションなどさまざまな文書電子化ツールを取り扱っています。資料は無料で請求できるので、まずは取り寄せて各製品を比較してみてはいかがでしょうか。

タイムスタンプを発行し、文書電子化への確実な対応を！

文書の電子化には「完全性」が求められるため、タイムスタンプの付与が不可欠です。またタイムスタンプの付与に関しては、電子帳簿保存法でもはっきりと明記されています。タイムスタンプシステムや複合機・文書電子化ソリューションなどを活用して、タイムスタンプの発行業務を効率化していきましょう。