メールアーカイブとは
メールアーカイブとは、メールを削除せずに受信トレイから非表示にし、別の場所に保管する機能です。受信トレイには表示されなくなりますが、メール自体は残っているため、必要なときに検索・確認できます。
GmailやOutlookなどのメールサービスにもアーカイブ機能が備わっており、対応済みのメールや今すぐ確認する必要のないメールを整理する際に役立ちます。一方で、企業で利用するメールは、取引記録や重要な業務情報を含むことも多いため、単なる受信トレイ整理だけでなく、長期保管や監査対応の観点でも管理が求められます。
アーカイブと削除・ゴミ箱の違い
アーカイブと削除・ゴミ箱の違いは、メールを「残すか」「消すか」にあります。アーカイブは、メールを受信トレイから非表示にするだけで、メール自体は保存されたままです。一方、削除したメールはゴミ箱に移動し、一定期間が過ぎると完全に削除される場合があります。
そのため、後から確認する可能性があるメールはアーカイブし、不要なメールは削除するのが基本です。例えば、対応済みの取引先メールや過去のやり取りはアーカイブしておくと、必要なときに検索できます。反対に、広告メールや不要な通知メールなど、今後見返す必要がないものは削除するとよいでしょう。
メールアーカイブを利用する目的とメリット
ここでは、メールアーカイブを利用する目的と主なメリットを解説します。
受信トレイを整理できる
対応済みのメールや、すぐに確認する必要のないメールをアーカイブすれば、受信トレイをすっきり整理できます。重要なメールや未対応のメールを見つけやすくなり、対応漏れの防止にもつながります。
必要なメールを後から検索・確認できる
アーカイブしたメールは削除されないため、過去のやり取りを後から確認できます。取引先との条件確認や、添付ファイルの再確認、社内での引き継ぎなど、業務上必要な情報を探す際に便利です。
重要メールの紛失防止につながる
削除するか迷うメールをアーカイブしておけば、重要な情報を誤って失うリスクを抑えられます。特に、契約・見積もり・請求・納品などに関するメールは、後から確認が必要になるケースもあるため、適切に保管しておくことが大切です。
企業では監査・コンプライアンス対策に役立つ
企業では、送受信メールが取引記録や社内外の意思決定の証跡になる場合があります。メールアーカイブを活用すれば、過去のメールを必要に応じて確認しやすくなり、監査やトラブル調査、内部統制の強化にも役立ちます。
Gmailでメールアーカイブをする方法
では、Gmailでメールアーカイブを行う方法を紹介します。
メールを個別にアーカイブする
パソコンでメールを１通ずつ確認しながらアーカイブする場合におすすめの方法です。メールを開かずにアーカイブする手順は以下のとおりです。
- １．メール一覧でアーカイブしたいメールを選択する
- ２．右端にメニューが表示される
- ３．メニューから、アーカイブアイコン（下矢印が描かれたもの）を選択する
アイコンにカーソルを合わせると「アーカイブ」と表示されるため、間違える心配はありません。さらに、アーカイブした直後であれば、画面左下に「スレッドをアーカイブしました。取消」と表示されます。「取消」の部分をクリックすると、メールは受信トレイに戻ります。
また、メールを開いている状態でもアーカイブ可能です。画面上部にアーカイブアイコンが表示されているため、それをクリックしましょう。ちなみに、スマートフォンでは受信トレイでメールをスワイプするだけでアーカイブできます。
複数のメールをまとめてアーカイブする
既読メールや読む必要のないメールをアーカイブする場合におすすめの方法です。メール一覧で複数のメールを一度にアーカイブするもので、手順は以下のとおりです。
- １．アーカイブしたいメールの左端のチェックボックスをクリックする
- ２．画面上部に表示されるアーカイブアイコンをクリックする
手順２でクリックするアーカイブアイコンは、普段は表示されていません。メールのチェックボックスをクリックした際に表示されます。
ちなみに、スマートフォンではチェックボックスをクリックする代わりに、メールを長押しすることで選択できます。選択するとアーカイブアイコンが画面上部に表示されるため、それをクリックすることでアーカイブ可能です。
ただし、Gmailの標準機能だけでは、業務でのメール管理に限界を感じるケースもあります。
- ●メールの保存ルールを統一できない
- ●大量のメールを長期間管理するのが大変
- ●社内全体での共有や検索に手間がかかる
その他主要メールサービスでアーカイブを利用する方法
メールアーカイブの保存先や操作方法は、利用するメールサービスによって異なります。Gmail以外の代表的なメールサービスとして、ここではOutlookとAppleメールでのアーカイブ方法を紹介します。
Outlookでメールをアーカイブする方法
Outlookでメールをアーカイブすると、対象のメールは「アーカイブ」フォルダーに移動します。受信トレイからは非表示になりますが、メール自体は削除されないため、後から確認できます。
Outlookでメールをアーカイブする主な手順は以下のとおりです。
- １．アーカイブしたいメールを選択する
- ２．画面上部のメニュー、または右クリックメニューから「アーカイブ」を選択する
- ３．対象のメールが「アーカイブ」フォルダーに移動する
アーカイブしたメールを受信トレイに戻す場合は、「アーカイブ」フォルダーを開き、対象メールを受信トレイなど任意のフォルダーへ移動します。Gmailでは「すべてのメール」に保存されますが、Outlookではフォルダー単位で管理される点が違いです。
Appleメールでメールをアーカイブする方法
Appleメールでメールをアーカイブすると、対象のメールは「アーカイブ」メールボックスに保存されます。iPhoneやMacの標準メールアプリで、メールを削除せずに受信トレイを整理したい場合に便利です。
iPhoneでメールをアーカイブする主な手順は以下のとおりです。
- １．メール一覧でアーカイブしたいメールを左にスワイプする
- ２．「アーカイブ」をタップする
- ３．対象のメールが「アーカイブ」メールボックスに移動する
Macの場合は、対象のメールを選択し、画面上部のアーカイブボタンをクリックするとアーカイブできます。アーカイブしたメールを受信トレイに戻す場合は、「アーカイブ」メールボックスから対象メールを選択し、移動アイコンから受信トレイを指定します。
なお、Appleメールでは設定によって、スワイプ操作がアーカイブではなく削除になる場合があります。誤って必要なメールを削除しないよう、事前にメールアプリの設定を確認しておきましょう。
メールアーカイブを効率化するなら専用システムも選択肢
GmailやOutlook、Appleメールなどの標準機能でもメールの整理は可能ですが、業務で大量のメールを扱う場合は管理が煩雑になりやすい傾向があります。
特に、長期保管や社内全体での一元管理が必要な場合は、手作業での運用に限界を感じることもあるでしょう。こうした課題を解消したい場合は、メールアーカイブシステムの導入も検討してみましょう。
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Gmailでアーカイブしたメールの扱い方
アーカイブしたメールはどのように扱えばよいのでしょうか。
アーカイブしたメールに検索をかける
Googleが誇る検索機能はGmailのメール検索にも活かされています。メールについて詳細な情報が分からなくても、キーワードを入れれば高精度でメールがヒットします。
アーカイブしたメールを検索するには、「すべてのメール」で検索を行いましょう。受信トレイからは見えなくなっているため、そちらで検索してもヒットしません。
「すべてのメール」で、アーカイブしたメールだけを表示したい場合は検索欄に以下の記述を入力しましょう。
- -in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox
この記述は、特定のフォルダに存在するメールを検索結果から除外するという意味です。それぞれの単語の意味は以下のとおりです。
- in:spam：迷惑メール
- in:trash：ゴミ箱
- is:sent：送信済み
- in:drafts：下書き中
- in:inbox：受信トレイ
アーカイブしたメールを受信トレイに戻す
パソコンで、アーカイブしたメールを受信トレイに戻す手順は以下のとおりです。
- １．戻したいメールのチェックボックスをクリックする
- ２．「受信トレイに移動」アイコンをクリックする
「受信トレイに移動」アイコンは下矢印が描かれています。アーカイブアイコンと似ていますが、カーソルを合わせると「受信トレイに移動」と表示されるため判別できます。スマートフォンでは、メールを選択してメニューボタンをタップし、「受信トレイに移動」を選びましょう。
アーカイブしたメールを消去する
アーカイブしたメールは、通常のメールと同じように削除できます。手順は以下のとおりです。
- １．削除したいメールのチェックボックスをクリックする
- ２．ゴミ箱のアイコンをクリックする
スマートフォンでも、メールを長押しして選択し、ゴミ箱アイコンをタップすることでメールをゴミ箱に移動できます。ゴミ箱に移動したメールは30日の経過で自動的に消去されますが、手動で完全に削除することも可能です。
メールアーカイブ機能を利用して受信トレイの整理整頓を！
メールアーカイブとは、受信トレイにあるメールを削除することなく見えないようにする機能です。
Gmailではメール一覧から個別にメールを確認しながら行うほか、確認せずにまとめてアーカイブすることも可能です。アーカイブしたメールは「すべてのメール」から検索や閲覧、移動、消去が可能です。これらの機能を活用し、快適にメールを使いましょう。
一方で、業務で大量のメールを扱う場合は、管理や検索に手間がかかることもあります。そのような場合は、メールアーカイブシステムを活用することで、長期保管や社内での一元管理を効率化できます。メールアーカイブシステムの情報収集に、ITトレンドの資料請求をぜひお役立てください。
