文書電子化システム導入後にまず行う5つのこと

文書電子化システム導入後の5つのステップ

ステップ1　初期段階で電子化する文書を選ぶ

文書電子化は、省資源化や省スペース化につながります。とはいえ、あらゆる文書が電子化に適しているとは限りません。社内向けの告知文などは、紙媒体としてオフィスの掲示板などに掲載した方が良いこともあります。また法規制などにより、電子化に向かない書類も存在します。

あるいは既に必要性を失い、廃棄すべき文書も存在します。文書電子化システムの導入後には、まずはこのような電子化すべきではない文書とシステム上で保存しなければならない電子化すべき文書を選別する必要があります。

ステップ2　タグやフォルダを設定し検索しやすい環境を整える

文書電子化システムには、システム上に保存されている文書を検索できる機能を備えています。文書電子化システムの検索機能は、文書中の文言や登録日時などの条件で必要な文書を探し出すことができます。

また、タグ付けやフォルダ分けといった形で文書を分類できるシステムもあります。こうしたシステムでは、導入初期段階でタグやフォルダを設定しておくことで検索速度を向上させられる可能性が高いです。

ステップ3　データの更新スケジュールを決定する

文書電子化システム上の文書データは、一定期間ごとに更新をする必要があります。そして全社で正しい情報を共有するためには、常に最新のデータを取得できる環境を整えなければなりません。

したがって文書電子化システムの導入後には、システム上の文書データを更新する頻度やスケジュールを検討し社内で共有するようにしましょう。また複数の部門が取り扱う文書については、部門間での調整もはかりながらデータ更新のタイミングを決定することも重要です。

ステップ4　データの機密性と合致したアクセス権限を設定する

機密性の異なるさまざまな文書データが取り扱われる、文書電子化システム。そのためシステム導入後には、各文書の機密性に則したアクセス制限を設定する必要があります。導入初期段階より適切なアクセス制限を行うことは、内部情報の不正持ち出しをはじめとした情報セキュリティ上のリスクを防止することにもなるのです。

ステップ5　他システムや外部機器と連携させる

文書電子化システム上の文書データは、帳票システムや給与システムといった他のシステムで利用することもあります。こうした場合には、文書電子化システムを他のシステムと連携させられるように設定を行うことが欠かせません。

また電子化された文書であっても、プリンタなどで印刷をしなければならないこともあります。さらに、電子文書をFAX送信することも少なくありません。こうした場合に備えて、文書電子化システムをプリンタやFAX機といった外部システムと連携させることも必要な作業のひとつです。

文書電子化をアウトソーシングすることも可能

以上のように、文書電子化システムの導入後には「電子化文書の選定」、「タグなどの設定」、「更新スケジュールの決定」、「アクセス権限の設定」、「他システムなどとの連携」という5つのステップに取り組む必要があります。