FAX配信システムとは
FAX配信システムとは、パソコンやスマートフォン上のデータをFAXのデータに変換して送信するシステムです。メールを送るのと同じような感覚でデータを送信すれば、それがFAX配信システムによって自動的にFAX対応のデータに変換されます。
普通のFAXと違って多くのデータを簡単に一括送信できるなど、業務を効率化できる特徴を備えています。
FAX配信システムの搭載機能
FAX配信システムには以下のような機能が備わっています。
- ●送信機能
- ●受信機能
- ●メールシステムとの連携
- ●基幹システムとの連携
- ●誤送信の防止
- ●リダイヤル
パソコンのデータをFAXデータに変換して送信するだけでなく、逆に受信したFAXのデータをPDFなどパソコンで閲覧できるファイルに変換する機能もあります。片方しか備えていないシステムもあるので、利用目的に適したものを選びましょう。
また、メールシステムとの連携が可能な製品では、電子メールとしてデータをやり取りできるようになります。基幹システムとの連携機能がある製品では、帳票類のフォーマットをFAXに反映させられます。
FAXとFAX配信システムの違い
FAXとFAX配信システムの違いは、電話回線のみを利用するか、電話回線とインターネット回線を利用するかです。FAXは電話回線を利用するため、紙（画像）データを一度音声データに変換します。ただし、変換は機械が自動で行うため、業務に差支えはありません。業務上、手間がかかってしまうのが、紙のデータを読み取る段階です。これを省略して効率化したのがインターネットを用いたFAX配信システムです。
FAX配信システムを活用すれば、画像データをシステムに送るだけでFAXの送信ができるため、紙の帳票を１枚ずつ読み取らせる必要がありません。また、インターネットを介して利用するため、システム上で受信したFAXデータの確認も可能です。
FAX配信システムをお探しの方へ
ITトレンドでは、人気のFAX配信システムを掲載しています。この記事では、提供形態別に製品を比較紹介するので、導入検討の参考にしてください。
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【比較表】おすすめのFAX配信システム
FAX配信システムを導入するメリット
FAX配信システムを導入することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、FAX配信システムを導入することで得られるメリットについて詳しく解説します。
FAX送信を自動化できる
FAXの送信には多くの手間がかかります。宛先の指定や紙データを読み取らせるだけでも多くの時間を要するでしょう。
しかし、FAX配信システムであれば画像データをシステムに送るだけで音声データへの変換から送信まで可能なため、手間を大きく削減できます。
紙のコストを削減できる
パソコン上で作成した文書をFAXで送信する場合、従来は作成した文書を一度プリントアウトする必要がありました。しかし、FAX配信システムを利用すればその手順をカットできます。手間だけでなく、紙にかかるコストを削減できます。
送信ミスを減らせる
人の手が入る以上、どうしてもミスが発生する可能性があります。しかし、FAX配信システムは人の手が入る部分を減らせるほか、誤送信防止機能を備えたものもあります。FAXは一度送信したら取り消せません。配信システムで誤送信を防止することは、企業の信頼にもつながるでしょう。
以下の記事では、FAX配信システムのメリット・デメリットについて詳しく解説しています。より理解を深めたい方はぜひ参考にしてください。
FAX配信システムのタイプ
FAX配信システムの提供形態は、クラウド型とオンプレミス型の２種類に大別されます。それぞれ以下の特徴があります。
- ■クラウド型
- インターネット上でサービスが提供されるタイプ。自社で準備するものが少なく、インターネットを介してどこでも利用できるのが強みです。また、社内のメールシステムや基幹システムなどと柔軟な連携が可能な点も特徴です。
- ■オンプレミス型
- サーバやネットワーク機器を自社で準備して導入するタイプ。社内のネットワークを活用するため、外部からアクセスできない分セキュリティが強固です。しかし、導入に時間がかかる点や、初期費用が高額になる傾向にあることが特徴です。
FAX配信システムの選び方と注意点
FAX配信システムを選ぶとき、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。
必要なコストを計算する
FAX配信システムを導入することで紙代や人件費を削減できます。しかし、システムの導入や運用にそれ以上の費用がかかってしまったのではコストカットになりません。そのため、FAX配信システムを選ぶときにはコストを計算しましょう。具体的には以下の費用を考慮する必要があります。
- ●初期費用
- ●月額利用料
- ●利用量に応じた費用（送受信量）
基本的な初期費用と月額利用料のほかに、従量課金制の料金もかかります。具体的な料金は製品によって異なります。自社がどのくらいの枚数を送受信するのか、いくらの費用がかかるのかを計算しましょう。
システムが安定しているか確認する
システムが安定的に稼働するかどうかも重要です。送信エラーなどが起きにくい製品を選ぶ必要があります。しかし、システムの安定性は金額のように数値で製品ごとに比較できません。そのため、製品の評判を見るか、無料お試し期間を利用して実際に使ってみるなどして比較しましょう。
機能が充実しているか比較する
基本的な送信機能のほかにも、誤送信防止機能やリダイヤル機能など、業務をより円滑化する機能を備えた製品があります。また、スマートフォンからも活用できるかどうかなど、対応デバイスの充実度も重要です。自社にどのような機能が必要かを考えて製品を選びましょう。
どのFAX番号が利用できるか確認する
製品によって利用できる番号は異なります。FAX配信システムは主に、以下の４つのFAX番号が利用可能です。
- ●市外局番（03、06など）
- ●IP電話番号（050）
- ●発信者課金サービス番号（020）
- ●フリーダイヤル（0120、0800）
全国の市外局番が利用できる製品もあれば、東京しか対応していないものもあります。また、利用する番号によって料金が変わります。どのような目的でFAXを利用したいのかを明確にし、適した番号に対応した製品を選びましょう。
【比較表】おすすめのFAX配信システム
ITトレンドおすすめのFAX配信システムを比較表にまとめました。また、この記事で紹介している主要な製品を細かく調査して見えてきた、FAX配信システムの特徴や傾向を以下にまとめています。ぜひ製品の比較検討にお役立てください。
- ●ほぼすべての製品がクラウド型で提供される。
- ●価格は基本料金に加え、送信量に応じた従量課金制が大半。
- ●メール連携・基幹システム連携が可能な製品は半数。
- ●FAX送受信、システム連携以外の搭載機能は製品によって異なるため、十分な比較が必要。
▶おすすめのFAX配信システム
ここからは、おすすめのFAX配信システムの特徴や価格について詳しく紹介します。
《FNX e-帳票FAXサービス》のPOINT
- 800社以上の導入実績！豊富なサービス利用実績
- 年中無休のサポート体制
- 堅牢なシステムと高水準のサービスレベル
株式会社ネクスウェイ提供の「FNX e-帳票FAXサービス」は、クラウド上のシステムで処理された帳票データを自動でFAX送信します。ピーク時のトランザクション処理にも対応し、業務時間の削減に寄与。堅牢なシステムと24時間365日の運用体制で、高い信頼性を提供します。
【提供形態】
・クラウド / SaaS / ASP / サービス
【参考価格】
・初期費用：無料
・月額費用：10,000円～
《@Tovas》のPOINT
- サーバ、専用回線は不要 最小コストでスピーディーに利用開始
- お客様のご利用中のシステムとシームレスに連携
- Web上の管理画面から送信状況を確認
コクヨ株式会社が提供する「@Tovas」は、SaaS型のインターネットFAXサービスです。FAXサーバーや専用線が不要で、導入コストを抑えながら迅速に利用を開始できます。帳票ツールや基幹システムと連携し、FAX送信の自動化を実現。送信状況はWeb管理画面で確認可能で、履歴の記録・証明も対応します。TIFFやPDF形式の帳票を高品質で送信できるほか、管理者向けツールや柔軟な送信量対応機能も備え、業務効率化に寄与します。
【提供形態】
・クラウド
【参考価格】
・要問い合わせ
※金額は接続方法、送信量により異なるため
《FNX e-受信FAXサービス》のPOINT
- 現在ご利用いただいているFAX番号をそのまま使える！
- 何枚受信しても追加課金0円！
- 設置は簡単！すぐに始められるクラウド型！
株式会社ネクスウェイが提供する「FNX e-受信FAXサービス」は、FAXの受信データをPDF化しクラウドで管理するサービスです。外出先からFAXの閲覧や送信が可能で、移動や保管の手間を削減。専用アダプタをつけるだけで利用を開始でき、現在のFAX番号をそのまま使用可能です。
【提供形態】
・クラウド / SaaS / ASP / サービス
【参考価格】
・初期費用：62,000円～
・月額費用：15,000円～
・受信：０円 送信：21円/枚
※ログインID増加に対する追加課金なし
《valueFax》のPOINT
- 初期費用無料！1枚あたり約2.3円(税込2.5円)～の低価格を実現
- 無料で使用できる豊富なリスト数は毎日更新され常に最新の状態
- FAX専用回線は不要！大量一斉配信が可能！
株式会社Valueが提供する「valueFAX」は、クラウド型のFAX一斉配信サービスです。わずか４ステップで企業向け情報発信を効率化します。初期費用無料・業界最安値級の低コストで利用可能。最新リスト約450万件を活用し、配信効果を高めます。
【提供形態】
・クラウド / SaaS
【参考価格】
・１件～：5.0円/枚 ５千件～：4.5円/枚 １万件～：4.0円/枚 ５万件～：3.5円/枚
10万件～：3.0円/枚 30万件～：2.5円/枚 50万件～：2.3円/枚
まいと～く Center
「まいと～く Center」は、株式会社インターコムが提供するFAXサーバーソフトです。FAXサーバーを可用性と安全性の高いIaaS型パブリッククラウドサービス上で運用。FAXデータ量に応じたサービス体系や高いデータ保全性が特徴です。
TransFax
株式会社トランザクトが提供するクラウドFAXサービスです。１時間に１万件以上もの大量送信にも対応し、基幹システム・業務パッケージとの連携が豊富な点が特徴。専門スタッフがヒアリングを行い、企業に最適なソリューションを提案します。
FAXサーバーシステム
株式会社エクスリンクが提供する、メールのような操作性でFAXを簡単に送受信できる高機能FAXサーバーシステムです。希望の運用にあわせてカスタマイズし、ASP・オンプレミスの２種類での提供が可能。画面にイメージ表示も可能で、セキュリティ向上にも役立ちます。
まとめ
FAX配信システムを利用すると送信の手間が減るだけでなく、紙のコストや人件費を削減できます。ただし、企業によってどの製品が最適かは異なります。自社の運用スタイルや予算から、最適な製品を選ぶことが大切です。ぜひ、まずは気になる製品の資料請求から始めてみてください。
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