オフィスの配置が業務に与える影響
働く場所の形は、日々の動きに影響します。まずは、どんなところに問題が出やすいのかを整理しましょう。
働き方が変わっても配置が変わらない
在宅勤務が広がり、出社する人数が日によって変わる会社が増えています。全員分の固定席を用意したままだと、使われていない席が並ぶ状態になります。賃料に見合った使い方ができているとは言えません。
一方で、出社した日に打ち合わせをしたいという需要は高まっています。会議室が足りず、予約が取れないという声が出ている場合、席の数より打ち合わせの場所が求められている可能性があります。実際の使われ方を確かめることが出発点です。
移動や会話のしにくさが積み重なる
関わりの多い部署が離れていると、そのたびに移動が発生します。短い相談のために席を立つ回数が増えると、集中も途切れます。逆に、集中したい作業と会話が同じ場所で行われると、どちらも中途半端になります。
収納の位置も影響します。よく使う資料が遠くにあると、取りに行く時間が積み重なります。誰がどう動いているかを観察すると、無駄になっている動線が見えてきます。印刷機や給湯室の位置も、人の流れに影響します。
来訪者や求職者への印象が伝わる
受付や打ち合わせの場所は、社外の人が最初に目にする場所です。整っていない状態は、会社の印象に影響します。採用の場面では、働く環境そのものが判断の材料になることもあります。
ただし、見た目を整えるだけでは働きやすさは変わりません。社員が日々使う場所と、社外の人が見る場所の両方を考える必要があります。どちらを優先するかは、目的によって決めましょう。
オフィスを見直すメリット
配置を変える効果は、見た目だけではありません。業務の進み方や、費用の面にも関わります。3つの角度から整理します。
業務にあわせた場所を用意できる
集中して作業する場所、短い相談ができる場所、少人数の打ち合わせができる場所を分けて設けられます。用途に応じて使い分けられれば、周囲を気にせず作業を進められます。電話や会議のための小さな個室を設ける方法もあります。
関わりの多い部署を近づける配置にすれば、移動の回数も減らせます。ただし、どの部署がどれだけやり取りしているかは、感覚だけでは判断できません。実際の状況を確かめたうえで決めることが重要です。
使っていない場所を減らせる
出社の状況にあわせて席の数を見直せば、必要な面積を抑えられる場合があります。固定席をやめて自由に座る形にすると、全員分の席を用意しなくても済みます。空いた場所を打ち合わせや休憩の場所に変えられます。
ただし、自由に座る形が向かない業務もあります。書類を多く扱う部署や、決まった機器を使う仕事では、固定席のほうが進めやすい場合があります。部署ごとに形を変える判断も必要です。全社で一律にせず、業務の性質にあわせて決めましょう。
採用や社員の受け止めに働きかけられる
働く場所が整っていることは、求職者に伝わる要素の一つです。会社の考え方を示す場としても使えます。既に働いている社員にとっても、環境が変わることで受け止めが変わる場合があります。
ただし、環境を変えただけで定着や満足度が変わるとは限りません。働き方の制度や、日々の関わり方など、複数の要因が関わります。配置の見直しは、その一つの手段として位置づけましょう。何を変えたいのかを先に決めておくことが大切です。
進める前に確かめたい注意点
見直しには費用と時間がかかります。次の点を押さえたうえで検討しましょう。
費用と工期を見積もる
家具の購入費のほか、配線や照明の工事、間仕切りの設置、原状回復の費用が発生します。規模によっては、数か月の期間が必要です。工事の間、業務をどう続けるかも決めておく必要があります。
費用を抑えたい場合は、範囲を絞る方法があります。まず打ち合わせの場所だけを整える、家具の入れ替えだけを行うといった進め方です。優先順位をつけたうえで、段階的に進める判断もできます。まず一部を試し、様子を見てから広げる方法もあります。
賃貸の条件と法令を確かめる
借りている物件では、工事の内容に制限がある場合があります。管理する会社への申請が必要なこともあります。退去時に元へ戻す義務の範囲も、契約書で確かめておきましょう。
また、消防や建築に関する決まりにも配慮が必要です。避難の経路をふさぐ配置や、火災報知器の位置に影響する工事は問題になります。判断に迷う場合は、依頼先や管理会社、必要に応じて専門の事業者に確認しましょう。
社員の意見を聞かずに進めない
使う人の事情を聞かずに決めると、実際には使いにくい配置になることがあります。収納が足りない、音が気になるといった声は、実際に働いてみないと出てきません。事前に聞き取りを行いましょう。
すべての要望に応えることはできません。取り入れること、難しいことを分けて伝え、理由を説明することが重要です。運用を始めてから調整できる余地を残しておくと、後からの手直しも進めやすくなります。動かせる家具を選んでおく方法も有効です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でオフィスデザイン・レイアウトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
依頼先を選ぶときの確認項目
対応できる範囲は会社によって違います。任せたい範囲と、進め方、入居後の対応という3つの点から確認しましょう。
任せたい範囲を決める
設計だけを依頼するのか、工事や家具の手配、移転の作業まで含めるのかを決めましょう。窓口が一つにまとまる形は、やり取りの手間が少なくて済みます。分けて依頼すると、それぞれの調整を自社で行うことになります。
物件を探すところから相談したい場合は、その対応ができるかも確かめます。今の場所で改装するか、移転するかで進め方は変わります。まず何を目的とするのかを整理してから相談しましょう。目的があいまいなままでは、提案の良し悪しも判断できません。
提案の進め方と実績を確かめる
いきなり図面が出てくるのではなく、働き方や課題を聞いたうえで提案されるかを確かめましょう。現状の使われ方を調べる工程があるかも、判断の材料になります。過去に手がけた事例を見せてもらう方法もあります。
見積もりの内訳が細かく示されるかも確認したい点です。どこまでが含まれ、何が別料金かがわからないと比べられません。工事の途中で変更が生じた場合の扱いも、契約前に確かめておきましょう。追加費用の決め方を書面にしておくと安心です。
入居後の対応を確かめる
使い始めてから、収納が足りない、席の配置を変えたいといった要望が出ることがあります。引き渡し後にどこまで対応してもらえるかを確かめておきましょう。家具の追加や配置の変更を相談できる窓口があると安心です。
不具合が見つかった場合の対応も確認したい点です。保証の期間と対象の範囲を、契約前に書面で確かめておきます。連絡先を1人の担当者だけに頼らず、社内でも複数人が把握しておくことが重要です。
オフィスの設計と移転を依頼できるサービス
レイアウトの見直しから移転にともなう構築まで、相談できるサービスを紹介します。
株式会社ウチダシステムズのオフィスデザイン・レイアウト
- 大企業～中小企業まで、幅広く対応
- ICT × Designで、事業に貢献する「場づくり」を提供
- 5,000案件以上の豊富な導入実績
株式会社ウチダシステムズが提供する「株式会社ウチダシステムズのオフィスデザイン・レイアウト」は、オフィスのレイアウト設計から什器の選定までを扱うサービスです。働き方の見直しにあわせた空間の提案を受けられ、部署ごとの動線や打ち合わせスペースの配置についても相談できます。移転や改装の計画段階から依頼できる体制が整っています。
CLAS Biz オフィス構築・移転
- 初期コストを大幅削減可能！サブスクで理想のオフィスを構築
- 24ヶ月後には無償譲渡！試してから購入もできる循環品のサブスク
- Web会議のスペースに！個室型フォンブースもサブスクでお試し
株式会社クラスが提供する「CLAS Biz オフィス構築・移転」は、オフィスの移転や構築に必要な什器の手配から設置までを扱うサービスです。家具のレンタルを活用した構成にも対応しており、初期の投資を抑えた導入を検討できます。レイアウトの提案から搬入までを一貫して依頼できる点が特徴です。
3Dオフィスデザイナー11ProfessionalEX （メガソフト株式会社）
- 実在メーカー4社のパーツを1,140点追加。
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- 無料アプリ対応でスマホ・タブレットからプレゼン可能。
オフィスの見直しに関するよくある質問
検討するときによく寄せられる疑問をまとめました。社内で話し合う際の参考にしてください。
- Q1： 小規模な事務所でも依頼できますか？
- 規模を問わず相談を受けている会社もあります。家具の入れ替えや、一部の区画だけの見直しから始める方法もあります。予算の範囲を伝えたうえで、対応できるかを確認しましょう。
- Q2： どのくらいの期間がかかりますか？
- 範囲によって大きく変わります。家具の入れ替えだけなら短期間で済みますが、間仕切りや配線の工事を伴うと数か月かかることもあります。業務への影響を抑えられる時期を選んで計画しましょう。
- Q3： 費用の目安はどのくらいですか？
- 面積や工事の内容によって幅があります。相場だけで判断せず、自社の条件を伝えて複数社から見積もりを取りましょう。含まれる範囲が違うと、金額だけでは比べられません。
- Q4： 工事中の業務はどうすればよいですか？
- 区画を分けて順に進める方法や、休日に作業してもらう方法があります。一時的に別の場所を借りる場合もあります。どの進め方が可能かを、依頼先と早い段階で相談しておきましょう。
まとめ
オフィスのデザインやレイアウトの見直しには、業務にあわせた場所を用意できること、使っていない場所を減らせること、採用や社員の受け止めに働きかけられることというメリットがあります。一方で、費用と工期、賃貸の条件、社員の意見を聞く工程も欠かせません。まずは今の使われ方を確かめ、目的を決めましょう。資料請求を活用して比べてみてください。
