オフィス移転とは
オフィス移転とは、どのようなときに実施するものなのでしょうか。メリットを含め紹介します。
従業員を増やすために必要
会社の業績が向上し人材の採用数が増えると、オフィスのスペースが足りなくなります。その結果、さらに広いオフィスへ移転する必要があります。新入社員や中途採用者が増える中、オフィス移転を行うのは自然な流れです。
また、オフィス移転を実施し働きやすい職場づくりをすることで、優秀な人材の確保にもつながります。マッサージ室や休憩室などの福利厚生施設を充実させると、既存社員のモチベーションも向上するかもしれません。 従業員の増加に役立つのは、職場環境だけではありません。公共交通機関での乗り入れがしやすく、駅に近い立地であれば、通勤のしやすさを存分にアピールできます。
固定費を削減することが可能
不景気や業績悪化によって家賃の支払いが困難になった場合は、固定費削減を目的としてオフィス移転することがあります。 特に家賃は負担の大きい固定費なので、コストカットの対象として考えられる項目のひとつです。 そのため固定費の削減が必要な企業では、まずオフィス移転によって家賃を削減するケースもあります。
快適な労働環境の構築に有効
最近は多様な働き方が注目されており、オフィス移転によって開放的で働きやすい職場づくりを行う企業もあります。新型コロナウイルスの影響でテレワークなどが増えた結果、通勤する人が減り、オフィスの環境を見直す企業も少なくありません。
職場が狭くて働きにくいと、集中力の低下やミスにより従業員の業務効率性や労働生産性の低下につながりかねません。重苦しい雰囲気で働くと、精神衛生的にもよくないでしょう。そのため、オフィス移転による労働環境の改善は有効といえます。 特にテレワーク主体の企業は、オフィス移転によって固定費が削減され、収益向上につながる可能性があります。
自社に好印象を持ってもらいたい場合に効果的
オフィス移転によって、魅力的な職場づくりに成功すると会社のイメージが向上します。
たとえばIT系のベンチャー企業は、同業種が集まる六本木や渋谷あたりにオフィスを構えれば、ブランド化の促進につながります。企業同士で情報交換をすることも可能です。その結果、新たなビジネスを思いつくことも期待できるでしょう。 オフィス移転の際は、企業理念・業種に合わせて、レイアウトや立地などを検討してみてはいかがでしょうか。
今のオフィスにいられないから検討するケースも
セキュリティや清掃・建物の老朽化などで現状に不満をもった結果、オフィス移転するケースがあります。 たとえば昭和56年以前に建造された建物は、耐震構造の基準が古く、大きな地震には対応しきれないでしょう。そのため建物のリニューアルや取り壊しなどで賃貸借契約が終了し、やむを得ずオフィス移転を迫られるケースもあります。
オフィス移転の注意点
オフィス移転する際、どのような点に注意すればよいのでしょうか。気をつけるべきポイントについて解説します。
届け出を忘れずに提出しなくてはいけない
オフィス移転時は、公的機関に以下の届出をしなくてはなりません。
- ・消防署：防火管理関連の届出
- ・法務局：旧本店所在地宛て申請書・株主総会議事録１通・取締役会議事録１通
- ・税務署：移転先オフィスの登記簿謄本
- ・都道府県税事務所：移転先オフィスの登記簿謄本
- ・社会保険事務所：登記簿謄本（登記簿上所在地と事業所在地が異なる場合は、賃貸借契約書写しをあわせて添付）
- ・労働基準監督署：登記簿謄本または賃貸借契約書の写し
- ・ハローワーク：雇用保険事業主事業所各種変更届
- ・年金事務所：適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄内）または（管轄外）
公的機関への届出は期限が決まっているものもあるため、余裕をもって行いましょう。 また公的機関以外にも、金融機関や取引先会社などに移転する旨を連絡したり、回線会社に知らせたりする必要があります。
解約予告と原状回復工事を実施しなくてはいけない
オフィス移転の際は、現在利用しているオフィスのオーナーに、解約予告をしなくてはなりません。賃貸契約上、移転の６ヶ月前に連絡するのが一般的です。仮に２ヵ月前などに予告すれば、移転後４ヶ月間も前オフィスの家賃を請求されるため注意しましょう。契約書に解除予告期間が記載されている場合は、かならずチェックしてください。
また、オフィス移転の場合は、前オフィスの原状回復工事を契約満了までに行う必要があります。スケジュールが後ろ倒しになると契約重複になるため、できるだけ余裕をもって実施することをおすすめします。
移転前後のオフィスが、最初から家具などがついている居抜き物件の場合は、原状回復工事をしなくてもよいケースがあります。ただしオーナーが原状回復工事を行い、移転後に別途費用を請求してくることもあるため、どのような対応になるのかは事前に確認しておきましょう。
目的や注意点を踏まえてオフィス移転を円滑に進めよう！
オフィス移転は、優秀な人材の確保や固定費の削減・快適な労働環境の構築など、さまざまなメリットがあります。会社のブランド力も高まるため積極的に活用しましょう。
公的機関・関係各社への届出やオーナーへの解約予告、前オフィスの原状回復工事などが必要になります。できるだけ余裕をもって取り組みましょう。 目的や注意点を踏まえて、オフィス移転を円滑に進めてください。
