車両位置の把握が遅れる課題と運行管理システムでの見直し方
車両の位置情報を電話や無線で確認している場合、担当者の手が離せない時間帯に把握が遅れることがあります。まずは位置情報がどのように更新され、誰が確認できる状態にあるかを整理することが検討の出発点になります。
電話や無線での位置確認で起こりやすいずれ
ドライバーへの電話連絡で位置を確認する運用では、応答までの時間差や聞き取り時の誤差により、実際の位置と管理側の把握内容にずれが生じる場合があります。荷主からの問い合わせに即答できず、確認の連絡を待たせてしまうケースも見られます。
原因は連絡手段だけでなく、記録を残す仕組みがなく担当者の記憶に頼っている点や、複数拠点で情報が分散している点にもあります。対策として、位置情報を自動で記録し関係者が同じ画面で確認できる状態を整えることが有効な選択肢になります。
GPSと連携した位置情報の一元管理
運行管理システムの多くは、車載器やスマートフォンのGPS機能と連携し、車両位置を地図上に表示する機能を備えています。位置情報が自動更新されることで、電話連絡に頼らずに現在地を確認しやすくなります。
導入時は、更新間隔や圏外時の扱い、履歴データの保存期間が製品によって異なるため、自社の配送エリアや車両台数に合っているかを確認しましょう。位置情報のみで判断せず、到着予定時刻や走行ルートもあわせて確認できるかを見ておくと、荷主対応の精度を高めやすくなります。
運転日報をExcelで管理する限界と記録方法の見直し
運転日報をExcelで作成している場合、入力の手間や集計時のミスが負担になりやすい傾向があります。ここでは、紙やExcelでの記録が抱える課題と、システム化による記録方法の変化を整理します。
Excel運用で起こりやすい入力漏れと集計負担
手入力の運転日報は、走行距離や休憩時間の記入漏れ、担当者ごとの書式の違いによって集計に時間がかかる場合があります。月末に複数のシートを突き合わせて確認する作業が、管理担当者の負担になっているケースも見られます。
原因は入力者の意識だけでなく、記入項目が多く手書きや手入力に頼らざるを得ないフォーマット自体にもあります。対策として、走行データを自動で取り込み、必要な項目を選択式にすることで、入力の手間と記載ミスを減らせる場合があります。
運転日報アプリによる自動記録のポイント
運転日報アプリを使うと、エンジンの始動・停止や走行距離をもとに日報の下書きが自動作成され、ドライバーは休憩や荷役の時間を追記する程度で済む場合があります。集計作業も自動化され、月次の労務管理に活用しやすくなります。
選定時は、対応する車両の年式や取り付け方法、既存の労務管理システムとデータを連携できるかを確認しましょう。連携ができない場合は、結局手作業での転記が残ってしまうため、事前に運用フローを描いておくことが実行可能な確認方法になります。
配車業務の属人化を解消する運行管理システムの活用
配車業務がベテラン担当者の経験に依存していると、休暇時や退職時に業務が滞る可能性があります。属人化を解消するには、判断基準を見える化する取り組みとシステムの活用をあわせて検討することが実行可能な進め方です。
ベテラン担当者の経験に頼る配車業務の課題
配車計画を特定の担当者の勘や経験で組んでいる場合、その担当者が不在になると配車が滞る、または効率の悪いルートになる可能性があります。引き継ぎ用の資料が整備されていないと、新しい担当者が判断基準を把握するまでに時間がかかる場合もあります。
これは担当者個人の問題というより、判断基準が言語化・データ化されていないことが要因になっているケースが多く見られます。対策として、配車のルールや優先順位を整理し、複数人が同じ情報をもとに判断できる状態を整えることが有効です。
配車ルールをシステム化して引き継ぎやすくする方法
運行管理システムの中には、車両の空き状況や積載条件、走行ルートの候補を自動で提示する機能を備えたものがあります。判断の一部をシステムが補助することで、経験の浅い担当者でも一定水準の配車を組みやすくなる場合があります。
ただし、自動提示された内容をそのまま採用してよいかは荷物の特性や取引先の事情によって異なるため、最終確認は担当者が行う前提で運用を設計しましょう。操作履歴を残せる製品であれば、判断の経緯を後から共有できる点も引き継ぎに役立ちます。
配車業務は内製と配車代行のどちらを検討すべきか
配車業務を自社で担うか外部の配車代行に委託するかは、車両台数や配送エリアの複雑さ、社内に配車ノウハウを持つ人材がいるかによって選択肢が変わります。どちらか一方が常に有利とは言えず、状況に応じた比較が必要です。
内製する場合はシステムで判断基準を整理し属人化を抑える工夫が必要になり、外部委託する場合は連携方法や情報共有の範囲を事前に取り決めておくことが重要です。委託を検討する際は、自社データをどこまで開示できるか、社内ルールに抵触しないかを情報システム部門や関係部署に確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で運行管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
事故防止と安全運転管理を強化するポイント
安全運転管理者には、アルコールチェックや運転記録の確認など複数の業務が求められます。確認作業が属人的になっていると対応が滞る場合があるため、記録の残し方と共有の仕組みを見直すことが検討の起点になります。
安全運転管理者に求められる記録・確認業務
安全運転管理者は、点呼時の酒気帯び確認や運転者の体調確認、事故発生時の状況記録など、複数の業務を担っています。担当者が一人で抱え込むと、出張や休暇のタイミングで確認作業が滞る可能性があります。
対応が滞る要因は担当者の不在だけでなく、記録様式が統一されておらず引き継ぎが難しい点にもあります。対策として、確認項目をシステム上でチェックリスト化し、複数の担当者が同じ基準で記録できる状態を整えることが挙げられます。
運転挙動データを活用した注意喚起の仕組み
急ブレーキや急加速などの運転挙動データを取得できる運行管理システムでは、傾向をもとにドライバーへ注意を促す仕組みを用意している場合があります。数値として記録が残るため、指導内容の根拠を示しやすくなります。
ただし、挙動データだけで運転の良否をすべて判断できるわけではなく、道路状況や積載条件によって数値が変わる点も考慮する必要があります。指導に活用する際は、データと現場の状況をあわせて確認し、一方的な評価にならないようにしましょう。
燃費コストを削減するための運行データ活用
燃料費の増加を感じている場合、運転の仕方や車両の使い方にばらつきがある可能性があります。運行データを蓄積し、どこにばらつきがあるかを確認することが、コスト削減の検討につながります。
燃料使用量にばらつきが生まれる要因
同じ車種でもドライバーによって燃料使用量に差が出る場合があります。急発進や長時間のアイドリング、積載量の偏りなど複数の要因が重なって発生することが多く、単一の原因に絞り込めないケースが少なくありません。
要因を特定するには、走行距離あたりの燃料使用量を車両ごとやドライバーごとに比較できるデータが必要です。手集計では負担が大きいため、走行データを自動で記録できる仕組みを整えることが、原因の切り分けに役立ちます。
走行データ分析による燃費改善の進め方
運行管理システムで蓄積した走行データをもとに、燃費のよいドライバーの運転パターンを共有したり、アイドリング時間の削減を呼びかけたりする取り組みが考えられます。数値の裏付けがあることで、指導への納得感を得やすくなります。
改善の効果は車両の状態や道路事情にも左右されるため、燃費の数値だけで評価を決めず、安全運転の状況とあわせて確認することが実行可能な進め方です。データの見方に迷う場合は、システム提供会社に確認方法を相談してみましょう。
紙の点呼記録簿と車両管理台帳のペーパーレス化
紙の点呼記録簿や車両管理台帳を使い続けている場合、記入漏れや保管スペースの負担が発生しやすくなります。電子化によって確認作業をどこまで効率化できるかを、運用フローとあわせて確認しておきましょう。
紙の点呼記録が引き起こす確認漏れのリスク
紙の記録簿は、記入忘れや文字の判読しづらさによって、後から内容を確認する際に手間がかかる場合があります。複数拠点で紙を管理していると、本社側での状況把握にも時間がかかることがあります。
これは担当者の不注意だけでなく、記録様式が拠点ごとに異なっていたり、確認担当者が離れた場所にいたりすることも要因です。対策として、点呼記録を電子化し、拠点をまたいで同じ画面で確認できる状態にすることが有効な選択肢になります。
IT点呼・電子点呼の仕組みと確認しておきたい事項
IT点呼や電子点呼に対応した運行管理システムでは、カメラやアルコール検知器と連携し、点呼結果を自動で記録・保存できる場合があります。車両管理台帳とあわせて一元管理できると、車検や点検の期限確認も行いやすくなります。
導入にあたっては、対面点呼が原則となる条件やIT点呼が認められる範囲が定められているため、自社の運行形態が要件に該当するかを運輸支局や関係機関に確認しましょう。製品によって対応する検知器の種類が異なる点も、選定時にあわせて確認しておきたい項目です。
位置管理・配車・点呼を効率化する製品例
位置管理や配車、点呼といった課題ごとに、対応する機能を持つ製品を紹介します。導入や乗り換えの比較検討にお役立てください。
ビジネスナビタイム輸配送管理クラウド
- 経路検索技術を活かした、効率的な配送計画をかんたんに作成
- 今の車両位置だけでなく、正確な到着予想時刻もわかる動態管理
- 大型車の車格を考慮した高性能なカーナビ
株式会社ナビタイムジャパンが提供する「ビジネスナビタイム動態管理ソリューション」は、車両の位置情報をリアルタイムに把握できる動態管理サービスです。ナビタイムジャパンの経路探索技術により、渋滞情報を考慮した到着予定時刻の算出に対応しています。ドライバーはスマートフォン、管理者はパソコンから状況を確認でき、電話や無線に頼らない位置確認の仕組みづくりに役立ちます。配車計画や実績の分析にも活用できる機能を備えています。
点呼Neo
- 対面点呼や電話点呼のほか、IT点呼にも標準で対応
- 点呼記録をクラウドで一元管理！情報を探す手間や紙書類を削減
- 免許証と顔写真を用いた本人確認・有効期限確認・なりすまし防止
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「点呼Neo」は、対面点呼・電話点呼に加えIT点呼にも標準で対応するクラウド型点呼システムです。顔認証や指紋認証によるログイン、アルコールチェック、GPSでの位置記録などの機能を備え、点呼記録をクラウド上で一元管理できます。点呼簿はExcelやPDFで出力でき、紙の記録簿からのペーパーレス化を検討する際の選択肢になります。
MobilityOne安全運転管理 （パイオニア株式会社）
- 運転管理業務をこれ一つでペーパレス化。
- スマホ操作可能、専用機器不要で導入が簡単。
- 安全運転管理者の業務負荷を大幅に削減。
DriveReport （NTPシステム株式会社）
- 契約社数372社、利用者数61,000人以上
- アルコール検知器とBluetooth連携可能
- 多要素認証を追加し、データ保持期間を3年に変更
まとめ
運行管理システムは、車両位置の把握遅れや日報の集計負担、配車の属人化、安全運転管理、燃費コスト、紙の点呼記録といった課題を整理する手がかりになります。課題によって有効な機能は異なるため、自社の運用状況にあわせて確認したい項目を整理し、比較検討を進めてみましょう。
