反社チェックツールで起こる事象の切り分け
「結果がおかしい」と感じた段階で問い合わせても、状況が伝わらなければ調査は進みません。まず仕様どおりの動作なのかを判断し、伝えるべき情報を整理するところから始めましょう。
仕様と不具合の境目の確認
反社チェックツールが照会する対象は、製品ごとに決められた情報源です。参照している範囲や更新のタイミングは仕様として定められているため、その範囲外の情報が出てこないのは想定どおりの動作といえます。
まずはマニュアルや契約時の資料で、参照している情報の種別と更新の頻度を確認しましょう。仕様の範囲内であれば、運用側で補う方法を検討します。仕様と異なる動きであれば不具合として報告します。この切り分けを先に行うと、対応にかかる時間を短縮できます。
報告時に記録しておきたい情報
事象を報告する際は、実行した日時、入力した内容、表示された画面、利用した端末を記録しておきます。情報が具体的であるほど、ベンダー側で状況を確認しやすくなります。
あわせて、特定の対象だけで起きるのか複数で起きるのか、特定の担当者の環境だけで起きるのかも確認しておきましょう。範囲が分かると、入力内容、権限の設定、通信環境のどこに要因があるかを絞り込めます。画面のスクリーンショットを残しておくと、状況を共有しやすくなります。
表記のずれによる検索の見逃し
反社チェックで相談が多いのが、対象が検索結果に出てこないという事象です。名称の書き方は一通りではないため、入力とデータの表記が一致しないことが要因になる場合があります。
見逃しが生じる要因
要因としては、法人格の書き方の違い、旧字体と新字体の違い、カタカナと英字の違い、スペースや記号の有無、旧社名のままになっているといった点が考えられます。いずれか一つではなく、複数が重なっている場合もあります。
また、同じ読み方でも漢字が異なる名称や、支店名を含めた形で登録されている場合もあります。検索結果が出てこないときは、まず入力した名称を複数の書き方で試してみましょう。書き方を変えて結果が変わる場合は、入力側の調整で対応できる可能性が高いといえます。
入力側で行える対応
入力の書き方を社内で統一しておくと、担当者による違いを減らせます。法人格を前に置くか後ろに置くか、スペースを入れるかといった取り決めを文書にまとめ、担当者が参照できる場所に置いておきましょう。
あわせて、代表者名や所在地など、名称以外の情報でも照会できるかを確認しておきます。名称だけでは絞り込めない場合に、別の項目を組み合わせることで確認の精度を補える場合があります。取引先から情報を受け取る際に、正式な表記を確認する手順を業務に組み込むことも有効です。
ツール側の設定で確認したい点
製品によっては、表記のずれを吸収する仕組みや、あいまいな一致を許容する設定が用意されている場合があります。どの程度まで許容するかを調整できるかを確認しておきましょう。
許容の範囲を広げると、関係のない結果が多く表示される可能性があります。逆に狭めると見逃しにつながる場合があるため、自社の運用にあう水準を検討する必要があります。設定を変更した際は、過去に確認した対象で結果が変わらないかを試し、影響を把握したうえで運用へ反映しましょう。設定を変更した日時と理由を記録に残しておくと、後から結果の違いを検証する際の手がかりになります。
一括照合での取りこぼし
既存の取引先をまとめて確認する際に、件数が合わない、一部が処理されないという事象が起こる場合があります。処理の仕組みを理解しておくと、確認の順序が定まります。
取りこぼしが生じる要因
考えられるのは、取り込んだファイルの形式が仕様と異なる、必須の項目が空欄になっている、文字コードが対応していない、一度に処理できる件数の上限を超えたといった点です。ファイルの作り方に要因がある場合が少なくありません。
まず、指定された形式と項目の要件を確認し、取り込んだファイルと照らし合わせましょう。件数の上限が設けられている場合は、分割して処理する方法を検討します。処理の前に形式を確認する仕組みが用意されている製品もあるため、利用できるかを確かめておきましょう。
処理結果の確認方法
一括処理では、実行したことだけで完了と判断せず、期待した件数が処理されたかまで確認することが大切です。処理の結果を一覧で確認できるか、失敗した行を特定できるかを確かめておきましょう。
エラーの内容が記録される仕組みがあれば、修正すべき箇所を把握できます。失敗した分だけを再実行できるかも重要な確認項目です。件数が多い場合は、処理の前後で件数を突き合わせる手順を業務に組み込み、担当者が交代しても同じ確認が行われる状態にしておきましょう。確認の手順を文書にまとめ、実施した記録を残す運用にしておくと、後から経緯をたどりやすくなります。
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定期モニタリングの反映の遅れ
登録した取引先を定期的に確認し、状況の変化を知らせる機能があります。結果がすぐに表示されない場合、仕組みを理解しておくと判断しやすくなります。
反映までの仕組みの理解
定期モニタリングは、決められた間隔で照会を実行し、結果を通知する仕組みです。実行の間隔や通知のタイミングは設定や契約内容によって定められているため、即時に反映されるとは限りません。
参照している情報源が更新されるまでの時間差も影響します。情報源側で公表されてからツールへ取り込まれるまでの期間は、製品によって異なります。契約前や運用開始時に、実行の間隔と情報の更新頻度を確認し、社内の確認時期をそれにあわせて決めておきましょう。
通知が届かない場合の確認
結果の通知が届かない場合は、通知先のメールアドレスの設定、通知を受け取る条件の設定、迷惑メールとして振り分けられていないかを順に確認しましょう。要因はツール側だけでなく、自社のメール環境にある場合も考えられます。
管理画面で結果を直接確認できる場合は、通知の有無にかかわらず定期的に画面を見る運用を併用すると確実です。通知先を複数人に設定できるかも確認しておきましょう。1人だけに設定していると、不在の期間に気付けない状態が生じる可能性があります。
判定結果に関する事象と社内体制
リスクの度合いを数値で示す機能が用意されている製品があります。数値の扱い方を理解しておくことと、事象が起きた際の体制を整えておくことが、運用を続けるうえで重要です。
スコアの前提の理解
リスクを数値で示す機能は、あらかじめ定められた基準にもとづいて算出されます。基準や参照する情報は製品によって異なるため、他の製品の数値と単純に比較できるものではありません。
数値が想定と違うと感じた場合は、まず算出の考え方が公開されているかを確認しましょう。どの情報がどう影響するかを把握できると、結果の受け止め方が定まります。数値はあくまで確認の材料であり、取引をどう扱うかの判断は社内の基準にもとづいて行う必要があります。
結果が想定と異なる場合の確認
結果が想定と異なる場合は、入力した情報が正しいか、同名の別の対象と取り違えていないかをまず確認します。名称が一致していても、所在地や代表者が異なれば別の対象である可能性があります。
判断に迷う内容が示された場合は、その情報の出所と時期を確認しましょう。古い情報が残っている場合や、報道の内容が更新されている場合があります。自社だけで判断が難しい場合は、法務部門や顧問弁護士へ相談する手順を定めておくことをおすすめします。
事象が起きたときの社内体制
見逃しや反映の遅れは、いつ起きるか分かりません。誰が一次的に確認し、どの段階でベンダーへ連絡するかをあらかじめ決めておくと、対応が滞る状況を避けられます。
問い合わせの窓口、受付時間、連絡の手段を関係者が確認できる場所にまとめておきましょう。過去に起きた事象と対応の内容を記録に残しておくと、同じような状況で確認の手間を減らせます。担当が交代する際の引き継ぎ資料としても役立ちます。
照合の精度を保ちやすい反社チェックツール
表記のずれや一括処理の取りこぼしは、照合の仕組みによって負担が変わります。確認の手がかりを得やすいツールを紹介します。
RoboRoboコンプライアンスチェック
- ネット＋SNS＋新聞＋反社DB＋海外DBなど業界随一の情報の網羅性
- 取引先の一括登録とワンクリック検索で作業時間を軽減！
- 様々なデータベースから調査対象を選択可能
オープン株式会社が提供する「RoboRoboコンプライアンスチェック」は、取引先の一括登録とワンクリックでの検索により反社チェックを自動化するクラウドサービスです。重複を削除して法人番号を取得する名寄せの機能を備えており、登録内容のばらつきを整理したうえで照合を進められます。AIが記事の関連性を分析して注目度を高中低の3段階で示すため、確認すべき結果を絞り込めます。検索したWebページの画面キャプチャをPDFで取得でき、承認や否認、保留といった取引判断の記録も残せます。
ComCheck
- 多数の情報ソースで、広範囲のコンプライアンスリスクに対応
- 取引先を自動でモニタリング！アラート通知でより安心な取引
- 情報精査の手間を大幅に軽減し、効率的なチェックが可能
三井物産クレジットコンサルティング株式会社が提供する「ComCheck」は、取引先のコンプライアンスリスクを要注意区分という指標で示すクラウドサービスです。会社名だけでなく法人番号を入力して確認でき、法人番号のリストを使った一括チェックにも対応するため、名称の表記が分かれる場面でも照合を進めやすくなります。取引先をC-アラートに登録すると変動を自動で監視し、要注意区分が変わったタイミングでアラートが発信されます。履歴の保管や証跡の保存にも対応します。
反社チェックヒートマップ
- 反社チェックを高度化・迅速化し、与信チェックまで実行可能
- ヒートマップ表示でリスクの高低を直感的に可視化
- 反社警戒情報・行政処分情報などを網羅し、誰でも判断できる設計
リスクモンスター株式会社が提供する「反社チェックヒートマップ」は、企業を検索するだけで与信判断と反社チェックを同時に行えるサービスです。商号や代表者名、電話番号での照合に対応し、反社に関連するワードとの組み合わせで検索します。結果は反社警戒、事件事故、訴訟問題、行政処分の4区分と、商号や代表者、役員、グループの4区分を組み合わせたヒートマップで表示され、情報の重要性と件数にもとづき5段階の色で示されます。色の付いた箇所をクリックすると詳細を確認できます。
minuku （株式会社セナード）
- 専門家監修の信頼性の高い反社チェックデータ
- 情報の即時共有で迅速な意思決定と状況把握を実現
- 個人名と事業者名・法人名を専用WEBサイトから検索可能
反社チェッカー （PRBASE PTE. LTD.）
- 審査不要で登録後すぐに反社チェックが可能。
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- 無料版あり。月額1万円で検索件数無制限の反社チェックツール。
まとめ
反社チェックツールで起こる事象は、入力した情報、取り込むファイルの形式、設定、参照する情報源の更新タイミングのいずれかに要因がある場合が考えられます。表記の統一、処理結果の突き合わせ、通知設定の確認、判断手順の明文化を組み合わせると、見逃しを減らしやすくなります。確認手段やサポート範囲を資料請求で確かめ、比較検討してみてください。
