文書管理ソリューションとは
不動産関連の文書管理でこのようなお悩みはございませんか？
・不動産関係は書類や契約が多種多様なため、整理できていない
・電子化したいけどなにから手を付けたらいいかわからない
・電子化したが、必要な情報が見つけられない
・分類から電子化までを対応する時間がない
「文書管理ソリューション」で、お客様の不動産管理業務を過不足なく実現いたします。
不動産文書に精通したスタッフが、書類整理方法や電子化を提案し、
分類～紙文書の電子化～クラウドストレージの提供～業務アウトソースと、様々な業務を一気通貫して対応いたします。
文書管理ソリューションでできること
≪分類体系の提案・整理≫
■文書管理に精通したスタッフが、受領した書類の整理方法をご提案
【1】紙書類や電子ファイルの受領
・物件取得時の紙書類や電子ファイル ・テナントの賃貸契約書類等 ・工事の計画/施工/完了時
【2】書類確認と整理方法の提案
・お預かりした書類を確認/分類 ・重複や不要なファイルの削除 ・不要書類のご確認 ・分類方法/保管方法のご提案
【3】紙書類の電子ファイル化と分類
・電子ファイル化 ・製本解体 ・再製本 ・分類リスト作成
【4】電子ファイルの格納
・登録前のウィルスチェック ・提案した分類方法で登録
■主な活用業務
・物件取得時の書類確認/格納 ・日常業務の文書管理 ・物件売却/金融庁調査の書類提供
≪文書管理クラウド「@knowledge」の利用≫
■不動産管理業務に沿った機能
・統一された分類体系で適切に保管することができます。
・権限管理やファイル共有等、不動産管理業務に沿った機能を備えており、
部署間/会社間の適切な情報共有を実現します。
・ユーザー様のご要望やご意見を反映しながら、継続的にサービスのクオリティを向上・改善します。
業界動向、技術動向等も反映し、お客様の業務効率・拡大に貢献してまいります。
■セキュリティ対策
・24時間365日の監視及び障害対応 ・通信の暗号化と侵入検知システムの導入
・3拠点でシステムを同時稼働 ・リアルタイムでデータ同期
・各拠点で日次バックアップ ・定期的な脆弱性診断の実施
≪文書管理業務をアウトソース≫
■物件取得
物件取得前に、DDや法務確認等の業務をスムーズに行うため、
お客様に代わって文書内容を確認し、適切な関係者への配布や過不足確認、不足時の催促などを代行します。
■期中運用
PM会社等から提出される書類をお客様に代わって受領し、分類・登録作業を行います。
お客様における文書管理業務の負担を大幅に軽減し、メイン業務に注力することができます。
文書管理ソリューションの強み
◆十数年に渡り不動産文書管理ソリューションを提供し続けてきたノウハウがあるため、丸投げ対応が可能
◆電子化だけでなく、不動産文書管理に精通したスタッフが文書管理における最適な分類方法をご提案
◆既に電子化されている文書についても重複確認などの再整理を行える
◆製本されているものも解体→再製本で対応など、文書の種類やサイズを問わず対応可能
◆統一ルールによる書類管理により、金融庁検査などへの備えも万全
◆システムのセキュリティ対策と安定稼働を実現
◆現在のインフラを変えることなく簡単に導入可能
