FAX配信システムの必要性とは？メリットも合わせて解説

FAXはもう古い？まだ需要はありそう！

「FAX配信」と聞くと、どうしても古いイメージがあります。実際、オフィスにおいてFAX機器の存在自体が減少しているといわれていますが、このような現状においても、業務によってはまだまだ必要です。従来のFAX利用がまだ手放せない大きな理由として、「取引先がまだFAXを利用している」ことが挙げられます。

企業間で行われる取引において、見積書や注文書などの帳票をFAXでやり取りするスタイルは、まだまだ廃れていません。 特に帳票を頻繁にFAX送受信する業種やサービスなどでは、帳票作成を自動化し、効率化してくれるFAX配信システムはとても便利で必要性が高いです。

FAX配信システムの必要性

いまだにFAXが必要になる場面といえば、例えば次のような業務が考えられます。いずれも、FAX配信システムを利用する意義がある業務といえます。

・大量に一括配信したい場合

FAX配信システムには、FAX文書や伝票などの作成から、送信までの業務を自動化できる機能がついていることがあります。これまで、手作業で文書作成から印刷、FAX機器での送信作業を行っていたオフィスにおいて、この「文書作成→送信」の一連の流れがすべて自動化されることは、効率の点で大きなメリットです。

加えて、法人向けFAXDMを送信する際など、大量に一括でFAX配信する必要のある業種やサービスでは、さらに大きなメリットが見込めるでしょう。

・帳票による商取引が多い場合

FAXがまだ廃れていない帳票のやりとりの業務においても、FAX配信システムは役立ちます。従来の手作業が省かれるため、業務効率化やコスト減が見込めるでしょう。場合によっては、すでに社内にある基幹システムに紐づけられ、帳票作成から配信まですべて自動で行えるものもあるため、さらに人件費や工数削減のメリットがあります。

また、これまで人の手による送信ミスで起きていたロスも、FAX配信システムを利用することによって軽減されるでしょう。このように、FAX配信システムは、業種問わず、受発注・請求・支払業務などを効率化したい場合に便利です。

FAX配信システムのメリット

FAX配信システムは、まだまだFAX送信を業務から切り離せない全業種の企業で利用価値があります。しかしながら、現状、FAX送受信について、効率化してコスト減を検討する企業は少ないといわれています。その理由としては、それほどFAXの手送信に手間やコストがかかっていないと思われている点や、新たにシステムを導入することに不安を感じているという点などがあります。

しかし、従来のFAX送信時にかかる人件費や用紙代、要する時間などを考えると、<>FAX配信システムの導入は大幅なコスト減につながることがあります。また、ASPサービスを利用すれば、サーバ環境を自社で用意する必要がないため、初期導入コストや手間も、思っているほどかさむことはないでしょう。

もし日々の業務でFAX送受信を頻繁に行っている場合には、一度FAX配信システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

FAXは「古い」「時代遅れ」などの声をよく耳にしますが、企業では、まだまだ需要がありそうです。帳票による取引が多い場合や一度に大量の配布物がある場合などは、コスト削減の観点から、FAX配信システムの導入を検討してみても良いのかも知れません。