資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • カテゴリーから探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • セミナーを探す
  • はじめての方へ
  1. IT製品 比較TOP
  2. メール・FAX・SMS
  3. メールアーカイブシステム
  4. メールアーカイブシステムの関連記事一覧
  5. メールアーカイブとは?Gmailでの手順や戻し方、検索方法も解説

メールアーカイブとは?Gmailでの手順や戻し方、検索方法も解説

Share
Tweet
Hatena
Pocket
2019年11月28日 最終更新
メールアーカイブシステムの製品一覧
メールアーカイブとは?Gmailでの手順や戻し方、検索方法も解説

メールの受信トレイがいっぱいになって困っていませんか。整理しようにも削除できないメールも多いでしょう。そのような場面で役立つのがメールアーカイブ機能です。

メールアーカイブとは、メールを削除せず受信トレイから消す機能のことで、アーカイブ後のメールを無期限で保存することができます。Gmailやoutlookなどさまざまなメールサービスで利用可能で、仕事で散乱しがちなメールの整理や重要なメールの保管に活用している方も多くいます。

この記事ではメールアーカイブの概要やGmailでのアーカイブ方法、アーカイブしたメールの扱い方を解説します。

メールアーカイブシステム の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
メールアーカイブシステムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

メールアーカイブとは

メールアーカイブの概要を見ていきましょう。

メールを削除せず受信トレイから消す機能

メールは消さなければどんどん受信トレイにたまります。必要でないメールまで多く残っていては不便でしょう。

受信トレイを整理するもっとも簡単な方法はすべてのメールを削除することです。しかし、これでは重要なメールまで消してしまいかねません。

そのような時に有効なのがメールアーカイブです。これは削除することなくメールを見えない状態にして保存する機能です。削除するのと同じように受信トレイを整理できますが、あとで読み返すことが可能です。

削除との違い:移動後のメールが無期限で保存可能

メールアーカイブ機能を使ったメールは受信トレイからは消されます。

しかし、完全に削除されてしまったわけではありません。受信トレイ以外の場所から確認できます。あくまで受信トレイからは見えないようにしているだけで、メールそのものを消しているわけではないのです。

アーカイブ(archive)とは英単語で記録保管所という意味です。つまり、メールアーカイブはメールを受信トレイから保管所に移動させる機能といえます。

一定期間が経過すると自動で削除されるゴミ箱と違い、メールアーカイブしたものは無期限に保存できます。

Gmailでメールアーカイブをする方法

では、Gmailでメールアーカイブを行う方法を紹介します。

メールを個別にアーカイブする

パソコンでメールを1通ずつ確認しながらアーカイブする場合におすすめの方法です。メールを開かずにアーカイブする手順は以下のとおりです。

  1. 1.メール一覧でアーカイブしたいメールを選択する
  2. 2.右端にメニューが表示される
  3. 3.メニューから、アーカイブアイコン(下矢印が描かれたもの)を選択する

アイコンにカーソルを合わせると「アーカイブ」と表示されるため、間違える心配はありません。さらに、アーカイブした直後であれば、画面左下に「スレッドをアーカイブしました。取消」と表示されます。「取消」の部分をクリックすると、メールは受信トレイに戻ります。

また、メールを開いている状態でもアーカイブ可能です。画面上部にアーカイブアイコンが表示されているため、それをクリックしましょう。ちなみに、スマートフォンでは受信トレイでメールをスワイプするだけでアーカイブできます。

複数のメールをまとめてアーカイブする

既読メールや読む必要のないメールをアーカイブする場合におすすめの方法です。メール一覧で複数のメールを一度にアーカイブするもので、手順は以下のとおりです。

  1. 1.アーカイブしたいメールの左端のチェックボックスをクリックする
  2. 2.画面上部に表示されるアーカイブアイコンをクリックする

手順2でクリックするアーカイブアイコンは、普段は表示されていません。メールのチェックボックスをクリックした際に表示されます。

ちなみに、スマートフォンではチェックボックスをクリックする代わりに、メールを長押しすることで選択できます。選択するとアーカイブアイコンが画面上部に表示されるため、それをクリックすることでアーカイブ可能です。

Gmailでアーカイブしたメールの扱い方

アーカイブしたメールはどのように扱えばよいのでしょうか。

アーカイブしたメールに検索をかける

Googleが誇る検索機能はGmailのメール検索にも活かされています。メールについて詳細な情報が分からなくても、キーワードを入れれば高精度でメールがヒットします。

アーカイブしたメールを検索するには、「すべてのメール」フォルダで検索を行いましょう。受信トレイからは見えなくなっているため、そちらで検索してもヒットしません。

「すべてのメール」フォルダで、アーカイブしたメールだけを表示したい場合は検索欄に以下の記述を入力しましょう。

  • -in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox

この記述は、特定のフォルダに存在するメールを検索結果から除外するという意味です。それぞれの単語の意味は以下のとおりです。

  • in:spam:迷惑メール
  • in:trash:ゴミ箱
  • is:sent:送信済み
  • in:drafts:下書き中
  • in:inbox:受信トレイ

アーカイブしたメールを受信トレイに戻す

パソコンで、アーカイブしたメールを受信トレイに戻す手順は以下のとおりです。

  1. 1.戻したいメールのチェックボックスをクリックする
  2. 2.「受信トレイに移動」アイコンをクリックする

「受信トレイに移動」アイコンは下矢印が描かれています。アーカイブアイコンと似ていますが、カーソルを合わせると「受信トレイに移動」と表示されるため判別できます。スマートフォンでは、メールを選択してメニューボタンをタップし、「受信トレイに移動」を選びましょう。

アーカイブしたメールを消去する

アーカイブしたメールは、通常のメールと同じように削除できます。手順は以下のとおりです。

  1. 1.削除したいメールのチェックボックスをクリックする
  2. 2.ゴミ箱のアイコンをクリックする

スマートフォンでも、メールを長押しして選択し、ゴミ箱アイコンをタップすることでメールをゴミ箱に移動できます。ゴミ箱に移動したメールは30日の経過で自動的に消去されますが、手動で完全に削除することも可能です。

メールアーカイブ機能を利用して受信トレイの整理整頓を!

メールアーカイブとは、受信トレイにあるメールを削除することなく見えないようにする機能です。

Gmailではメール一覧から個別にメールを確認しながら行うほか、確認せずにまとめてアーカイブすることも可能です。アーカイブしたメールは「すべてのメール」から検索や閲覧、移動、消去が可能です。これらの機能を活用し、快適にメールを使いましょう。

メールアーカイブシステム 製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
メールアーカイブシステムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
メールアーカイブ 選び方ガイド
製品を選ぶときのポイントがわかる!
どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら

このカテゴリーに関連する記事

メールアーカイブの必要性とは?メリットや選定ポイントも徹底解説!

メールアーカイブの必要性とは?メリットや選定ポイントも徹底解説!

メールアーカイブ導入で解決する課題と導入メリット

メールアーカイブ導入で解決する課題と導入メリット

ベストな「メールアーカイブ」の選び方をご紹介

ベストな「メールアーカイブ」の選び方をご紹介

おすすめメールアーカイブサービス・製品を比較!選定ポイントも解説

おすすめメールアーカイブサービス・製品を比較!選定ポイントも解説

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「メールアーカイブとは?Gmailでの手順や戻し方、検索方法も解説」というテーマについて解説しています。メールアーカイブの製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
メールアーカイブ
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
関連製品・サービス
ウェアポータル株式会社
ウェアポータル株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
追加
MailStore Server (メールストア サーバー)
MailStore Serverをご使用頂くことで、電子メールの監査とメール環境のバックアップが行え、企業規模を問わずに「安心」と「安全」を手に入れることができます。
株式会社インターネットイニシアティブ
株式会社インターネットイニシアティブ
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.5
追加
[導入実績1,400社以上]クラウド型メールセキュリティIIJセキュアMXサービス
統合メールセキュリティの提供だけでなく、オプションでアーカイブやメールボックス機能も提供します。オンプレミスの環境からメールシステムのフルアウトソースまでお任せください。
SBテクノロジー株式会社
SBテクノロジー株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.5
追加
クラウド型メールアーカイブMail Vault
「保存性」「検索性」「セキュリティ」に特化した Office 365 Exchange Online 向けのクラウド型メールアーカイブ製品です。
株式会社ケイティケイソリューションズ
株式会社ケイティケイソリューションズ
追加
クラウド型メールアーカイブサービス@Securemail Plus Archive
すべての送受信メールをクラウド上で自動的にアーカイブ(複製保存)します。アーカイブしたメールは全文検索・閲覧・抽出ができます。メール添付ファイルの中身まで検索できます。
資料請求ランキング
4月12日(月) 更新
第1位
  • MailStore Server (メールストア サーバー)
  • ウェアポータル株式会社
第2位
  • [導入実績1,400社以上]クラウド型メールセキュリティIIJセキュアMXサービス
  • 株式会社インターネットイニシアティブ
第3位
  • クラウド型メールアーカイブMail Vault
  • SBテクノロジー株式会社
一覧を見る
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • おすすめメールアーカイブサービス・製品を比較!選定ポイントも解説
    この記事ではメールアーカイブ製品を比較していま...
  • メールアーカイブとは?Gmailでの手順や戻し方、検索方法も解説
    メールの受信トレイがいっぱいになって困っていま...
  • メールアーカイブの必要性とは?メリットや選定ポイントも徹底解説!
    社内メールを適切に管理したいときには「メールア...
  • 陥りがちなメールアーカイブシステム4つの失敗例
    メールデータを長期的に保存・閲覧できるメールア...
  • メールアーカイブを活用する前の準備を3ステップでご紹介!
    企業が送受信するすべてのメールを保管するメール...
  • メールアーカイブ導入で解決する課題と導入メリット
    社内でやり取りされるメールを保管できるのがメー...
  • メールアーカイブシステムの基本的な機能
    企業のメールをすべて保存し、必要なときに検索、...
  • ベストな「メールアーカイブ」の選び方をご紹介
    コンプライアンス強化、業務上の重要メールの確認...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ|
IT製品を探す
カテゴリーから探す |
ランキングから探す
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
BIZトレンド |
List Finder |
Urumo! |
Seminar Shelf

Copyright (C) 2021 IT Trend All Rights Reserved.

メールアーカイブシステムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline リストをリセットreplay
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?
はい いいえ