リファレンスチェックとは？
リファレンスチェックとは、求職者の前職における上司や同僚へヒアリングを実施し、求職者の経歴や身元を確認することです。基本的に電話で行われますが、面接や書面、オンライン面談などでやり取りされる場合もあります。
リファレンスチェックは、外資系企業の採用プロセスでは一般的に行われてきました。近年では、日本でも幹部などの重役を採用する際に利用されています。
リファレンスチェックと前職調査の違いは？
採用後に「自社にあわないから」「スキルが低いから」といった理由で、簡単に従業員を辞めさせることはできません。したがって、多くの企業は採用前に求職者のことを可能な限り詳しく知ろうとします。
そのための手法として、従来は前職調査が用いられてきました。前職調査とは、学歴や職歴といった履歴書の記載内容に偽りがないか、トラブルを抱えた過去はないかなどを調べる調査です。しかし、近年は個人情報に関する社会の目が厳しくなり、前職の企業にヒアリングしても、個人情報の入手は困難になりました。
そこで、代替的な方法としてリファレンスチェックが用いられています。個人情報ではなく、人格的な評価やスキルを前職の上司や同僚にヒアリングすることで、求職者の人物像を明らかにします。
リファレンスチェックを行う方法は？
リファレンスチェックは採用担当者が直接行うケースもありますが、外部に委託することも可能です。求職者の上司や同僚にヒアリングを行います。 以前は、書類や電話でやり取りするのが一般的でした。近年では、オンライン会議システムなどを用いて、顔を見ながらヒアリングをすることもあります。
リファレンス先を決めるのは企業？求職者？
リファレンスチェックによって得られる情報は、リファレンス先となる上司・同僚などによって左右されます。では、そのリファレンス先は誰が決定するのでしょうか。企業が決める場合と求職者が決める場合にわけて、実施の流れを見てみましょう。
求職者がリファレンス先を紹介する
まず、企業は求職者に、リファレンスチェック実施について同意を求める必要があります。実施する手順や目的を伝え、認識の齟齬をなくしましょう。
同意が得られたら、企業は求職者に、リファレンス先の紹介を求めます。前職の上司・同僚・部下を２人以上選定してもらうのが一般的です。 そして、リファレンス先にリファレンスチェックの件を伝えるよう、求職者に指示を出します。リファレンス先から同意が得られたら、リファレンス先の連絡先を求職者から得ましょう。
ここからは、企業とリファレンス先が直接やり取りします。日程を調整し、電話やビデオ通話の予約を取ります。近年では、専用のWebサービスを利用してやり取りすることも珍しくありません。 リファレンス先へ尋ねたい質問事項は、事前にまとめておくことが大切です。実施日にそれを電話や書類、ビデオ通話で尋ね、得られた内容をレポートにまとめて選考書類として活用します。
企業がリファレンス先を探す
企業がリファレンス先を探す場合も、まずは求職者にリファレンスチェックの旨を伝え、同意を得ましょう。同意が得られたら、次は具体的にリファレンス先を探します。
職務経歴書の情報や企業サイトなどを頼りにすれば、リファレンス先を探すことができます。しかし、自社だけで適切なリファレンス先を見つけ出すのは困難かもしれません。その場合は、リファレンスチェックを代行する外部の調査会社などにアウトソースしましょう。
無事にリファレンス先が見つかれば、電話のヒアリングや面接、書類のやり取りなどの日程を調整します。事前に質問事項を用意し、実施日にリファレンスチェックを行いましょう。
【求職者側】リファレンスチェックを受けるメリットとは？
リファレンスチェックは、求職者と採用する企業の双方にメリットをもたらします。まずは、求職者が得られるメリットを３つ紹介します。
入社後のミスマッチを防げる
企業との相性によって、転職の成否は大きく左右されます。どれほどスキルや熱意があっても、企業側のカルチャーやビジョンに共感できなければ、思うように力を発揮できないでしょう。 ところが、入社が決まる前に自分と企業の相性を見極めるのは困難です。入社後になって初めてミスマッチが判明し、再度の転職を強いられかねません。
リファレンスチェックは、このようなミスマッチのリスクを低減するのに役立ちます。リファレンス先から意見を得ることで、企業は求職者の人物像をよく理解してから採用可否を判断できます。結果として不採用になっても、入社後に後悔するより損失の少ない結果といえるでしょう。
自己アピールになる
リファレンスチェックによって、自身の欠点が露呈することを不安視する求職者も多いかもしれません。しかし、リファレンスチェックの目的は、必ずしも粗探しとは限りません。あくまで求職者について深く知り、後悔のない採用を行うためのものです。
リファレンス先となった上司や同僚がよい面を伝えてくれれば、むしろ有利に選考プロセスを進められる可能性もあります。第三者による客観的評価は、履歴書や面接で求職者が自ら行うアピールよりも信頼性が高いのです。
入社後に働きやすくなる
リファレンスチェックによって得られた情報は、入社後にも活用される可能性があります。求職者の人物像に沿って、人事配置や業務配分が決められるかもしれません。
せっかく入社したのですから、できる限り自分にマッチした業務や立場で力を発揮したいものです。リファレンスチェックを受け、自分のことを企業に深く知ってもらえば、入社後も快適に立ち回れるようになるでしょう。
【企業側】リファレンスチェックを実施するメリットとは？
もちろん、リファレンスチェックは実施する企業にも多くのメリットをもたらします。代表的なメリットを３つ見てみましょう。
早期退職を軽減できる
採用には多くの時間やコストがかかります。リソースを投じて採用した以上、できる限り長く働いてもらいたいものです。ところが、ミスマッチを理由に早期退職される可能性があります。
リファレンスチェックを行えばミスマッチのリスクが低減するため、早期退職による損失も回避できます。求職者にとっても、何度も転職を繰り返すリスクが減るため、双方にとって大きなメリットといえるでしょう。
応募書類の虚偽を見抜ける
履歴書と職務経歴書は、基本的に求職者の自己申告です。残念ながら、虚偽の情報が含まれている可能性があります。そこでリファレンスチェックを行えば、虚偽を見つけたうえで採用可否を判断できます。
また、虚偽とまではいえなくても、書類から得られるイメージと実態の間に乖離があるかもしれません。例えば、前職の途中で休職をしていたり、何らかの問題を起こしたりしている可能性があります。書類に記載されないこのような情報も、リファレンスチェックで求職者の上司や同僚から得ることができます。
早期の戦力化を期待できる
適切な研修や人事配置を行えるかどうかで、新たに入社した人が発揮できる力は大きく左右されます。しかし、入社後に初めて適性が判明したのでは、適材適所な配置は困難です。 そこで、リファレンスチェックを通じて事前に適性を把握しておけば、入社時点で配置を最適化できます。結果的に、早期の戦力化が期待できるでしょう。
リファレンスチェックの質問項目とは？
リファレンスチェックでは、リファレンス先に質問する内容を事前に決めておくことが大切です。では、具体的にどのようなことをヒアリングすればよいのでしょうか。
１.勤務状況
まずは勤務状況について、以下のような客観的な事実を確認しましょう。
- ・勤務期間はいつからいつまででしたか。
- ・役職・職務内容は○○で間違いありませんか。
- ・スキルや実績は○○であっていますか。
履歴書と職務経歴書にも書かれているはずですが、誤りがないかリファレンスチェックでも質問します。もしかすると、虚偽の情報や記憶違いなどが含まれているかもしれません。
２.人物像
続いて質問したいのは、求職者の人物像についてです。こちらでは客観的事実ではなく、リファレンス先の上司や同僚から見た印象を確認します。
- ・求職者は一言でいえばどのような方ですか。
- ・コミュニケーション能力に問題はありませんか。
- ・チームワークにおける協調性はありますか。
- ・対人関係のトラブルなどはありませんでしたか。
- ・上司との仲はどうでしたか。
客観的事実ではなく、あくまでリファレンス先の主観的な意見にすぎません。それでも、一緒に働いたことがある人からの率直な意見として、採用可否の判断材料になるでしょう。
３.スキル・長所
最後に、スキルや長所について質問しましょう。
- ・どのようなシーンで長所を発揮していましたか。
- ・具体的な実績を教えてください。
- ・仕事のやり方は効率的でしたか。
- ・リーダーシップはありますか。
- ・主体的に意思決定を行える人物ですか。
- ・トラブルへ冷静に対処できていましたか。
リファレンス先に聞くことで、本人も自覚していない長所が見つかるかもしれません。また、求職者の長所やスキルがどのようなシーンで発揮されるのかを知っておけば、採用後のマネジメントにも活かせるでしょう。
【求職者側】リファレンスチェックの注意点とは？
最後に、リファレンスチェックの注意点を、求職者側と企業側にわけて解説します。まずは求職者側の注意点を２つ見てみましょう。
仕事ぶりを理解してくれている上司など適切な人を選ぶ
リファレンス先は、企業が決める場合と、求職者が決める場合があります。求職者が決めるのなら、慎重に選ばなければなりません。自分の長所を理解してくれている人を選べば、アピールの貴重なチャンスになります。反対に、関係が希薄な人を選定してしまうと、あまりよい印象を与えられないかもしれません。
リファレンスチェックの目的や内容を丁寧に説明する
リファレンスチェックは、上司や同僚に負担をかけます。貴重な時間を割いてもらう以上、十分な説明をし、感謝の念をもって協力を依頼しましょう。
そして、引き受けてもらえることが決まったら、入念に打ち合わせを行いましょう。履歴書や職務経歴書の内容と、リファレンスチェックで話される内容に乖離があれば、企業に不信感を与えかねません。何をどこまで話すかを擦り合わせ、認識の齟齬をなくすことが大切です。
【企業側】リファレンスチェックの注意点とは？
次は、企業側が注意すべき点を紹介します。リファレンスチェック実施前に十分把握し、トラブルのリスクを摘み取りましょう。
個人情報保護法に触れないように細心の注意を払う
リファレンスチェックは、求職者本人の同意なく実施できません。個人情報保護法によって、以下のように規定されているためです。
「第十八条 個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。」
求職者の前職がもつ個人情報は、リファレンスチェックを目的として取得されたものではありません。したがって、求職者本人の同意がなければ、前職の上司や同僚は、求職者の情報をリファレンスチェックで提供できないということです。
また、厚生労働省は採用選考について以下のことを明示しています。
「公正な採用選考を行うことは、家族状況や生活環境といった、応募者の適性・能力とは関係ない事柄で採否を決定しない」
リファレンスチェックはあくまで、職務能力や自社との相性を確認するものです。差別につながる質問をしないよう、最大限の配慮が求められます。
参考：個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）｜個人情報保護委員会
参考：公正な採用選考の基本｜厚生労働省
内定を出す前にリファレンスチェックを実施する
内定を出した後にリファレンスチェックを行うのは、おすすめできません。内定を出した段階で労働契約は成立したとみなされ、安易に取り消せないからです。深刻な経歴詐称などがあれば話は別ですが、単なる相性のミスマッチなどでは、内定を取り消してよい十分な理由にはなりません。採用可否の判断材料としてリファレンスチェックを活用したいのなら、内定を出す前に行いましょう。
一方、内定前にリファレンスチェックを実施したとしても、立て続けに不採用を出していれば、社会的信用を損ないます。求職者は自らの個人情報を差し出しているのに、それに対する回答が不採用ばかりでは、やがて求職者が集まらなくなるかもしれません。書類選考や面接を経て、採用の見込みが高い求職者にのみ実施するのがよいでしょう。
リファレンスチェックは企業と求職者の双方にメリットがある
リファレンスチェックとは、求職者の前職における上司や同僚、部下にヒアリングを行うことです。人間性やスキルなどを問うことで、履歴書や面接ではわからない、求職者の人物像を浮き彫りにできます。採用を決める前に求職者をよく知ることで、思わぬミスマッチを防げます。採用が決まってから後悔しないよう、リファレンスチェックで事前に十分確認しましょう。
