ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■ログインと本人確認別
- 多要素認証に対応したシステム：DriveReport
- 顔認証や指紋認証でログインできるシステム：点呼Neo
- ■提供形態・認証別
- クラウド型の運行管理システム：点呼Neo、KITARO、ビジネスナビタイム輸配送管理クラウド、TCloud for SCM
- ISMSクラウドセキュリティ認証を取得したサービス：あさレポ
運行管理システムで守るべきデータの種類
運行管理システムには、運行に関わる多様な情報が集まります。何を守るのかを整理しておくと、対策の優先順位をつけやすくなります。
位置情報と走行の記録
車両の位置、速度、走行ルート、停車の時間などの記録は、運転者の行動が推測できる情報です。外部に漏れると、運転者の安全や、荷主の輸送の内容に関わる場合があります。
位置情報は、運転者の勤務時間外の行動を示す場合もあります。社用車の私的な利用を禁じる場合でも、取得する時間帯や範囲を、就業規則や運用のルールで定めておきます。
位置情報の取得の目的と閲覧できる範囲を、運転者にあらかじめ伝えておくことが大切です。
運転者の個人情報と健康に関する記録
運転者の氏名、免許の情報、点呼の記録、健康診断や適性診断の結果が、システムに登録される場合があります。健康診断の結果などは、要配慮個人情報にあたる場合があり、慎重な取り扱いが求められます。
点呼の記録や適性診断の結果は、法令や社内の規程で、保存する期間が決まっている場合があります。保存の期間が終わった情報を、システムから削除できるかも確認が必要です。
システムへ登録する情報は、運行管理の範囲に絞りましょう。
映像と荷主に関わる情報
ドライブレコーダーの映像には、運転者や歩行者、周囲の車両が映ります。荷主の名称や配送先、積み荷の内容が運行の記録に含まれる場合は、取引先との契約に定めた秘密の扱いにも配慮が必要です。
映像を社内の研修や、事故の原因の確認に使う場合は、利用の目的を運転者に説明し、閲覧できる人を限ります。外部の保険会社などに提供するときの手順も、決めておきます。
映像の保存期間と、持ち出しの条件を決めておきましょう。
運行管理システムの権限とアカウントの管理
不正な閲覧や誤った操作を防ぐ基本は、誰が何をできるかを決めることです。営業所が複数ある運送会社では、拠点ごとの権限の分け方が課題です。
営業所や役割に応じた権限の分け方
運行管理者、配車担当者、事務の担当者、経営層で、見られる情報と操作できる範囲は異なるはずです。ほかの営業所に所属する運転者の情報は、必要がなければ見えないように設定します。
権限は、最小限の範囲から始めて必要に応じて広げると、情報の広がりを抑えられます。権限の見直しを、半年や1年ごとに行う方法もあります。
システムが、役割ごとの権限を細かく設定できるかを、導入前に確認しましょう。
アカウントの共有と退職時の対応
一つのIDを複数の担当者で使い回すと、誰が操作したかを追えなくなります。担当者ごとにIDを発行し、異動や退職があれば、速やかに権限を外す手順を決めます。
運転者が共用の端末にログインする場合は、使い終わったときにログアウトする決まりも、あわせて定めておきます。
パスワードの強度や、多要素認証への対応も、確認する項目です。
協力会社や委託先に見せる範囲
傭車の運転者や協力会社の担当者に、システムの一部を見せる場合があります。見せる範囲を必要な運行に限り、期限も決めておくと、情報の広がりを抑えられます。
協力会社の側で、情報の持ち出しや再提供が行われないよう、利用の目的を書面に明記しておくことが重要です。
契約で、情報の取り扱いの条件を書面にまとめておきましょう。
車載機とスマートフォンの安全対策
運行管理システムの機器は、事務所の外で使われます。紛失や盗難、通信の傍受など、車両ならではのリスクを考える必要があります。
車載機の紛失や盗難への備え
車載機やタブレットには、運行の記録や設定の情報が残る場合があります。盗難や紛失があった場合に、遠隔でデータを消す、利用を止めるなどの対応ができるかを確認します。
機器を廃棄したり、別の車両へ移したりする際には、保存されたデータを消去する手順が欠かせません。手順を決めずに放置すると、情報が残ったまま社外に出るおそれがあります。
機器の持ち出しや交換の記録も、管理しておきましょう。
私物のスマートフォンを使う場合の注意
運転者が自分のスマートフォンで、アプリから運行の記録をつけるシステムもあります。私物の端末を使う場合は、端末の画面ロック、OSの更新、アプリ以外へのデータの保存を防ぐなどの決まりが要ります。
運転者が端末を紛失した場合の連絡先と、連絡を受けたあとの対応も、事前に決めておきます。
端末の管理が難しい場合は、会社が貸与する専用の端末を使う方法もあります。
通信の暗号化と更新の管理
車載機と管理のサーバーの通信が、暗号化されているかを確認します。公共の無線ネットワークに接続する場合は、特に注意が必要です。
更新が遅れた機器が残ると、古い状態のまま運行に使われます。更新の状況を、管理画面で一覧できるかも確認しましょう。
機器のプログラムの更新が、自動で行われるのか、手動なのかも確かめておきます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で運行管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
クラウド型の運行管理システムで確認する安全面
クラウド型は、データを提供会社の基盤に預ける形です。自社で守る部分と、提供会社が守る部分を分けて、確認する項目を決めておきます。
データの保管場所と第三者の認証
データが置かれる国や地域、バックアップの取り方、運用の体制を、提供会社に確認します。情報セキュリティの第三者認証の取得状況は、確認の目安の一つです。
提供会社の運用の担当者が、顧客のデータにアクセスできる範囲や、その記録の管理についても、質問して確認できます。
ただし、認証の対象範囲が、運行管理のサービスを含むかも見ておきましょう。
障害時の対応とサービスの停止
運行管理システムが止まると、点呼や配車、位置の確認に支障が出ます。障害が起きたときの通知の方法、復旧の目標時間、代替の手段を、提供会社に確認します。
障害の情報を運行管理者が早く知ることができるよう、メールや画面での通知の方法も確かめておきます。
契約の条件で、稼働率や補償の範囲が示されているかも、確かめましょう。
契約終了時のデータの返却と削除
サービスをやめるときや、別のシステムへ移るときに、記録を書き出せるか、提供会社の側のデータが削除されるかを確認します。運行の記録は、法令や社内の規程で保存が求められる場合があります。
運行の記録が必要になった場合に備えて、解約前に必要な記録を書き出し、自社で保管する手順も整えましょう。
書き出しの形式と、費用の有無も確かめておきましょう。
情報漏えいや障害に備える運用
対策を講じても、事故の可能性は残ります。起きたときに被害を小さくするための、記録と連絡と代替の手順を、平時のうちに整えます。
操作ログの確認と不審な動きの発見
誰が、いつ、どの情報を見たり出力したりしたかの記録が残るかを、確認します。夜間の大量の出力や、普段見ない情報への繰り返しのアクセスは、確認のきっかけとなります。
不審な動きがあった場合は、そのIDを一時的に停止し、本人への確認を行う流れも決めておくと、被害の拡大を防ぎやすくなります。
ログを見る担当者と頻度も、決めておきましょう。
事故が起きたときの連絡と報告の流れ
情報の漏えいが疑われる場合に、誰に連絡し、誰が判断するかを決めておきます。個人情報にかかわる事故は、法令にもとづく報告が必要な場合があるため、法務や専門家への相談も想定します。
連絡先の一覧は、定期的に見直しましょう。提供会社への連絡窓口も、一覧に加えます。
システムが使えないときの代替手順
システムが使えない場合に、運行の指示や点呼の記録を、紙や別の手段で続けられるようにしておきます。切り替えの手順と、復旧後の記録の入力方法も決めておきます。
年に一度は、手順を実際に試して、運転者にも周知しましょう。
認証や提供形態で見る運行管理システム一覧
ログインや本人確認の方法、提供形態、認証の取得状況に着目し、選んだ製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 点呼Neo | クラウド型IT点呼。免許証と顔写真で本人確認、なりすまし防止 |
| KITARO | 車両位置と走行データを即時把握。日報の自動生成にも対応 |
| ビジネスナビタイム輸配送管理クラウド | 配車計画から動態管理、荷待ち・荷役の実績管理まで対応 |
| TCloud for SCM | 専用機器が不要で、スマホとネット環境のみで使える動態管理 |
| DriveReport | アルコール検知器と連携。多要素認証にも対応した運転管理 |
| あさレポ | ISMSクラウドセキュリティ認証済み。AI顔認証でなりすまし防止 |
位置情報と運転者データを守る運行管理製品
位置情報や運転者の情報を扱うことを前提に、認証の仕組みや提供形態がわかる運行管理製品を選びました。
点呼Neo
- 対面点呼や電話点呼のほか、IT点呼にも標準で対応
- 点呼記録をクラウドで一元管理！情報を探す手間や紙書類を削減
- 免許証と顔写真を用いた本人確認・有効期限確認・なりすまし防止
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「点呼Neo」は、クラウド型のIT点呼システムです。免許証と顔写真を使った本人確認や有効期限の確認、なりすまし防止に対応し、顔認証や指紋認証でのログインもできます。点呼の記録はクラウドで一元管理でき、紙の書類を減らせます。プライバシーマークも取得しています。
KITARO
- 車両位置をリアルタイム表示し到着時刻を共有
- 走行データから日報を自動生成し事務負担を削減
- 急操作評価とアルコールチェック管理で安全を支援
株式会社アクシスが提供する「KITARO」は、インターネット経由で車両の位置や走行データを即時に把握できる、クラウド型の運行管理サービスです。走行データから日報を自動生成し、急操作の評価やアルコールチェックの管理にも対応します。位置情報を扱うため、権限の設定やデータの保管については導入前に資料で確認しておくとよいでしょう。
ビジネスナビタイム輸配送管理クラウド
- 経路検索技術を活かした、効率的な配送計画をかんたんに作成
- 今の車両位置だけでなく、正確な到着予想時刻もわかる動態管理
- 大型車の車格を考慮した高性能なカーナビ
株式会社ナビタイムジャパンが提供する「ビジネスナビタイム輸配送管理クラウド」は、配車計画から動態管理、荷待ち・荷役の実績管理までを扱うクラウド型の輸配送管理サービスです。管理者は車両の位置と到着予想時刻を確認でき、ドライバー向けには大型車の車格を考慮したカーナビも用意されています。アクセス権限や保管方法などは、資料で確認しましょう。
TCloud for SCM
- 専用の車載端末など機器不要でスマホとネット環境のみで利用可能
- 長年の経験で培ったノウハウを詰め込んだ配送業務システム
- リアルタイムに位置・作業情報を送信し、配送状況を可視化
都築電気株式会社が提供する「TCloud for SCM」は、専用の車載端末が不要で、スマートフォンとインターネット環境だけで使えるクラウド型の動態管理システムです。位置情報や作業情報をリアルタイムに収集して配送状況を可視化します。専用機器を車両に取り付ける必要がないため、端末側の対策ではスマートフォンの運用ルールの整備が要点です。
DriveReport （NTPシステム株式会社）
- 契約社数372社、利用者数61,000人以上
- アルコール検知器とBluetooth連携可能
- 多要素認証を追加し、データ保持期間を3年に変更
あさレポ （鈴与シンワート株式会社 ）
- JISA Awards 2024 Winner受賞
- ISMSクラウドセキュリティ認証済み
- アルコール検知器協議会の正会員
まとめ
運行管理システムのセキュリティは、位置情報や運転者の個人情報などの守るべきデータの整理から始まります。そのうえで、権限の分け方、車載機やスマートフォンの管理、クラウド型の確認点、事故時の備えを整えます。導入前に、自社の運行の形にあう対策ができるかを確認しましょう。資料請求して、複数の製品を比べてみてください。
