AI-OCRとは
AI-OCRとは、紙の書類をスキャナーなどで読み取りテキストデータとして保存するOCR（光学文字認識）に、AI（人工知能）の力を組み合わせた高度な文字認識技術を指します。
コンピュータにとって、人間が書いた文字を認識するのは難しいことです。例えば、漢字の力（ちから）とカタカナのカ（か）を手書きで書いた場合、機械には判別が困難です。しかし、AIの特徴であるディープラーニングや機械学習を利用することによって認識精度が大幅に向上し、これまで困難とされていた手書き文字の認識を可能にします。
近年ペーパーレス化が進んでいるものの、いまだに多くのビジネスシーンで手書きの文章が用いられています。AI-OCRによって手書きの文章を高精度で電子化できれば、業務効率を大幅に改善できるでしょう。
AI-OCRと従来型OCRの違い
AI-OCRとOCRの大きな違いは、AIを活用しているかどうかという点です。従来のOCRでも活字を読み取ることは可能です。しかし、手書きの文字やフォーマットの異なる帳票の正確な処理や読み取りができない点から、実際のビジネスシーンでは使いにくいとされていました。
一方、AI-OCRではAI技術の活用により、手書き文字の判別やフォーマットが異なる帳票にも対応可能です。100％ではないものの、機械学習を繰り返すことで高精度な読み取りを実現しており、従来のOCRよりも実用的な存在として注目を集めています。
AI-OCRの種類
AI-OCRは、主に３つの種類に分けられます。それぞれの特徴について説明します。
定型フォーマット型
定型フォーマット型は、あらかじめ帳票のどこにどのような情報が記載されているのか決まっているタイプです。事前に決められた部分のみ読み取ればよいので、スムーズにデータが抽出されます。
このタイプは同じ種類の帳票を大量に処理する場合に適しています。アンケートやタイムカード、日報などが代表例です。
非定型フォーマット型
非定型フォーマット型は、どのような帳票を読み取るのかAI-OCRに事前登録しないタイプです。帳票のどこに何が書いてあるのか指定せずに済みますが、AIが自分で判断できるよう機械学習させておく必要があります。
このタイプが適しているのは、数はあまり多くないものの、定型フォーマットを指定しづらい帳票です。領収書やレシート、請求書など、レイアウトを自社でコントロールできない帳票が該当します。
業務特定非定型フォーマット型
業務特定非定型フォーマット型は、請求書や納品書など、特定の業務に特化した帳票であれば事前登録なしで使用できるタイプです。提供企業があらかじめAIに特定のフォーマット学習をさせているため、ユーザーが事前に学習させる必要はありません。
また、業務特化である特性を利用し、AIで仕訳データの抽出から作成までを自動化できるため、会計システムなどとの連携も可能です。
AI-OCRのメリット
AI-OCRを導入するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。
業務の生産性が向上する
AI-OCRは従来型のOCRと比較して高い文字認識力を誇り、99％以上の実績をもつ製品も珍しくありません。
読み取りミスが少なくなれば、人が目視でチェックして修正する手間も少なくなります。チェック作業は単調なうえ、数も多いことから、これまで従業員にとって大きな負担となっていました。この負担が軽減されれば、企業の生産性に直結する、より重要な業務に専念できるようになるでしょう。
多様なフォーマットに対応できる
ビジネスシーンには請求書や領収書、発注書など多種多様なフォーマットの帳票や書類が存在します。従来のOCRでは、文字の読み込み位置や項目といった詳細を定義づけたうえで読み込みを行うため、異なるフォーマットを読み込ませるときは毎回設定する必要があり手間がかかっていました。
一方、AI-OCRは文字の位置や項目を自動で検出して読み込むため、設定作業が不要です。多種多様なフォーマットをスキャンするだけで紙書類の処理が可能なため、担当者の負担軽減にもつながるでしょう。
RPAとの連携でさらに業務効率を向上させられる
RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、人が行っている定型作業を自動化するための技術です。利用者のPC操作や作業内容を記録し、再現することで自動化を実現します。
AI-OCRとRPAを連携させれば、帳票の読み取りから集計・加工・出力といったフロー全般を自動化できるため、より業務効率化につながります。また、定型業務を自動化すれば、新製品開発などのクリエイティブな業務に、さらに多くの人的リソースを投資できるでしょう。
以下ではAI-OCRの主要製品を紹介しています。具体的な製品をチェックしたい方はぜひご覧ください。
AI-OCRの注意点
AI-OCRは従来型のOCRと比較して極めて高い読み取り精度を誇ります。しかし、100％ではありません。AIは人間と同様に間違えるたびに学習しますが、ミスを完全に排除することは不可能です。したがって、AI-OCRにすべてを任せきりにすることはできず、目視によるチェックが必要です。
では、AI-OCRの導入に意味がないのかというと、そうではありません。たしかに目視チェックは必要ですが、一から人間の手作業で行うより少ない労力で済みます。
大切なのは、AI-OCRによる省力化のメリットとその導入に要するコストが釣り合うかどうかです。自社で取り扱う帳票の数や、人手の余裕などを踏まえて導入を検討しましょう。
AI-OCRの活用事例
AI-OCRを導入すると、具体的にどのような成果が得られるのでしょうか。ここではITトレンドに寄せられた、AI-OCR製品「invoiceAgent」の活用事例を紹介します。
- ■書類の管理が改善
- 以前は書類の整理に手間取り、必要な書類を見つけるのに時間がかかっていた。システム導入後は、文書のアップロードから検索、アクセスまでスムーズに行えるようになり、時間の節約ができている。また、重要な契約を逃すリスクが減り、ビジネスの信頼性が向上した。
- ■コスト削減
- 紙書類の保管が不要になり、外部倉庫へ有料で保管していたコスト及び、保管作業にかかる人件費を削減。また、プリンタのインク交換やメンテナンス、消耗品発注などの手間も削減できている。
- ■業務効率化
- 紙の資料をAI-OCR機能で自動でデータ化し、あらかじめ指定しておいたフォルダに自動で仕分けてくれるため、手作業による入力作業や仕分け作業が削減され、業務の効率が向上した。
- ■ミスの削減
- 手書き文字も高精度でデータ化されるため、手作業入力による転記ミスや、読み取り後のチェックミスが減少した。
実際に際に導入した企業の事例や口コミを知ることで、自社でのAI-OCR活用を具体的にイメージできるでしょう。製品資料とあわせてぜひ参考にしてください。
AI-OCRとは何かを理解し導入を検討しよう
AI-OCRとは、文字を読み取ってテキストデータ化するOCRにAIを搭載した文字認識技術です。従来型OCRと異なり、人が手で書いた文字の判読やフォーマットの異なる帳票の読み取りも可能なため、より実用的な存在として注目を集めています。
まずはAI-OCRの資料請求をして製品について詳しく知り、自社の業務がどのくらい改善できるかを予測しながらAI-OCR導入を検討してみることをおすすめします。
