リース資産管理システムを無料で使う方法とは
リース資産管理システムには、無料で利用できるプランやツールが存在します。まずは無料で使える仕組みと、入手する際に確認しておきたい点について解説します。仕組みを理解しておくことで、自社に合った選択がしやすくなります。
無料プランを提供する製品の特徴
クラウド型のリース資産管理システムの中には、登録できる資産件数やユーザー数を制限した無料プランを用意している製品があります。小規模な事業者や、まずは操作感を確かめたい担当者に向いています。ブラウザから登録して数分で使い始められる製品も見られます。
無料プランは基本的な台帳管理や償却計算といった機能に絞られている場合が多くあります。表計算ソフトでの管理から移行する第一歩として活用されるケースもあります。導入担当者にとっては、費用をかけずに操作性やレポート形式を確認できる点が利点といえます。
無料トライアルとの違い
無料プランと似た仕組みに、有料版の全機能を一定期間試せる無料トライアルがあります。両者は利用できる範囲や期間の考え方が異なります。
無料プランは制限つきで継続的に使える一方、無料トライアルは期間終了後に有料契約へ移行するか判断する形式です。導入目的に応じて使い分けることが重要です。短期間で本格導入を検討している場合はトライアル、まずは小規模に運用したい場合は無料プランが選択肢になります。試用期間の長さや対象機能は製品ごとに異なるため、事前の比較が欠かせません。
無料プランと有料プランの機能差
無料プランと有料プランでは、扱えるリース資産の件数や連携機能に差が設けられていることがあります。ここでは代表的な機能差を整理し、比較する際の参考にしていただける内容をまとめます。導入後に不足を感じないよう、事前に把握しておくことが大切です。
| 項目 | 無料プランの傾向 | 有料プランの傾向 |
|---|---|---|
| 資産登録件数 | 上限が設定される場合がある | 上限が緩和または撤廃される場合がある |
| 会計システム連携 | 非対応の場合が多い | 対応する製品がある |
| サポート対応 | 限定的な場合がある | 充実している場合がある |
無料プランで使える主な機能
無料プランでは、リース契約情報の登録や資産台帳の作成、減価償却費の簡易計算といった基本機能が使えることが一般的です。まずは自社の資産を一元管理したい場合に役立ちます。
ただし登録できる資産件数の上限が設定されている場合や、帳票の出力形式が限定されている場合があります。導入前に上限の有無や、Excel等への出力可否を確認しておくと安心です。複数人での同時編集ができるかどうかも、運用開始後に困りやすい点として挙げられます。
有料プランで追加される機能
有料プランでは、会計システムとの連携や複数拠点での権限管理、リース会計基準への対応機能などが追加されることがあります。資産数が多い企業ほど恩恵を受けやすくなります。
また、サポート対応の充実や監査対応のためのログ管理が強化される製品もあります。無料プランからの移行を見据え、自社に必要な機能をあらかじめ洗い出しておくとよいでしょう。将来的な組織規模の変化も考慮したうえで、必要な機能の優先順位をつけておくことが判断の助けになります。複数の製品を比較し、費用に見合う機能が備わっているかを確認することも欠かせません。
無料ツールを導入するメリットと注意点
無料のリース資産管理システムには、コストを抑えられるという利点がある一方で、機能や運用面での制約も存在します。導入前に双方を把握しておくことが大切です。両面を理解したうえで検討を進めましょう。
- ■メリット
- 初期費用や月額費用をかけずに、台帳管理や償却計算の仕組みを試せます。表計算ソフトでの手作業から移行する第一歩として活用でき、操作に慣れてから本格導入を判断することもできます。
- ■注意点
- 登録件数や機能が制限されるため、資産数が増えた際に上限へ達する可能性があります。サポート対応が限定的な製品もあるため、運用体制やトラブル発生時の問い合わせ方法もあわせて確認が必要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力(約60秒)でリース資産管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
無料版でも管理できるリース資産の範囲
無料版のリース資産管理システムでも、一定範囲のリース資産であれば管理が可能です。ここでは管理対象になりやすい資産と、対象外になりやすい資産を整理し、導入前の判断材料として紹介します。
管理対象になる資産の例
複合機やパソコン、社用車などのリース契約は、無料版でも台帳登録や償却計算の対象になることが多くあります。契約件数が少ない事業者であれば、無料版だけで運用できる場合もあります。
契約開始日や満了日、月額料金といった基本項目を登録しておくことで、更新時期の把握にも活用できます。中途解約や再リースの条件を記録しておけば、契約更新の判断材料としても役立ちます。あわせて契約書のスキャンデータを添付できる製品であれば、書類管理の手間も軽減できます。
対象外になりやすい資産
登録件数の上限を超える資産や、複数の事業拠点にまたがるリース資産は、無料版では管理しきれない場合があります。契約形態が複雑な不動産リースなども対象外になりやすい傾向があります。
このような場合は、有料プランへの切り替えや、上位機能を持つ製品への乗り換えを検討する必要が生じることがあります。事前に自社の契約状況を棚卸ししておくと、無料版で足りるかどうかを判断しやすくなります。契約件数だけでなく、資産の種類ごとに管理項目が異なる点にも注意が必要です。
無料システムの選び方のポイント
無料のリース資産管理システムを選ぶ際は、自社の資産規模や将来的な拡張性を踏まえて検討することが望ましいです。ここでは選定時に押さえておきたい観点を、実務の視点から紹介します。
自社の資産規模との適合性
管理するリース資産の件数や種類が、無料プランの制限内に収まるかどうかを確認することが選定の出発点になります。件数が少ない段階であれば無料版で十分な場合もあります。
一方で今後の資産増加が見込まれる場合は、上限に達した際の移行のしやすさもあわせて確認しておくと安心です。契約している拠点数や資産の種類が多い企業ほど、事前の確認がより重要になります。導入前に無料プランの上限件数を製品ごとに比較しておくと、後々の作業負担を減らせます。
拡張性とサポート体制
無料プランのまま長期運用するのではなく、必要に応じて有料プランへ拡張できる製品かどうかも確認しておきたい基準です。データを引き継げるかどうかも重要な観点です。
また、無料プランではサポート対応が限定的な場合があります。問い合わせ方法やマニュアルの整備状況、操作方法の学習コストも、事前に確認しておくとよいでしょう。導入後に担当者が交代する場合を想定し、操作を引き継ぎやすい画面構成かどうかも確認しておくと安心です。
無料プランの上限を超えたら検討したい製品
資産件数の増加や会計基準への対応が必要になった際に、比較検討の候補となりやすいリース資産管理システムを紹介します。無料プランからの移行先を探す際の参考にしてください。
Universal Business Cloud リース固定資産
- 新基準対応、使用権資産とリース負債を自動算出
- 契約情報取込から仕訳・帳票出力まで一元化
- 固定資産管理機能を搭載し取得から除却まで対応
合同会社デロイト トーマツが提供する「Universal Business Cloud リース固定資産」は、クラウド型のリース資産管理システムです。リース契約情報の登録から資産台帳の作成、減価償却費の計算までを一元的に管理でき、リース会計基準への対応を見据えた機能を備えています。会計システムとの連携にも対応し、監査対応を意識したデータ管理にも活用できます。無料プランでは対応が難しい大量の資産登録や複雑な契約形態にも対応しやすく、資産規模の拡大に伴って移行を検討する企業に適した選択肢です。
multibook リース資産管理システム
- 新リース会計基準に完全対応！IFRS16号の対応実績あり
- AIリース契約判定からから自動計算・仕訳登録まで入力を省力化！
- リーズナブルな価格で最短2週間のスピーディーな導入が可能
株式会社マルチブックが提供する「multibook リース資産管理システム」は、リース契約に関する情報を一元管理できるクラウド型のシステムです。契約開始日や満了日、月額料金などの基本項目を登録できるほか、減価償却費の計算やリース会計基準への対応機能を備えています。会計システムとの連携により、経理担当者の入力負担を軽減できる点も特徴です。複数拠点での権限管理やサポート体制の充実にも対応しており、無料プランでは管理しきれない資産件数を扱う企業にとって、移行先の候補となりやすい製品です。
ProPlusリース資産管理システム （株式会社プロシップ）
- 新リース会計基準に必要な機能を網羅
- 複数帳簿や仕訳出力に対応。
- SaaS提供により継続的な機能更新を実現。
Assetment Neo （株式会社アセットメント）
- 情シス・経理・貸出に特化した3シリーズを展開。
- バーコード、QR、RFIDタグに対応。
- 24時間365日利用可能なクラウド環境で運用
リース資産管理システムの無料利用に関するFAQ
リース資産管理システムの無料利用に関して、よくある疑問をまとめました。導入検討時の参考としてお役立てください。
- Q1：無料プランはずっと使い続けられますか？
- 製品によって条件が異なります。無料プランを期間の定めなく提供する製品もあれば、一定期間後に有料契約への切り替えを案内する製品もあるため、契約前に条件を確認しておく必要があります。契約ページや利用規約に記載された条件を、事前に読んでおくと安心です。
- Q2：無料版からデータを引き継いで有料版に移行できますか？
- 製品によりますが、登録済みの資産データをそのまま引き継いで移行できる場合があります。移行方法や作業に伴う費用の有無は、製品ごとに問い合わせて確認することをおすすめします。移行作業に時間を要する製品もあるため、余裕を持ったスケジュールで検討するとよいでしょう。
- Q3：無料プランでもリース会計基準に対応できますか？
- 基本的な台帳管理や償却計算は対応していても、詳細な会計基準への対応は有料プランに限定される場合があります。自社の会計処理に必要な機能を事前に洗い出しておくと安心です。会計担当者と連携し、必要な帳票が出力できるかどうかも確認しておきましょう。
まとめ
リース資産管理システムには無料プランや無料トライアルを提供する製品があり、資産件数が少ない段階であれば十分に活用できます。一方で機能や登録件数には制限があるため、自社の資産規模や将来的な拡張性を踏まえて選ぶことが大切です。無料版と有料版の違いを比較しながら、自社に合った製品を検討してみてください。導入後の運用体制もあわせて確認しておくと、長く使い続けやすくなります。
