メールdeファイルとは？価格や機能・使い方を解説

添付ファイルを自動的に分離できる、ファイル転送・メールセキュリティサービスです。メールに添付されたファイルを取り出し、それをシステム上にアップロードすることで、受取者がダウンロードできる状態にします。また、受信した添付ファイルも分離され、別途ダウンロード画面から入手できるようになります。

【誤送信防止】
情報漏洩の原因の多くは人為的ミスが占めているといわれています。その具体的なミスの1つが誤送信です。本来送るべき相手とは異なる人物や企業にファイルを送り、重要な情報が漏れてしまいます。そこで、メールdeファイルには誤送信防止機能が搭載されています。送信保留設定を行えば、メールの内容を確認してボタンを押すまで、送信が確定されません。

【添付ファイル自動分離】
日本の商習慣ではZip暗号化を用いたファイルの授受が一般的に行われてきました。しかし、Zipの暗号化が簡単に破られやすいこと、またファイルとパスワードを別々に送っても、結局同一の第三者が両方を入手しやすいことなど、課題が多く潜んでいました。この方法はPPAPと呼ばれ、近年は忌避の対象となっています。メールdeファイルを使えば、PPAPのような方法でメールを送受信しても添付ファイルが分離され、システム上でダウンロードすることになります。メールの利便性を損なうことなく、セキュリティレベルをワンランク高めることが可能です。

【大容量ファイルに対応】
通常、メールに添付できるファイルの容量は限られています。添付可能な容量を超えるファイルを送受信したい場合は、別のファイル転送サービスを利用するのが一般的です。しかし、メールdeファイルであれば、メールとほとんど同じような使用感で大容量ファイルの授受が可能です。フォームに宛先や本文などを入力し、ファイルを添付して送るだけで、専用のダウンロードURLが生成されます。受取者はパスワードを使ってファイルを復号しますが、このパスワードを任意に設定することも可能です。

【ゲストも利用可能】
ユーザー登録していないゲストも一部の機能を利用できます。取引先などから大容量のファイルを受け取りたい場合に有効です。ゲストユーザー用のIDとパスワードを発行し、ファイルを添付して送ってもらうことで受け取れます。自社にとって安心なのはもちろん、取引先にとってもメールと同じような使用感でファイルを送信できるため、双方にとって円滑なやり取りとなるでしょう。

【オンラインストレージを使いたくない】
オンラインストレージはクラウド上にファイルを保存し、関係者がアクセスできることから利便性の高いファイル共有方法として用いられています。しかし、自由度が高い反面、思わぬ情報流出の発生を心配している人も多いでしょう。そこで、メールdeファイルであればアップロード・ダウンロードを介したセキュアなファイル転送が実現します。

【宛先を間違えるリスクを低減したい】
宛先を間違えると、本来とは異なる人が重大な情報を手にすることになります。受取者が適切に処理してくれればよいですが、そうなるとは限りません。メールdeファイルには誤送信防止機能が備わり、人為的ミスによる大きな被害を防げます。

【業務への負担を最小限にしたい】
新しいITシステムを導入すると、業務フローが大幅に変わることがあります。これが原因で社員の反発を招き、結局定着せずじまいになるケースもあるでしょう。一方、メールdeファイルはメールと似た使い心地であるため、業務への影響を最小限に抑えられます。