FAX配信システムとは？
FAX配信システムとは名前の通り、FAXを配信するためのシステムであり、大量配信を行うことが可能で、誤送信を防ぐ効果があります。FAX配信システムでは、通常のFAXのように物理的な紙媒体を使って送信するのではなく、ExcelやWord、PDFなどのデータを、システムを使うことでFAXデータに変換し、従来のように相手のFAXに出力されます。
現在ではインターネットが主流となり、メールによるコミュニケーションが一般的になっていますが、今でもFAXによるやり取りは多く残っています。FAXを送ることで紙やPDFの改ざんできないデータが残るため、見積書などを発行するときによく使われます。
しかし、通常のFAXでは一度に送信できる宛先に限りがあったり、時間がかかることが多いです。そこで活躍するものが「FAX配信システム」です。
今では、インターネット技術の発展により、電子FAXが注目されており、頻繁にFAXのやり取りを行う企業ではFAX配信システムが重宝されています。
FAX配信システムのメリット
FAXを送信する業務が多い場合はオフィスの複合機を使うのではなく、配信システムを使うことがおすすめです。 FAX配信システムには以下のような機能があります。
- ・FAXのやり取りを自動化
- ・大量配信
- ・送信結果レポート
- ・セキュリティで保護された通信
- ・電子FAXの受信
このような機能を活用することで、日々のFAX配信業務を効率化できます。FAX配信の業務を改善したい場合は、配信システムの機能やメリットを把握することが必要です。 ここからはFAX配信システムの活用によるメリットを説明していきます。
低コスト運用が可能
FAX配信システムを活用することにより、大量配信や自動送信機能を使うことで、業務を効率化・自動化できるため人件費の削減に繋がります。また、FAXシステムは送信した件数によって変わりますが、送信件数が多くなるほど、１件あたりの送信費用は安くなり、低コストでの運用が可能です。
また、紙のFAXを電子化することによって紙・インク代などのコスト削減が可能です。
送信直前までの修正が可能
文書をFAXで送信するときには、印刷してから送信するため、FAXを送信する直前にミスを見つけたとしても修正するのに手間がかかります。しかし、FAX配信システムであれば、パソコン上のデータをそのままFAXデータに変換して送信するため、ミスを見つけた段階で修正することが可能です。
保管場所が不要
FAX配信システムでは送信したFAXは電子化し保存してあるため、物理的な保管スペースを用意する必要がなくなります。紙のFAXを使用すると保管場所が必要になり、適切に処分しなければ情報漏えいが起きる可能性もあります。また、受信したFAXも紙ではなく電子データで保存できるため、部署内で共有しやすく、こちらも物理的な保管場所が必要ありません。
FAXDMは見てもらいやすい
FAXを大量配信する目的の１つに「FAXDM」があります。DMを送る方法はメール・郵送・FAXがあります。郵送やメールの場合だと開封する必要があり、必要ないDMだと判断されるとそのまま処分される可能性が高いです。その点、FAXDMではメールや郵送のDMと比較し、内容がそのまま目に入るため見てもらいやすくなります。
FAX配信システムのデメリット
ここまで説明してきたようにFAX配信システムを活用することのメリットもありますが、自社で実用化するためにはデメリットを把握することも重要です。
ここからはFAX配信システムのデメリットを説明していきます。
インターネット環境が必要
FAX送信システムはインターネットを活用してFAXを送信する仕組みになるため、インターネット環境が必要になります。大量のFAXを送信する場合は、インターネット環境があるだけではなく、安定してスピードがある通信環境を作り上げる必要があります。
また、インターネットでFAXを送信するため、ネットの不具合がある場合は送信だけでなく受信もできなくなります。
送信ミスのリスクが高い
FAX配信システムも万能ではないため、誤った送信先を登録してしまうと誤送信してしまう可能性があります。FAX配信システムでは一度に大量のFAXを送信するため、誤送信の被害が大きくなりやすいです。システムを活用するときは送信先に注意することが重要であり、特に初めてFAXを送信する先が含まれる場合は確認を確実に行う必要があります。
ネットで受信する場合は開封されないことがある
FAXDMを送り、宛先が紙で出力すれば内容を見てもらいやすくなりますが、宛先もFAXを電子化していればメール形式で受信することになります。このような場合のDMの開封率はメールDMと同じになるため、受信先によっては開封されないこともあります。
クレームに繋がる可能性がある
FAXDMの相手先は紙やインクを多く消費し、場合によっては受信料が発生することもあります。そのため、FAX配信システムが便利で大量配信できるとしても、同じ宛先に対して頻繁にFAXを送っているとクレームに繋がる可能性があります。
まとめ
FAX配信システムを活用することで、FAXを使ったマーケティングを行う企業や、帳票のやり取りが多い企業は業務を効率化できます。しかし、大量配信や自動化などメリットが多いシステムですが、デメリットも存在します。これからFAX配信システムを導入するときは、メリット・デメリットをよく理解する必要があります。FAX配信システムの特徴をしっかり把握して導入し、業務を改善しましょう。
