FAX配信システムの5つの機能を紹介！

FAX配信システムの代表的な機能一覧

現在法人向けに提供されているFAX配信システムには、おおむね下記5つの機能が搭載されています。

• 　1. FAX配信機能
• 　2. メール連携機能
• 　3. 誤送信防止機能
• 　4. 基幹システム連携機能
• 　5. リダイヤル機能

それでは、各機能についてひとつずつ詳しく解説します。

1．FAX配信機能とは

FAX配信システムでは、PC上やサーバ上に保存されているデータをFAXデータに変換してFAXとして関係先に送付することができます。 多くのFAX配信システムではWindows社のExcelファイルやWordファイルをはじめ、PDF形式やJPEG形式などさまざまな形式のファイルをFAXデータに変換することが可能です。

また、従来のFAX機器によるFAX送信とは異なり、大量のデータを一括して送信することもできます。さらに、ひとつのデータを複数の相手先に対して送信することも可能です。

2．メール連携機能とは

FAX配信システムには、メール連携機能を搭載しているシステムも存在します。この機能では、電子メールに送信したいデータを添付することで電子メールソフトウェア上からFAX送信可能。 多くのFAX配信システムでは、「03-○○○○-○○○○@fax.com」というようにFAX番号にFAX配信システムドメインを付記した宛先にデータを添付した電子メールを送信することでFAXを送信できます。

また、受信したFAXをメールの添付ファイルとして受け取ることも可能。メール経由の受信FAXも、システム上で自動的にPDF形式やTIFF形式へと変換されます。

3．誤送信防止機能とは

電子メールと同様に、FAXによるコミュニケーションでも誤送信を防止することは非常に重要です。いずれも一度送信してしまえば後から取り消すことはできないため、誤送信が発生しないような対策を講じる必要があります。

FAX配信システムでは、こうしたニーズを受けて誤送信防止機能を組み込んでいるものもあります。たとえば、送信処理実行後に相手先へと送信する前に管理者によるチェックを行うことのできる承認機能を備えているFAX配信システムも提供されています。

4．基幹システム連携機能とは

発注書や見積書、納品書といった帳票類は、関係先へと定期的に送付する必要性が生じます。こうした帳票類はあらかじめフォーマットが決まっており、送信するたびに変更が必要となるのは各項目の金額や数量だけです。

そのため、基幹システムのデータをFAX送信する帳票類へと反映できる連携機能を備えたFAX配信システムも登場。基幹システム上に蓄積されているデータと連携させることで、FAX送信業務を一層効率化することが可能です。

5．リダイヤル機能とは

FAXを送信した際、相手先の状況によっては一度で正常に送信できない場合もあります。そして、万が一送信できなかった場合には繰り返し送信作業を行わなければなりません。 こうした送信エラーに備えて、リダイヤル機能を備えているFAX配信システムも登場しています。このシステムでは、送信エラーが発生した場合には一定時間経過後に自動的にFAXデータを再送信してくれます。

まとめ

最新のFAX配信システムの中には、ユーザー権限の制限や操作履歴の蓄積といった方法で不正利用を防止しセキュリティレベルを高めているものもあります。 一方で、クラウドサービスとして、従来よりも低コストで導入可能なFAX配信システムも登場。FAX配信システムの導入やリプレイスを検討されている方にとっては、より一層選択肢が広がっています。