文書電子化ソリューションの選択ポイント

課題を洗い出し、目的を明確にする

電子帳簿保存法の改正により、対象となる書類の範囲が拡大したり、スキャニングするタイミングや場所の制約も緩和されました。同時に内部統制の強化など、新たな条件も加えられています。これらに対応するには社内ルールの見直しが求められます。このルールの再確認も含めて、紙文書の課題の洗い出しと電子化する目的を明確にしましょう。これによって、選択するべきソリューションやサービス提供事業者が見えてきます。

出典：財務省「平成27年度税制改正の大綱」 http://www.mof.go.jp/tax_policy/tax_reform/outline/fy2015/27taikou_06.htm
　　　

■保管作業や場所などのコスト削減

紙文書のままではファイリングの手間や保管するための倉庫スペースが必要になります。電子化することでこれらコストを削減できます。効果を数値にして検討しやすい項目です。

■検索時間の短縮

お客様からの要望や業務上の必要性から、古い文書を参照することがあります。これが紙文書のままだと、探し出せない、あるいは探し出せても多くの時間がかかるなどの課題があります。探し出してからの元に戻すのも手間となります。

■既存情報の共有と活用

紙文書を電子化することで、検索時間の短縮はもちろん、全社で情報共有も可能となります。たとえば契約書を電子保存して一元管理することで、メンテナンスのサービス担当者や営業担当者が外出先から確認できるようになります。

■ペーパーレスの実現

紙があふれたオフィスは効率的ではありませんし、美的にも問題があります。オフィス環境の改善も文書電子化の大きな目的となります。

■災害対策

大災害時に貴重な資産が失われるということは、よく耳にする話です。企業でも紙文書を電子化することによりデータの複製・分散保管が容易になります。学校や官公庁でも同様です。

ソリューション選択のポイント

パッケージかサービスか、電子帳簿保存法に対応しているか、コンサルティング能力はどうかなど、ソリューション選択にはいくつかのポイントがあります。それらを順に紹介しましょう。

■パッケージかサービスか？

文書電子化の手段にはパッケージを購入して自社でシステム構築する場合と、サービス事業提供者にまかせるアウトソーシングの2パターンがあります。これは大変重要な選択となります。

パッケージの場合は自社でルール化とワークフローを整備し、体制整備と社内教育まで行わなければなりません。自社の望む文書電子化が可能となりますが、時間も手間もかかります。

一方サービスの場合は電子化する分野を決め、原本を事業者に渡して、電子化されたデータと原本を受け取ります。即戦力としてすぐに効果を得ることができ、事業者の比較検討も容易です。電子帳簿保存法の改正後、多くの事業者が参入し、価格もリーズナブルになっています。

期間を区切ってサービスを利用し、効果を確認しながらパッケージによるシステム化に切り替えることも考えられます。また、過去の文書は一括してサービスに外注し、新規に発生した文書から社内で電子化する方法をとる方法もあります。

■電子帳簿保存法に対応しているか？

改正された電子帳簿保存法にのっとって、受発注書類や領収書などの帳簿書類を保存したい場合は、その制度に対応しているかどうかの確認が不可欠です。電子帳簿保存法では体制の透明性と健全性が強く求められます。事業者に確実に確認し、ルールに従いましょう。

■コンサルティングとサポート

文書電子化は社内ルールの整備も含めて、大がかりな業務改革になり、幅広い部門に影響を与えます。サービス提供事業者が確実な実績とアドバイス能力があるかを確認しましょう。総合的に文書情報を取り扱う専門職を置いている事業者もありますから、相談してみましょう。

文書電子化はこれから注目の分野となります。検討してみてはいかがですか？