中小企業で運行管理システムが注目される背景
中小企業で運行管理システムが注目される背景には、人手不足や物流の2024年問題、車両管理業務の複雑化があります。限られた管理者で安全管理と業務効率化を両立するには、運行情報を見える化する仕組みが重要です。
物流の2024年問題への対応が求められる
2024年４月から、トラックドライバーの時間外労働には年間960時間の上限が適用されています。国土交通省は、対策を講じなければ2024年度に輸送能力が約14％不足する可能性があると示しています。
中小企業では、管理者が限られるなかで、拘束時間や運転時間、休憩時間を正確に把握する必要があります。運行管理システムを活用すれば、日々の実績を記録し、無理のある運行計画を見直しやすくなります。
参考：「物流の適正化・生産性向上に向けた荷主事業者・物流事業者の取組に関するガイドライン」を策定しました｜国土交通省
紙やExcelでの管理に限界が出やすい
車両台帳や運転日報、点呼記録、配送予定を別々に管理していると、確認や転記に時間がかかります。担当者ごとに記録方法が異なる場合、ミスや確認漏れも起こりやすくなります。
運行管理システムでは、車両やドライバー、配送予定、走行履歴を一元管理できます。情報の置き場所を集約することで、管理者が状況を把握しやすくなり、現場とのやり取りも整理しやすくなります。
安全運転管理の重要性が高まっている
社用車を保有する企業では、日常点検や運転者の状態確認、アルコールチェックの記録管理が重要です。警察庁は、安全運転管理者に対して、アルコール検知器を用いた確認や記録の１年間保存を義務付けています。
記録を紙で残す場合、保管や検索に手間がかかります。システムで記録を残せば、確認状況を後から見返しやすくなり、管理者の負担軽減にもつながります。
中小企業が運行管理システムを導入するメリット
運行管理システムのメリットは、配車や点呼、日報作成などの業務を効率化しながら、安全管理を強化しやすい点です。ここでは、中小企業が導入を検討する際に押さえたい主な効果を整理します。
配車状況を見える化できる
運行管理システムを使うと、車両ごとの予定や稼働状況を一覧で確認できます。未配車の案件や空き車両を把握しやすくなり、電話やホワイトボードで調整していた業務を減らせます。
複数の担当者で配車を行う企業では、情報共有の遅れが課題になりがちです。システム上で予定を更新できれば、拠点や担当者をまたいだ確認もスムーズになります。
運転日報や点呼記録を効率化できる
日報や点呼記録を手書きで作成していると、記入漏れや集計作業が発生します。運行管理システムのなかには、走行データや点呼結果を自動で記録できる製品もあります。
記録をデータ化すると、過去の運行履歴や点呼状況を検索しやすくなります。管理者が紙を探す時間を減らせるため、日常業務の負担を抑えやすいでしょう。
安全運転指導に活用しやすい
急加速や急ブレーキ、速度超過などの走行データを取得できる製品であれば、感覚に頼らない安全運転指導が可能です。ドライバーごとの傾向を把握し、必要な教育につなげられます。
中小企業では、事故や車両トラブルが発生すると事業への影響が大きくなります。運行管理システムで日々の運転状況を確認し、早めに改善点を共有することが大切です。
問い合わせ対応を早められる
配送状況や到着予定時刻をすぐ確認できると、荷主や顧客からの問い合わせに対応しやすくなります。ドライバーへ何度も電話をかける必要が減り、現場の負担も軽くなります。
位置情報や作業ステータスを確認できる製品なら、遅延時の説明もしやすくなります。配送品質を高めたい中小企業にとって、情報共有の速さは重要な比較ポイントです。
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中小企業向け運行管理システムの選び方
運行管理システムは、製品によって得意分野が異なります。中小企業では、必要な機能を絞り込み、現場が無理なく使えるかを確認することが大切です。ここでは、比較時の主な確認ポイントを解説します。
管理したい業務に合うか
まず確認したいのは、自社が効率化したい業務に対応しているかです。配車管理を重視する企業と、安全運転管理を重視する企業では、必要な機能が異なります。
| 重視する業務 | 確認したい機能 |
|---|---|
| 配車管理 | 配車計画や車両スケジュール、未配案件の確認 |
| 動態管理 | 位置情報や走行履歴、到着予定時刻の確認 |
| 点呼管理 | 点呼記録やアルコールチェック、本人確認 |
| 安全運転管理 | 運転診断や急操作の検知、日報や月報作成 |
すべての機能を一度に導入しようとすると、費用や運用負担が増える場合があります。まずは課題の大きい業務から優先順位をつけると、製品を比較しやすくなります。
車両台数と料金体系が合うか
中小企業では、車両台数に応じた費用感を確認することが重要です。月額料金が車両台数や利用者数で変わる製品もあるため、現在の台数だけでなく、今後の増車予定も踏まえて比較しましょう。
初期費用や月額費用、端末費用、サポート費用を分けて確認すると、総コストを把握しやすくなります。無料トライアルがある場合は、実際の運用に近い形で試すのも有効です。
スマートフォンで使いやすいか
ドライバーが外出先で使う場合は、スマートフォンやタブレットでの操作性が重要です。入力項目が多すぎると、現場に定着しにくくなる恐れがあります。
画面の見やすさ、日報入力の手順、通知の確認方法を事前にチェックしましょう。ITツールに不慣れな従業員がいる場合は、教育にかかる時間も比較材料になります。
既存システムと連携できるか
販売管理システムや配送管理システム、デジタルタコグラフ、アルコール検知器などを使っている場合は、連携可否を確認しましょう。連携できないと、データの二重入力が残る可能性があります。
ただし、連携範囲が広いほど設定や費用が増える場合もあります。中小企業では、最初に連携したい項目を絞り、段階的に拡張する方法も検討しやすいでしょう。
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中小企業が運行管理システム導入時に注意する点
運行管理システムは便利な一方で、導入すればすぐに現場へ定着するとは限りません。入力ルールや運用体制を決めずに始めると、かえって管理が複雑になる場合があります。導入前に注意点を確認しましょう。
現場の入力負担を増やしすぎない
システム導入時は、管理者が欲しい情報を多く設定しがちです。しかし、ドライバーの入力項目が増えすぎると、記録漏れや運用離れにつながる恐れがあります。
最初は、点呼結果や出発時刻、到着時刻、作業完了など、必要度の高い項目に絞りましょう。運用が定着してから、分析に必要な項目を追加する流れが現実的です。
通信環境や端末管理を確認する
クラウド型の運行管理システムでは、インターネット環境やスマートフォンの状態が運用に影響します。山間部や地下、倉庫内など、通信が不安定な場所を通る場合は注意が必要です。
オフライン時の記録方法や、通信復旧後のデータ反映方法を確認しましょう。会社支給端末を使うか、個人端末を使うかも事前に決めておくと安心です。
法令対応を製品任せにしない
運行管理システムは、記録や確認を支援する仕組みです。法令対応の責任そのものを代行するものではありません。自社が対象となる義務や保存期間は、社内で整理しておく必要があります。
点呼やアルコールチェック、拘束時間管理などは、業種や車両の使い方によって確認内容が変わります。導入前に、運行管理者や安全運転管理者、管理部門で運用ルールをすりあわせましょう。
費用対効果を短期だけで判断しない
中小企業では、月額費用の安さを重視しがちです。ただし、問い合わせ対応の短縮や事故防止、日報作成の効率化など、数値化しにくい効果もあります。
導入前に、削減したい作業時間や改善したい指標を決めておくと、費用対効果を確認しやすくなります。価格だけでなく、サポートや拡張性も含めて比較しましょう。
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中小企業が運行管理システムを活用するポイント
運行管理システムの効果を高めるには、導入後の運用が重要です。データを集めるだけでなく、配車改善や安全教育、業務ルールの見直しにつなげることで、現場に定着しやすくなります。
車両とドライバー情報を整理する
導入前に、車両台帳やドライバー情報、免許証の有効期限、点検記録を整理しましょう。情報が古いままだと、システムに登録しても正しく管理できません。
紙やExcelに分散している情報を棚卸しし、更新担当者を決めておくことが大切です。登録データの精度が高まるほど、運行状況の確認や期限管理に活用しやすくなります。
見るべき指標を決める
システム導入後は、どのデータを見るかを決めておく必要があります。すべての情報を追いかけると、管理者の確認負担が増えるためです。
- ■稼働率
- 車両がどの程度活用されているかを確認する指標
- ■遅延件数
- 配送遅延や到着予定のずれを把握するための指標
- ■急操作の回数
- 急加速や急ブレーキなど、安全運転指導に使う指標
- ■日報作成時間
- 管理者やドライバーの事務作業削減を確認する指標
自社の課題にあわせて指標を絞ると、改善活動につなげやすくなります。月次で振り返る場を設けると、現場との認識もそろいやすいでしょう。
小さく始めて対象を広げる
いきなり全車両や全拠点に展開すると、設定や教育の負担が大きくなる場合があります。まずは一部の車両や部署で試し、運用ルールを整えてから範囲を広げると導入しやすくなります。
試験運用では、入力しづらい項目や現場からの質問を集めましょう。改善点を反映してから本格導入すれば、現場に受け入れられやすくなります。
中小企業向け運行管理システムを比較
ここからは、ITトレンドに掲載されている運行管理システムを紹介します。配車管理や点呼管理、動態管理など、自社の課題に近い機能を中心に比較しましょう。
TCloud for SCM
- 専用の車載端末など機器不要でスマホとネット環境のみで利用可能
- 長年の経験で培ったノウハウを詰め込んだ配送業務システム
- リアルタイムに位置・作業情報を送信し、配送状況を可視化
都築電気株式会社が提供する「TCloud for SCM」は、スマートデバイスを活用したクラウド型の動態管理システムです。位置情報や作業情報をリアルタイムに送信し、配送状況の可視化を支援します。専用の車載端末を用意せず、スマートフォンとネット環境を中心に始めたい中小企業に適しています。
TUMIXコンプラ
- 中規模以上の運送会社に貢献! 2024年問題、改善基準告示対応!
- 中長距離に対応! 残業・拘束時間をリアルタイムで管理!
- 業務効率化・改善に貢献! 他システム(デジタコ等)との連動多数!
株式会社TUMIX（鈴与グループ）が提供する「TUMIXコンプラ」は、運送会社向けの勤怠管理DXツールです。残業時間や拘束時間の管理、デジタルタコグラフや点呼システムとの連携に対応しています。改善基準告示への対応や中長距離運行の労務管理を重視する企業に向いています。
ビジネスナビタイム動態管理ソリューション
- 経路検索技術を活かした、効率的な配送計画をかんたんに作成
- 今の車両位置だけでなく、正確な到着予想時刻もわかる動態管理
- 大型車の車格を考慮した高性能なカーナビ
株式会社ナビタイムジャパンが提供する「ビジネスナビタイム動態管理ソリューション」は、配車計画、動態管理、ナビゲーションに対応するクラウド型配送管理システムです。大型車の車格を考慮したナビや到着予想時刻の確認にも対応しています。配送計画と現場の走行支援をまとめて管理したい企業に向いています。
点呼Neo
- 対面点呼や電話点呼のほか、IT点呼にも標準で対応
- 点呼記録をクラウドで一元管理！情報を探す手間や紙書類を削減
- 免許証と顔写真を用いた本人確認・有効期限確認・なりすまし防止
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「点呼Neo」は、スマートフォンで点呼業務を管理できるクラウド型のIT点呼システムです。対面点呼や電話点呼、IT点呼に対応し、点呼結果をクラウド上に保存できます。点呼記録の紙管理を減らしたい中小企業に適しています。
LYNA 自動配車 （株式会社ライナロジクス）
- AIによる配車計画の自動作成。
- インストール不要なクラウド型サービス
- 導入前後の手厚いサポート体制
MOVO Fleet 動態管理サービス （株式会社Hacobu）
- 5秒毎の位置情報で車両状況を把握
- 走行データからCO2排出量を算定し日報を自動作成
- 協力会社との一括管理でBCP対策を強化します。
SmartDrive （株式会社スマートドライブ）
- 走行データを自動収集し、車両情報を可視化
- 位置情報や走行履歴、運転診断を確認可能。
- 運転日報・月報管理やアルコールチェック機能を搭載。
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中小企業の運行管理システムに関するFAQ
運行管理システムを検討する際は、車両管理システムとの違いや小規模導入の可否、スマートフォン利用の範囲などで迷いやすいです。ここでは、中小企業からよくある疑問を整理します。
- Q１：運行管理システムと車両管理システムの違いは？
- 運行管理システムは、配車や動態管理、点呼、日報など、運行業務全体の管理を支援します。車両管理システムは、車両台帳や点検、走行履歴、安全運転管理に重点を置く場合があります。製品によって機能が重なるため、管理したい業務範囲で比較しましょう。
- Q２：中小企業でも導入できますか？
- 導入可能です。クラウド型やスマートフォン対応の製品であれば、専用サーバを用意せずに始められる場合があります。車両台数や利用者数に応じて料金が変わる製品もあるため、自社規模に合うプランを確認しましょう。
- Q３：スマートフォンだけで運用できますか？
- 製品によっては、ドライバー側の操作をスマートフォンで行えます。ただし、管理者画面の操作や詳細な分析はパソコンのほうが適している場合もあります。現場と管理部門の使い方を分けて確認するとよいでしょう。
- Q４：アルコールチェックの記録にも使えますか？
- アルコールチェック機能を搭載した製品や、検知器との連携に対応する製品があります。記録方法や保存期間、本人確認、管理者の確認フローを確認しましょう。自社の対象義務に合う運用設計も必要です。
- Q５：導入前に準備すべきことは？
- 車両台帳やドライバー情報、現在の配車手順、点呼や日報の記録方法を整理しましょう。課題を明確にしておくと、必要な機能を絞り込めます。資料請求時には、車両台数や運用体制も伝えると比較しやすくなります。
まとめ
中小企業が運行管理システムを導入する際は、配車管理や動態管理、点呼、安全運転管理のうち、どの課題を優先するかを整理することが重要です。現場の入力負担や料金体系、既存システムとの連携も確認しましょう。自社に合う製品を効率よく比較したい方は、ITトレンドの一括資料請求を活用してみてください。
