Convi.BASE （コンビベース）の導入事例【公益財団法人がん研究会様】

管理工数削減・確認ミス・登録漏れに貢献。今後は画像での管理も検討

導入企業

公益財団法人がん研究会様

業種

医療業　

従業員規模

　

事業内容

導入前の課題: 内部監査がきっかけで、より精度の高い資産管理を目指す

導入後の結果: 管理工数削減のみならず、全体の棚卸しの基盤に。

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Convi.BASE （コンビベース）導入前の課題

内部監査がきっかけで、より精度の高い資産管理を目指す

左から公益財団法人がん研究会経営本部経営管理センター<br />
購買・IT推進部 IT推進課鈴木実氏<br />
財務部経理課志田美枝子氏<br />
購買・IT推進部購買・施設課松井真一氏

左から公益財団法人がん研究会経営本部経営管理センター
購買・IT推進部 IT推進課鈴木実氏
財務部経理課志田美枝子氏
購買・IT推進部購買・施設課松井真一氏

公益財団法人がん研究会は、明治41年に設立された日本最初のがん専門機関です。医療機関であるため、医療機器や検査装置などといった資産を多く保有していますが、これまでは、組織ごとの管理を行っていました。ところが、2011年のコンプライアンス部門の内部監査をきっかけに、より厳格な資産管理を求められるようになり、それが物品管理システム、ひいては「Convi.BASE」の導入へとつながりました。製品の選定・導入に携わった皆様に、その経緯について伺いました。公益財団法人がん研究会は、研究所、病院、化学療法センターの3つの組織に大きく分かれています。医療機器や研究装置などといった高額機器も含めて、これまでも20万円以上の物品は固定資産として管理されていましたが、システム化も特にせず、各組織がバラバラに管理していたのが実態でした。管理方法も、ある組織はExcelだが別の組織は紙の台帳、というように研究会の中でも統一されておらず、固定資産を一括で会計処理する財務部門との整合性も不十分でした。財務部門では、20万円以上の物品を固定資産台帳に登録したため、新しく購入された医療機器や研究装置などといった高額機器の設置場所や名前などを確認しなければなりません。そのため、月に一回は、メモを取りながら各組織を回り、物品を1つずつ確認する作業が必要でした。こうした問題が2011年、コンプライアンスを担当する部署が実施した内部監査で浮き彫りになったことにより、精度の高い資産管理が求められるようになりました。

Convi.BASE （コンビベース）選定ポイント

導入後、すぐに利用できて、かつコストパフォーマンスが高かった

IT推進部の担当者が資産管理の統合の為に資産管理のソリューションを探していたときに、展示会で知り合った企業に紹介されたのが「Convi.BASE」でした。2013 年の夏から本格的な調査を開始し、最終的には5製品から2製品に絞り込んで比較・検討を重ねました。そして、2014 年の年明けに正式に「Convi.BASE」に決定。3月には稼働を開始しています。「Convi.BASE」で特に高く評価したのは、次のような機能です。
・一覧表示画面でのフィルター機能
・ラベルプリンタによる容易な印刷
・バーコードの管理ラベル出力が可能
・項目の自由度が高い
・外部データを取り込む機能が優れている
また、全体的にシステムとしての完成度が高く、導入後、すぐに利用できて、かつコストパフォーマンスが高かったことも大きな理由です。

Convi.BASE （コンビベース）導入後の結果

管理工数削減のみならず、全体の棚卸しの基盤に。

「Convi.BASE」導入後は、20万円以上の物品だけでなく、20万円未満の物品を購入した場合もシステムに登録し、ラベルを印刷して貼るようにルールを変更しました。いまは、研究所、病院、化学療法センターの3つの組織それぞれが、物品購入時に必ず「Convi.BASE」に登録しています。また、既存の20万円以上の資産についても、現在、確認しながら登録を進めているところです。その結果、現在約8000件ものデータが登録されています。
具体的な成果についてですが、管理工数削減だけでなく確認ミスや登録漏れがなくなったのも大きな成果だと思います。以前は、毎月1回、財務部門が各組織を回って購入した物品を確認していましたが、いまは「Convi.BASE」の画面を見れば、すぐに確認できるようになりました。さらに、毎月、病院の収支を分析するため、医療情報課に購入物品の情報を提出する必要があるのですが、その作業も大幅に効率化できました。本格的な成果は、今後棚卸しを実施したときにわかると思います。いまは、物品にラベルを貼り、着々と準備をすすめている段階です。ただ、じつをいうと「Convi.BASE」導入以前は、消耗品や医薬品などの棚卸しはやっていたものの、医療機器も含めた全体の棚卸しは、実施方法等が曖昧でした。「Convi.BASE」の導入によって、ようやくその準備が整ったのです。

今後は資産の画像をもっと登録することで、システムの活用を進めていきたいと考えています。医療機器は見た目が似たものが多く、名前や型番だけでは区別が難しい場合も少なくありません。もし資産の画像を写真で登録することができれば、今後予定している棚卸しの際に誰が担当になっても間違いを防ぐことができます。また、システムの保守期限やリースの更新期限がある資産も多いので、こうした期限のある物品の情報も登録し、どのタイミングで何を更新すればよいのかが、属人的に管理しなくても把握できるようにしていきたいと考えています。