業務効率向上だけ？文書電子化のメリットと注意点を徹底解説！

業務効率面における文書電子化のメリットは？

文書電子化は、業務面でさまざまなメリットがあります。それぞれ解説します。

情報の検索時間が短縮される

電子化した文書はファイル名などを付けると、効率的に検索できます。さらに並び替えなどの機能を活用すれば、詳細な検索が可能です。

これまで、大量の紙文書の中から目的の文書を探していました。しかし、探すのに時間がかかったり、見つからない場合もあったでしょう。紙による文書管理だと検索時間に多大なロスが発生しますが、電子化はこういったロスを大幅に削減します。

人為ミスや紛失のリスクが減る

文書電子化は、データ作成時に「書類名」や「書類作成日時」などの情報を付与できます。そのため、目的の文書を正確に見つけることが可能です。誤って別の文書を参照するなどの人為的ミスの防止につながります。

また、文書電子化は、紛失リスク軽減のメリットも。紙での管理は、ファイルの戻し間違いや誤廃棄といった紛失リスクがあります。一方、電子化した文書はファイルサーバやシステム上にデータを保管。１つの文書を複数人が使用する環境でも、紛失の可能性は低くなるでしょう。

メンバーで共同作業できる

ネットワーク環境下であれば、電子化した文書をメンバー間で編集・共有ができます。そのため、仕事の属人化防止につながるでしょう。スピーディーに業務を進められ、組織力強化に貢献します。

さらには、電子化により在宅勤務をはじめとする新しいワークスタイルの実現につながるでしょう。

その他の文書電子化のメリットは？

ここまでに業務の効率化に関するメリットをご紹介しましたが、文書の電子化のメリットはほかにもあります。

費用を削減できる

紙文書の場合、コピー用紙や印刷代、郵送費などのコストがかかります。さらに複合機などの使用料や保守料、書類保管に必要なスペースやキャビネット代などの諸経費も発生します。

電子化した文書は、データをファイルサーバやシステム上に保管するため、文書の作成や保管、送付に係るすべてのコストを削減できます。

セキュリティを強化できる

紙文書は、原本やコピーの入手により情報が漏れてしまいます。

一方、データ化された文書はセキュリティの強化が可能です。パスワードを設定したり、暗号化しておけば、ファイルの盗難に遭ってもファイルの中の情報は盗まれません。さらにアクセス制限により、権限のある社員だけがファイルを閲覧できる状態になります。

さらに不慮の事故に備え、データセンターでバックアップの保管も可能。有効なリスク対策が実現します。

サービス品質が向上する

紙文書を用いた場合、顧客からの問い合わせに素早く対応することは難しいでしょう。さらに紙の書類を顧客にFAXしたり郵送すると、人的・時間的コストが発生します。

文書の電子化はこうしたリスクや手間の軽減が可能です。画面を閲覧しながら迅速に問い合わせに対応できます。インターネット環境下であれば、画面で閲覧した電子文書をそのままメールに添付して顧客に送信できます。スピーディーかつ的確な対応は、顧客にとって好印象でしょう。

このように、文書電子化によりサービス品質が向上し、顧客満足度や企業イメージがアップするでしょう。

文書電子化をする際の注意点は？

文書の電子化を行う際の注意点について解説します。

紙での保存義務がある文書も存在する

すべての文書が電子化できるわけではなく、紙での保存が法律で義務付けられる文書もあります。

具体的には、認可証や免許証など現物性の高いものはデータ化できません。また、条約に制限があるもの、緊急時にすみやかな提示が必要な書類なども同様です。法律に基づいて文書の電子化をすすめましょう。

使用するデバイスでデータを閲覧できるか確認する

文書を電子化しても、社員が使用するデバイスで閲覧できなければ業務効率は上がりません。そのため、マルチデバイス対応のデータ形式を選択しましょう。さまざまなデバイスに対応するデータ形式は「PDF」が挙げられます。

しかしPDFに適さない文書タイプもあり、適切な形式を選択しなければいけません。PDFのほかに、画像が使えるソフトであれば使用可能な「TIF」、グラフィックソフト対応の「JPG」などがあります。利用頻度や用途に応じて適切に使い分けることが必要です。

紙の文書を電子化し、業務効率を向上しましょう！

文書電子化によるメリットは以下のとおりです。

• ■文書検索時間の短縮
• ■人為ミスや紛失リスクの軽減
• ■データの共有、編集
• ■コストの削減
• ■セキュリティの強化
• ■サービス品質の向上

書類の種類によっては、紙での保存義務がある文書もあるため注意しましょう。さらに、マルチデバイスに対応できることも重要です。以上の点を踏まえ、文書を電子化して業務効率化を図りましょう。