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社内でやり取りされるメールを「書庫化」できるのがメールアーカイブです。ここでは、メールアーカイブで解決できる課題を紹介します。また、導入することで得られるメリットを「コンプライアンス・訴訟対応」「電子メール保存義務化への対応」「PCのクラッシュなどによる重要データの消失防止」として挙げ、それぞれ説明します。
社内でやりとりするメールを書庫化するメールアーカイブ。社内外でやりとりされるメールの数が膨大になる中、メールアーカイブを導入する前の企業が直面している課題には、広く以下のようなものがあります。
メールアーカイブによってこれらの課題がどのように解決されるのか、その導入メリットについて、具体的に見てみましょう。
昨今、企業のコンプライアンスが社会的に厳しく求められています。従業員による機密漏洩の防止、不適切メールの管理、事件や事故が発生した際の責任検証等、電子メール全体の管理の有無は企業にとって切実な課題です。メールアーカイブを導入することにより、そうした企業側の課題はいずれも解決することができます。
特に、会社が訴訟を起こされた場合、メールアーカイブが保存した電子メールや添付ファイルの記録は重要な証拠になります。企業のコンプライアンス向上に寄与し、加えて訴訟リスクが低減でき、さらには秘密漏洩などの従業員による不正を監督できることが、メールアーカイブ導入で得られる第一のメリットです。
平成24年度の関税改正により電子メールなどの保存義務が導入され、同年７月１日から施行されました。これにより、輸出入関税に関する電子メールは、すべて電磁的に保存することが義務化されました。業として輸出入を行う業者は取引の関係書類を電子メール・添付ファイルでやり取りした場合、5～7年間保存しなければなりません。
輸入業者には取引の関係書類を電磁的に保存し、行政の必要に応じて開示する義務が生じましたが、メールアーカイブはこれへの対応に大きく貢献します。具体的には、必要に応じてすぐにメールの送受信内容を提出できる状態を構築することを容易にし、改ざん防止機能から証拠保全の対策として活用することができます。
出典：財務省「関税定率法等の一部を改正する法律案要綱」
http://www.mof.go.jp/about_mof/bills/180diet/kz240131y.pdf
メールをメールクライアントソフトで管理している場合、パソコンのクラッシュなどによってメールのデータをすべて失ってしまったという経験を持つ人は少なくないでしょう。また、社内サーバーのデータをバックアップしていたとしても、サーバー自体がダウンしている間にメール送受信のタイムラグが発生していた場合、メールや添付ファイルを失うことも少なくありません。
メールアーカイブを導入していれば、社内のメールデータは原則すべて保存されます。自分のパソコンがクラッシュしても、またはサーバーがダウンしてもシステムには影響は与えないので安心です。また、添付ファイルも同様に原則すべて保存することができるため、メールアーカイブを導入することで社内の重要な情報の消失を防ぐことが可能になります。
最近のメールアーカイバーは、データセンターに構築した仮想環境上で受信メールの挙動を解析し、未知のマルウェアなどを検出して攻撃をブロックしたり、会社内のすべての送受信メールデータと添付ファイルを長期的に保存します。
内部統制や訴訟対策に必要なメールを検索・抽出できる製品も登場してきており、セキュリティ強化や内部統制、コンポライアンス強化に備えることにもつなげることができます。
最近のメールアーカイバーは検索機能が充実し、高度な検索をスピーディーに行うことが可能です。社内のメールをアーカイブにしておけば、例えば特定の製品やサービスに関するメール、または特定の部署がやり取りしたメールや添付ファイル、あるいは何らかの共通課題に関する顧客とのメールのやり取りなども検索でき、様々なデータを活用することにつながります。
一部のメールアーカイバーは誤送信メールを解除する機能もついています。誤送信メールのリスクを防止できることは、メールアーカイブ導入で得られる大きなメリットでしょう。
最近は特に、サイバー攻撃が世界的なトレンドになりつつありますが、メールアーカイブは、そうしたトレンドの中で改めて注目される存在になるかもしれません。上述したような外部からの攻撃を未然に防ぐことができる機能は、インターネットのセキュリティ環境が変化する中、今後さらに求められてくるでしょう。
メールアーカイブ導入と導入で得られるメリットを会社の規模を問わず、全社的に検討すべき時代になったといえるでしょう。
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