ナレッジマネジメントツール
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ナレッジマネジメントシステムの代替ツール

情報蓄積に向くファイルサーバ

例えば、膨大な商品数を扱う販売会社では販売員がすべての商品知識を暗記しておくことは困難です。そのため、顧客からの問い合わせがあったときには、型番で商品のスペックを調べ、質問に回答するというような作業が繰り返し行われています。

こういう場合、過去のすべての商品情報を一元的に管理するファイルサーバがあれば「いままでに取り扱ったことのある商品情報はすべてファイルサーバを検索すればいい」ということになり、業務が効率化されます。

もちろん個人のパソコンにエクセルファイルのような形で記録していてもかまいませんが、多くの社員が情報を共有し、いつでもどこからでも情報を引き出せるようにしておくためにはファイルサーバを利用するのが便利でしょう。

ファイルサーバはもっとも基本的なナレッジマネジメントシステムの1つで、ネットワーク対応型のHDDにサーバ機能を組み込んだ「NAS(Network Attached Storage)」と呼ばれる簡易型のファイルサーバも市販されています。ただし、部外者のアクセスや情報の盗難・改ざんを防ぐためにセキュリティ対策には万全の配慮をする必要があります。

情報を自動集約するならエンタープライズサーチ

ファイルサーバは、特定のサーバに対して、登録者がルールに従って手動で情報を登録しなくてはなりません。そのため、保存する階層やファイル名、ファイルナンバーなどに厳格なルールを適用しなくては使いやすいファイルサーバは構築できないといえます。

これに対し、社内ネットワークの全情報にアクセスし、ファイル名やファイルの属性を自動的に判断して情報を分類・インデックス化してくれるのが「エンタープライズサーチ」と呼ばれる企業内向けの検索システムです。エンタープライズサーチは、ファイルそのものは移動せず、必要に応じて瞬時にアクセスできるようインデックスを作成します。

そのため、ファイルサーバへの情報登録の手間を省き、あらゆるサーバから情報を自動的に集約してくれるため業務の効率化が期待できます。ワード、エクセルのほかさまざまなデータ形式に対応できるシステムもあります。

暗黙知を顕在化するグループウェア

社員間のメールやチャット、ファイル・スケジュールの共有、さらに社員ブログによる「知識や経験の共有」ができるグループウェアは、かなり高度なナレッジマネジメントシステムを構築することができます。社内だけでなく社外の取引先などとも情報共有しやすい点も大きなメリットです。

一方で、グループウェアを使って誰がどのような情報を提供し、それを誰と共有するのかといったルール作りは重要になります。具体的には、暗黙知を豊富に保有する専門知識を持つ社員やベテラン社員などから価値の高い情報を引き出すためのポリシー(方針)作りや情報教育が必要となるでしょう。

本格的なシステムならではのメリットも

解説してきた機器やシステムでも、使い方次第で十分ナレッジマネジメントシステムとして活用が可能です。一方で、ナレッジマネジメントならではの導入のしやすさ、使い勝手のよさがあることも事実です。

本格的なナレッジマネジメントシステムではナレッジ＝暗黙知を形式知に変換する際、知識単体ではなく、その業務プロセスやフレームワークなど、知識の背景ごとにナレッジとして取り扱える強みがあります。

ナレッジの解析の方法はシステムによってさまざまですが、「このナレッジが活用された経緯」や「評価」などの付加情報も蓄積されていくため、運用が長期化するほど企業全体の知的生産性を高め、集合知を高めていくのに役立ちます。