クラウド型FAX配信システムおすすめ４選｜オンプレとの違いも解説

ITトレンドおすすめ！クラウド型FAX配信システム４選

Fax2Mail

オープンテキスト株式会社が提供。メールを利用してFAXを送信するクラウド型のFAX配信システムです。従業員10名以上の企業に対応しています。

• ・FAX原稿をEメールに添付して送信できる
• ・受信したFAX原稿はPDFかTIFFファイルに変換できる
• ・自動リトライ機能を搭載

詳細はこちら：Fax2Mail

@Tovas

コクヨ株式会社が提供。ほかのシステムとのシームレスな連携が特徴のシステムです。どのような規模の企業にも対応しています。

• ・帳票ツールや基幹システムと連携可能
• ・Web上の管理画面で送信結果を確認
• ・情報トレーサビリティを提供

詳細はこちら：@Tovas

AUTO帳票

日本テレネット株式会社が提供。帳票類を取引先ごとに自動送信できるのが特徴です。どのような規模の企業にも対応しています。

• ・「AUTO帳票Custom」「AUTO帳票Direct」の２種類がある
• ・専用画面で簡単に送信管理できる
• ・サポートが充実している

詳細はこちら：AUTO帳票

帳票FAXサービス

オープンテキスト株式会社が提供。指定したレイアウトで帳票を自動で作成し、宛先に送信するシステムです。従業員50名以上の企業に対応しています。

• ・エクスパダイトのFAX配信エンジンを利用
• ・システムにファイルを送るだけで帳票を作成
• ・配信結果レポート機能搭載

詳細はこちら：帳票FAXサービス

クラウド型FAX配信システムの選び方

クラウド型のFAX配信システムはどのように選べばよいのでしょうか。

費用

クラウド型FAX配信システムの費用は以下の４点をチェックしましょう。

• ・初期費用
• ・月額料金
• ・送信料金
• ・受信料金

クラウド型FAX配信システムはFAX機がなくても利用できるため、初期費用が安い傾向にあります。初期費用が０円の製品もあるため、よく比較して選びましょう。ランニングコストは基本の月額利用料に加え、送受信したFAXの枚数に応じた従量課金制で料金がかかるのが一般的です。自社で毎月どのくらいの枚数を利用するかによって、最適な製品は異なるでしょう。

搭載された機能

クラウド型のFAX配信システムの機能は主に以下の４点をチェックしましょう。

• ・送信機能
• ・受信機能
• ・送受信データの管理機能
• ・連携機能

送受信機能は両方とも搭載されているとは限りません。どちらかだけの製品もあるため、選ぶときには注意が必要です。 また、送受信したデータをパソコン上で管理する機能にも注意しましょう。この機能の性能によって、クラウド型FAXの使いやすさが大きく変わります。さらに、他のシステムとの連携機能を備えた製品もあります。基幹システムなど、自社が利用しているシステムとの相性も考える必要があります。

対応できるデバイス

クラウド型FAX配信システムの強みは、インターネット上でデータを管理できることです。FAX機が無くても、インターネットにつながりさえすれば外出先でも送受信データを閲覧できます。しかし、製品によってスマートフォンやタブレットなど外出先で利用するデバイスに対応していないこともあるため気を付けましょう。

FAX番号

利用できるFAX番号にも注意が必要です。クラウド型FAX配信システムでは主に以下の４つのFAX番号を利用できます。

• ・市外局番（03、06など）
• ・IP電話番号（050）
• ・発信者課金サービス番号（020）
• ・フリーダイアル（0120、0800）

製品によって利用できる番号は異なります。全国の市外局番が利用できる製品もあれば、東京しか対応していないものもあります。 そのほかの番号は料金体系に大きく影響します。どのような目的でFAXを利用したいのかを考え、それに適した番号に対応した製品を選びましょう。

クラウド型FAX配信システムとは

クラウド型FAX配信システムにはどのような特徴があるのでしょうか。

クラウド型はインターネット経由でFAX送信が可能

インターネットを利用してFAXの送受信が可能です。そのため、外出先からでもインターネットに接続していれば利用できます。 たとえば、スマートフォンからPDFファイルをFAXで送信できます。受信したデータもクラウド上に保存されるため、スマートフォンでアクセスして閲覧できます。さらに、コスト削減できるのも魅力です。ペーパーレスになるうえ、電話回線を利用しないため通信費を削減できます。

クラウド型のメリット：柔軟な連携がとれる

クラウド型FAX配信システムの多くはAPI（他のシステムと繋げるための接続点）を公開しています。そのため、社内のメールシステムや基幹システムと連携できます。連携してデータを共有できれば業務が効率化します。たとえば、連絡先のデータをメールシステムと共有できれば、クラウド型FAX配信システム導入の際に改めて連絡先を登録する手間が省けるでしょう。

クラウド型のデメリット：インターネット回線がないと使えない

インターネット環境さえあればどこでも使えるのがクラウド型FAX配信システムのメリットですが、これはデメリットにもなります。そもそもインターネット回線がなければ利用できないだけでなく、通信状態の良しあしによってシステム利用の快適さが大きく左右されてしまいます。 この点においては、自社に設置して安定的に使えるオンプレミス型に軍配が上がるでしょう。

オンプレ型FAX配信システムとは

クラウド型と比べて、オンプレ型FAX配信システムにはどのような特徴があるのでしょうか。

オンプレ型はシステムを自社に設置する

オンプレミス型は自社に設備を設置して利用するタイプを指します。近年はクラウド型が普及しつつありますが、オンプレミス型は従来から用いられてきた運用形態です。 サーバやネットワーク機器を自社ですべて準備するため導入の敷居は高いですが、セキュリティ管理やカスタマイズを自社で行えるため安定的な稼働が期待できます。

オンプレ型のメリット：高いセキュリティ

オンプレミス型はインターネットを利用しないため、外部からシステムにアクセスできない分、情報漏洩のリスクが低いといわれています。 クラウド型はどこでも使えるというメリットと引き換えにインターネットの利用が欠かせないため、正反対の特徴を持っているといえるでしょう。

オンプレ型のデメリット：導入に時間がかかる

オンプレミス型は自社で設備を整える必要があるため、導入に時間がかかります。機器を設置するためのスペースの確保や管理者の選定にも時間や手間がかかるでしょう。クラウド型はインターネット環境さえあれば利用できるため、早く利用開始したい場合はクラウド型のほうが適しています。

まとめ

クラウド型とオンプレミス型のFAX配信システムについて解説しました。どちらのタイプが適しているかは利用スタイルや自社のポリシーによって変わってくるでしょう。また、同じタイプの製品でも具体的な機能や費用は異なるため、こちらも自社の運用状況に適したものを選ぶことが大切です。

ぜひ気になる製品の資料請求をし、自社にぴったりの一つを見つけてみてください