紙文書の管理における課題
文書管理はあらゆる組織にとって重要な事項です。機密情報の流出防止や利害関係者への説明など、さまざまな場面で文書が求められます。これらに適切に対応できていないと、企業としての信頼性を大きく損なうことになるでしょう。
しかし、紙で文書を管理していると、どうしても以下のような問題が生じます。これではいざというときに書類を適切に用意できません。
- ■管理方法の統一が困難
- ■内部統制が困難
- ■保管スペースに限界がある
- ■必要なときに探しにくい
- ■盗難・紛失などのセキュリティリスクが高い
上記の問題を解消できる方法として注目されているのが、文書電子化です。紙とは違い、すべてITシステム上で管理できるため、より厳格な管理体制が実現します。
文書電子化を行うメリット
続いて、文書電子化のメリットを詳しく見ていきましょう。
保管スペース・コストの削減
先述したように、紙の文書は物理的な保管スペースを必要とします。最初は問題なくても、徐々に蓄積されていく書類が空間を圧迫し、やがては保管しきれなくなります。その際に保管スペースを増やそうと思ったら、新たにコストを投じて場所を確保するほかありません。長期的に見れば、紙による文書管理は非常にコストの大きな方法と言えるでしょう。
一方、文書電子化を行えば物理的なスペースは必要なくなります。今よりも小さなオフィスで事足りるようになるかもしれません。
検索性の向上
紙で文書を管理していると、目的の書類を探し出すのに膨大な手間がかかります。整理されていれば見つけやすくなりますが、その整理自体にも多くの時間がかかることを考えれば、コスパの悪い方法と言えるでしょう。
しかし、電子データならば検索すれば瞬時に目的の書類にたどりつけます。PCからはもちろん、モバイル端末からも文書にアクセス可能です。また、一度に複数人が同じ文書を閲覧・編集できます。
紛失・破損リスクの軽減
紙の書類は所在が分からなくなることがあります。また、破れたり劣化して読めなくなったりするリスクもあるでしょう。
一方、文書電子化を行えば所在が分からなくなることはありません。サーバ上でまとめて管理できるうえ、前述したように検索すればすぐに見つけ出せます。破れや劣化の心配も不要です。
ちなみに、電子化された文書は堅牢なデータセンターで管理されるのが一般的です。自然災害などの物理的な被害からも守られるため、非常に安全性の高い保管方法と言えます。
文書電子化を行うデメリット
文書電子化にあるのはメリットばかりではありません。続いてはデメリットを２つ紹介します。
業務や運用に影響がある
今の業務形態に電子文書を合わせられれば良いのですが、それには限界があります。文書の管理方法を変える以上、業務改革は不可欠です。
そして、業務改革には非常に大きな負担が伴います。現状の業務を見直し、変えなければならない部分を洗い出し、改革を実行しなければなりません。不慣れな業務形態に変えれば、想定外のトラブルも発生するでしょう。あるいは、社内で強い反発が生じ、文書電子化そのものが頓挫するリスクもあります。
見づらくなってしまう恐れもある
紙の書類は、複数枚を並べて全体を俯瞰するという見方が可能です。たくさんの資料にざっと目を通したいときなどには、このような方法が役立つでしょう。
ところが、電子化された文書では同じことができません。一度に閲覧できる範囲が、１画面に表示可能な範囲に限られます。画面をスクロールして書類をめくることはできても、順番や配置を自由自在に変えるのは困難です。特にタブレットやスマートフォンで閲覧する場合は、見づらく感じられるケースが多いでしょう。
文書電子化を実施する際のポイント
次は、文書電子化を実施する際に気をつけるべきポイントを解説します。
法律についての理解を深める
文書電子化については法律で規定があるため、実施する前に詳しく知っておく必要があります。ちなみに、文書電子化と電子文書は以下の点が異なります。
- 文書電子化
- 紙の書類をスキャナーなどによって電子化すること
- 電子文書
- 初めから電子データとして作られた文書
上記の違いを踏まえて、２種類の法律について見ていきましょう。
電子データによる文書保存を認める「e-文書法」
e-文書法は、従来は法人税法や会社法、商法、証券取引法などにより、紙での保管が義務付けられていたあらゆる書類に対し、文書電子化を認める法律です。2005年に施行されました。具体的には、領収書や請求書、納品書、預金通帳、図面、などが該当します。
e-文書法では、文書電子化を行う際、以下の要件を満たすことが定められています。
- 見読性
- 正しく読める状態であること
- 完全性
- 改ざんなどを防げるよう、変更や消去の履歴が確認できること
- 機密性
- アクセス可能な人が限定されているこ
- 検索性
- 必要に応じて迅速に探し出せること
参照：情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律｜e-Gov法令検索
国税関係書類のデータ保存方法を定める「電子帳簿保存法」
電子帳簿保存法は、国税関係書類について電子化保存を認める法律です。1998年に施行されました。
当初は電子文書の保存を認める法律でしたが、2005年に改正され、紙の書類の電子化による保存も認められるようになりました。また、その後も改正が繰り返され、今ではスマートフォンなどによる紙の書類の撮影も、文書電子化の方法として認められています。このような規制緩和に伴い、文書電子化を業務効率化の有力な手段と考え、導入する企業が増えています。
また、電子帳簿保存法でも、e-文書法と同様に以下のような要件が定められています。
- 真実性の確保
- 電子署名があることなど
- 可視性の確保
- 解像度が一定以上であること、カラーであることなど
参照：電子帳簿保存法の概要｜国税庁
電子化を行う文書を明らかにする
理想的なのは、自社が持つあらゆる文書を電子化することかもしれません。しかし、そのための手間や費用を考えると非現実的です。したがって、電子化する文書を選別する必要があります。
以下の要素を持つ文書であれば、電子化のメリットを多く享受できるでしょう。
- ■探す機会が多い
- ■共有することによるメリットがある
- ■電子化すれば原本を廃棄できる
また、上記のような文書自体が少ないのであれば、文書電子化をしない方が良い可能性もあります。
データの保管方法を決定する
文書電子化の際には、紙の書類では必要なかった以下のことを考えなければなりません。ルールを作り、社内で周知しましょう。
- サイズ
- さまざまな大きさの書類を電子化する場合、サイズを統一するのか、原本のままにするのか決めましょう。
- 解像度
- 解像度が高いほうが見やすいですが、ファイルサイズが大きくなり保存容量を圧迫します。文字の大きさや画像の有無などを踏まえて適切な解像度を決めましょう。
- ファイル
- 分かりやすいファイル名の決め方や、ファイル形式についてルールを作りましょう。
- データベース化
- 保存日時やタグ付けなどにより、後で検索しやすいように工夫をしましょう。
文書電子化を実現する方法
最後に、電子文書化を実施する具体的な手段を紹介します。
文書電子化システムの導入
文書電子化システムとは、その名のとおり文書電子化を行うITシステムです。以下のような機能により文書電子化を実現します。
- 文書読み取り
- スキャナなどで文書を読み取り、それをシステムに保存する機能です。一定の加工を施し、見読性を高める機能もついています。
- OCR
- OCRは画像から文字を読み取る技術です。通常、スキャンしたデータは画像として扱われますが、それをテキストとして保存できます。
- セキュリティ
- 暗号化などを施し、安全に文書を保存する機能です。
- 検索
- ファイル名や保存日時を基に、目的のデータを探す機能です。また、関連するデータをグループ分けするなど、検索性を高める機能が付属していることもあります。
- 編集
- 文書電子化システムの中には、電子化した文書を編集できる機能を持ったものも存在します。事務作業の効率化に役立ちます。
外部委託サービスの活用
文書電子化については、システムだけではなく文書電子化にかかわるさまざまな作業を委託できるソリューション・サービスも提供されています。多くの文書電子化サービスでは、スキャン前の文書整理や選別、スキャン作業や入力作業、データ整理といった作業を引き受けるサービスを展開しています。
また文書の紛失や盗難を防ぐため、専用便での電子化対象文書の輸送を行っている提供事業者もあります。さらに、こうしたサービスの提供事業者の中には個人情報保護士や文書情報管理士といった資格を有する文書管理の専門家の手によって文書電子化を進めているところもあります。
文書電子化を行い、重要書類を安全に保管しよう！
文書電子化には以下のメリット・デメリットがあります。
- 【メリット】
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- ■保管スペースの削減・コストカット
- ■検索性の向上
- ■紛失・破損リスクの軽減
- 【デメリット】
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また、文書電子化時には以下のことが必要です。
- ■法律への理解
- ■電子化する文書の選別
- ■保管ルールの策定
文書電子化システムや外部サービスの利用により実現可能です。この機会に、文書電子化を検討してはいかがでしょうか。
