文書電子化する際のタイムスタンプとは？署名方式・発行方法を解説

文書電子化におけるタイムスタンプの必要性

まずは文書電子化におけるタイムスタンプの必要性を、関連する２つの法律から見ていきましょう。

e-文書法：「完全性」を確保するため

完全性は、以下のような要素を満たすことで確保されます。

• ■電子文書の作成時期が明確
• ■改ざんの防止・検出
• ■記録媒体の紛失防止
• ■経年劣化などによるデータ消失の防止

完全性は、電子署名とタイムスタンプによって付与されます。税務関連や医療情報など、法定保存文書の電子化には不可欠です。また、完全性は、電子帳簿保存法では「真実性」と表現されています。

記録媒体の紛失・経年劣化などによるデータ消失の防止については、現在別の方法もとられています。

電子帳簿保存法：「スキャナ保存要件」を満たすため

電子帳簿保存法では「タイムスタンプの付与」が真実性の確保要件になっています。一つの入力単位ごとにタイムスタンプが付与されていない国税関係帳簿書類は、法的根拠が担保されません。

文書電子化と法律について詳しく知りたい方は以下の記事も参考になります。

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タイムスタンプの署名方式

文書電子化のタイムスタンプはどのように作成されるのでしょうか。ここでは、タイムスタンプの署名方式を解説します。

PDFごとに付与する「PAdES」

PAdESは、PDFファイルごとにタイムスタンプの有効期限を延長する仕組みのことです。あらかじめタイムスタンプの検証要件を取得しておくことで、期限到来時に延長作業を行います。ISO32000-2から採用されており、長期的な保存が義務付けられた文書などに有効です。

ファイル形式を問わず付与する「XAdES」

ファイルごとでなく、タイムスタンプをまとめて付与したい場合は「XAdES」がおすすめです。

XAdESを使えばタイムスタンプの処理回数が少なくなり、大量のファイルへ期限内に電子署名できます。XML署名との上位互換性があり、PDFだけでなくDOC・XLS・PPT・MOV・JPGなど、さまざまな形式に対応可能です。

可読性に優れ「ETSI TS 101 903」「JIS X5093」「ISO 14533-2」として標準化されています。そのため、「Office Open XML」形式の署名にも使用されています。

ただしタイムスタンプの確認には、専用のソフトが必要です。

タイムスタンプの発行方法

タイムスタンプの発行方法は以下のとおりです。

• ■タイムスタンプシステムの導入
• ■タイムスタンプ機能付きの複合機の導入
• ■タイムスタンプを付与できる文書電子化ソリューションの導入

タイムスタンプシステムには、電子文書の保管から破棄までを一元管理するものもあります。これを使えば、文書の重要度に応じた柔軟な対応が可能です。法定保存文書や社内保存文書など、さまざまな文書を電子管理できます。

タイムスタンプ機能付きの複合機は、スキャン時にタイムスタンプを付与することが可能です。文書の電子化からタイムスタンプの付与・フォルダへの保存まで、パソコン要らずです。付与されたPDFファイルは、任意のフォルダに保存や、メールで送信ができます。

文書電子化ソリューションの中には、ソフトウェア上でタイムスタンプを付与できる製品もあります。タイムスタンプの付与・検証が容易なため、文書電子化のコストも抑えられるでしょう。

タイムスタンプを発行し、文書電子化への確実な対応を！

文書の電子化には「完全性」が求められるため、タイムスタンプの付与が不可欠です。

このタイムスタンプの付与は、電子帳簿保存法でもはっきりと明記されています。タイムスタンプシステムや複合機・文書電子化ソリューションなどを活用して、発行業務を効率化していきましょう。

各署名方式の特徴を理解して、自社に合った体制を構築することが大切です。