左から 公益財団法人 がん研究会 経営本部 経営管理センター
購買・IT推進部 IT推進課 鈴木実 氏
財務部 経理課 志田美枝子 氏
購買・IT推進部 購買・施設課 松井真一 氏
公益財団法人がん研究会は、明治41年に設立された日本最初のがん専門機関です。医療機関であるため、医療機器や検査装置などといった資産を多く保有していますが、これまでは、組織ごとの管理を行っていました。ところが、2011年のコンプライアンス部門の内部監査をきっかけに、より厳格な資産管理を求められるようになり、それが物品管理システム、ひいては「Convi.BASE」の導入へとつながりました。製品の選定・導入に携わった皆様に、その経緯について伺いました。公益財団法人がん研究会は、研究所、病院、化学療法センターの3つの組織に大きく分かれています。医療機器や研究装置などといった高額機器も含めて、これまでも20万円以上の物品は固定資産として管理されていましたが、システム化も特にせず、各組織がバラバラに管理していたのが実態でした。管理方法も、ある組織はExcelだが別の組織は紙の台帳、というように研究会の中でも統一されておらず、固定資産を一括で会計処理する財務部門との整合性も不十分でした。財務部門では、20万円以上の物品を固定資産台帳に登録したため、新しく購入された医療機器や研究装置などといった高額機器の設置場所や名前などを確認しなければなりません。そのため、月に一回は、メモを取りながら各組織を回り、物品を1つずつ確認する作業が必要でした。こうした問題が2011年、コンプライアンスを担当する部署が実施した内部監査で浮き彫りになったことにより、精度の高い資産管理が求められるようになりました。
