文書管理を効率化する文書電子化システムの5機能

文書電子化の5つの代表的な機能

【機能1】読み取り機能

文書電子化に際しては、まずスキャナなどで紙媒体の文書を読み取らなければなりません。多くの文書電子化システムでは、文書読み取りのみならず読み取った画像データの鮮明度調整やトリミングを行うことができます。

【機能2】OCR機能

文書電子化システムでは、OCR（光学式文字読み取り装置）機能を備えたスキャナを利用することが一般的。そのため、手書きでの文字データなども自動的にテキストデータに変換した上で保存できるようになりました。

【機能3】データ保存機能

企業において電子化されたデータは、機密情報ばかりです。したがって、厳重に保存されなければなりません。 文書電子化システムでは、電子化されたデータは専用のサーバ上で保存されます。Xそのため、電子化された文書を保存するサーバは暗号化システムやVPNを活用して情報セキュリティ上の安全性が高められています。

【機能4】検索機能

文書電子化システムには、文書中の語句や任意のインデックスによって文書を探すことのできる検索機能を備えています。そのため、いつでもサーバ上から必要なデータを見つけ出すことが可能です。また強い関連性を持つ文書どうしをグルーピングすることで、必要な文書をよりスピーディに探し出すことのできる文書電子化システムもあります。

【機能5】編集機能

文書電子化システムの中には、電子化した文書を編集できる機能を持ったものも存在します。こうしたシステムでは、PCなどの端末上で文書を簡単に編集できるため事務作業の効率を向上させることができます。

文書電子化を実現するソリューション・サービスも進化

文書電子化については、システムだけではなく文書電子化にかかわるさまざまな作業を委託できるソリューション・サービスも提供されています。多くの文書電子化サービスでは、スキャン前の文書整理や選別、スキャン作業や入力作業、データ整理といった作業を引き受けるサービスを展開しています。

また文書の紛失や盗難を防ぐため、専用便での電子化対象文書の輸送を行っている提供事業者もあります。さらに、こうしたサービスの提供事業者の中には個人情報保護士や文書情報管理士といった資格を有する文書管理の専門家の手によって文書電子化を進めているところもあります。

5つの機能により固定費削減や災害対策の充実も実現可能

文書電子化は、省資源化に役立つだけではなくオフィスの省スペース化にもつながります。大量の紙文書をオフィスからなくすことができれば、現在より規模の小さいオフィスへと移転して固定費を大幅に削減できる可能性もあります。支払賃料などの固定費は特に大きなコストであるため、オフィス移転による固定費削減のもたらす恩恵は計り知れません。

また、文書電子化により情報資産管理の安全性を高めることもできます。紙文書に比べて、破損や紛失といったリスクの発生する可能性が低いからです。さらに、多くの場合電子化された文書はデータセンターなどに設置されたサーバ上で保存されます。そのため文書電子化は、火災や洪水といった災害からも自社の大切な情報資産を守ることにもつながります。

ぜひ文書電子化システムやサービスを活用して、情報資産を管理する上でのメリットも多い文書電子化の実現をご検討ください。

※1「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」および「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称