日程調整ツールのメリット
利便性が高い日程調整ツールですが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
メリット１：複数人の日程調整を自動化できる
複数人の予定を一人ひとり確認して、イベント日時を決めるのは時間と手間がかかります。日程調整ツールを利用すると、参加者全員にイベントの詳細が書かれたURLを送信するだけで、出欠の有無を確認できます。
複数人を対象として日程調整ができるため、時間短縮につながるでしょう。また、１日だけではなく複数の希望日を提案できるところも、参加者からするとうれしいポイントです。
メリット２：一人ひとりに説明する手間が省ける
イベントに参加してもらうためには、まずそのイベントがどのようなものなのか、開催日時や場所、内容を参加してほしい人に説明する必要があります。
日程調整ツールでは、対象者にイベントのwebサイトなどのURLを送付可能です。イベントの詳細を自動で簡単に共有できるため、一人ひとりに説明する手間が省けます。受信した側も、Web上で内容を簡単に把握できるので、スムーズに参加の可否を判断できます。
メリット３：ダブルブッキングを防止できる
人為的な操作によるスケジューリングの場合、すでに別の予定があることを忘れて、同じ日時に新しい予定を入れてしまうといったミスが起こりえます。
日程調整ツールなら予定が決まると、ほかのカレンダーツールと連携して、自動で予定が登録されます。それにより、ダブルブッキングなどの人為的なミスを未然に防げるでしょう。目視では予定を見落とす可能性があるので、ツールを活用すると便利です。
日程調整ツールのデメリット
前述のとおり、日程調整ツールにはたくさんのメリットがあります。反対に、デメリットを感じる場合はどんなときでしょうか。詳しく見ていきましょう。
デメリット１：操作がわかりにくい場合がある
スケジュール帳などで予定を管理していた人や、パソコン操作に慣れていない人に多く見受けられるデメリットです。予定の管理方法がこれまでと大きく変わってしまうと、ツールの操作にストレスを感じて、かえって日程調整に時間がかかることがあります。
操作方法のレクチャー時間をとったり管理方法の移行期間を設けたり、操作に慣れる工夫を施すとスムーズでしょう。また、お客様など社外の方の使用が想定される場合は、操作方法が簡単なツールを選ぶなどの配慮も検討するようにしましょう。
デメリット２：スケジュールが丸見えになる
日程調整ツールには、どの時間帯にどのようなスケジュールが予定されているかがわかる利便性があります。しかし、その裏返しに、スケジュール帳の中身を公開しているように感じ、プライバシー面でストレスを感じる方もいるでしょう。
また、会議などの予定がないからといって、個人作業などのために確保しておいた時間に、予定を入れられてしまう場合もあります。日程の候補を複数提案できるツールや、非公開の予定を作成して予定を仮抑えできるツールが適しているでしょう。
日程調整ツールの活用場面を紹介
日程調整ツールは、どのような場面において活躍するのでしょうか。ここでは、４つ紹介します。
１.面接の日程調整
イベントに参加する人数が多ければ、人為的な日程調整では時間がかかってしまいます。日程調整ツールは、このように利用想定人数が多い場合に役立ちます。
その一例が、新卒の採用面接です。面接担当者の都合のいい日にちを、事前にツールに登録しておきます。応募を受けつけると、応募者に自動でURLが送付されるので、面接候補日の中から希望日時を選択してもらいましょう。ツールを導入することで面接までの日程調整にかかる工数・時間を減らせるため、担当者の負担が軽減されるでしょう。
２.営業のアポイント
社外との打ち合わせの日程調整に、ストレスを感じる方は多いのではないでしょうか。最初に提示した候補日で決定することは少なく、何度もやり取りを行ううちに時間を費やして、業務に支障をきたしかねません。日程調整ツールは、社内の打ち合わせだけでなく、営業職にはマストともいえる社外のアポイントメントにも優れています。
当方の空き時間をツールが自動で割り出し、先方がURLなどを通して専用ページで都合のいい日にちを選択するだけ。時間をかけずに日程調整が完了します。
３.自社サイトからの商談予約
自社のWebサイトがある企業の場合、サイトを訪れた人が画面上でアポイントメントを取れれば、その後がスムーズです。日程調整ツールには、自社のWebサイトに予約ページを埋め込む機能があります。
オンライン相談や商談などの予約をWebサイト上で完結できるため、利用者としてもうれしい配慮になるでしょう。また、サイトを訪れた人が競合他社や他のサイトに目移りしないうちに予約日程を抑えておくことで、新規案件の獲得にもつながりやすくなります。
４.定期的な打ち合わせの日程調整
日程調整ツールでは、何度も使える専用の日程調整URLを発行できます。機械の保守や結婚式の打ち合わせなど、長期案件や複数回の打ち合わせが必要な場合に便利です。
毎回URLを送るといった面倒なやりとりを省けるため、担当者の負担を減らせるでしょう。なかには、Web会議ツールと連携しているものもあります。会議の日時や内容、会議URLの案内まで行ってくれるため、オンラインでの打ち合わせの場合は特に便利です。
日程調整ツールで業務を効率化してコア業務に注力しよう！
日程調整ツールは、面接や複数回での打ち合わせなどにおいて活躍します。導入するメリットは、以下のとおりです。
- ・複数人の日程調整を自動化できる
- ・一人ひとりに説明する手間が省け
- ・ダブルブッキングを防止できる
一方で、人によっては操作がわかりにくいと感じたり、スケジュールが丸見えになりストレスに感じたりするなどのデメリットもあります。
上記のメリットに加えてデメリットも参考にして、自社に適した日程調整ツールを選びましょう。
