メールアーカイブとは
メールアーカイブの概要を見ていきましょう。
メールを削除せず受信トレイから消す機能
メールは消さなければどんどん受信トレイにたまります。必要でないメールまで多く残っていては不便でしょう。
受信トレイを整理するもっとも簡単な方法はすべてのメールを削除することです。しかし、これでは重要なメールまで消してしまいかねません。
そのような時に有効なのがメールアーカイブです。これは削除することなくメールを見えない状態にして保存する機能です。削除するのと同じように受信トレイを整理できますが、あとで読み返すことが可能です。
削除との違い：移動後のメールが無期限で保存可能
メールアーカイブ機能を使ったメールは受信トレイからは消されます。
しかし、完全に削除されてしまったわけではありません。受信トレイ以外の場所から確認できます。あくまで受信トレイからは見えないようにしているだけで、メールそのものを消しているわけではないのです。
アーカイブ（archive）とは英単語で記録保管所という意味です。つまり、メールアーカイブはメールを受信トレイから保管所に移動させる機能といえます。
一定期間が経過すると自動で削除されるゴミ箱と違い、メールアーカイブしたものは無期限に保存できます。
Gmailでメールアーカイブをする方法
では、Gmailでメールアーカイブを行う方法を紹介します。
メールを個別にアーカイブする
パソコンでメールを１通ずつ確認しながらアーカイブする場合におすすめの方法です。メールを開かずにアーカイブする手順は以下のとおりです。
- １．メール一覧でアーカイブしたいメールを選択する
- ２．右端にメニューが表示される
- ３．メニューから、アーカイブアイコン（下矢印が描かれたもの）を選択する
アイコンにカーソルを合わせると「アーカイブ」と表示されるため、間違える心配はありません。さらに、アーカイブした直後であれば、画面左下に「スレッドをアーカイブしました。取消」と表示されます。「取消」の部分をクリックすると、メールは受信トレイに戻ります。
また、メールを開いている状態でもアーカイブ可能です。画面上部にアーカイブアイコンが表示されているため、それをクリックしましょう。ちなみに、スマートフォンでは受信トレイでメールをスワイプするだけでアーカイブできます。
複数のメールをまとめてアーカイブする
既読メールや読む必要のないメールをアーカイブする場合におすすめの方法です。メール一覧で複数のメールを一度にアーカイブするもので、手順は以下のとおりです。
- １．アーカイブしたいメールの左端のチェックボックスをクリックする
- ２．画面上部に表示されるアーカイブアイコンをクリックする
手順２でクリックするアーカイブアイコンは、普段は表示されていません。メールのチェックボックスをクリックした際に表示されます。
ちなみに、スマートフォンではチェックボックスをクリックする代わりに、メールを長押しすることで選択できます。選択するとアーカイブアイコンが画面上部に表示されるため、それをクリックすることでアーカイブ可能です。
Gmailでアーカイブしたメールの扱い方
アーカイブしたメールはどのように扱えばよいのでしょうか。
アーカイブしたメールに検索をかける
Googleが誇る検索機能はGmailのメール検索にも活かされています。メールについて詳細な情報が分からなくても、キーワードを入れれば高精度でメールがヒットします。
アーカイブしたメールを検索するには、「すべてのメール」フォルダで検索を行いましょう。受信トレイからは見えなくなっているため、そちらで検索してもヒットしません。
「すべてのメール」フォルダで、アーカイブしたメールだけを表示したい場合は検索欄に以下の記述を入力しましょう。
- -in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox
この記述は、特定のフォルダに存在するメールを検索結果から除外するという意味です。それぞれの単語の意味は以下のとおりです。
- in:spam：迷惑メール
- in:trash：ゴミ箱
- is:sent：送信済み
- in:drafts：下書き中
- in:inbox：受信トレイ
アーカイブしたメールを受信トレイに戻す
パソコンで、アーカイブしたメールを受信トレイに戻す手順は以下のとおりです。
- １．戻したいメールのチェックボックスをクリックする
- ２．「受信トレイに移動」アイコンをクリックする
「受信トレイに移動」アイコンは下矢印が描かれています。アーカイブアイコンと似ていますが、カーソルを合わせると「受信トレイに移動」と表示されるため判別できます。スマートフォンでは、メールを選択してメニューボタンをタップし、「受信トレイに移動」を選びましょう。
アーカイブしたメールを消去する
アーカイブしたメールは、通常のメールと同じように削除できます。手順は以下のとおりです。
- １．削除したいメールのチェックボックスをクリックする
- ２．ゴミ箱のアイコンをクリックする
スマートフォンでも、メールを長押しして選択し、ゴミ箱アイコンをタップすることでメールをゴミ箱に移動できます。ゴミ箱に移動したメールは30日の経過で自動的に消去されますが、手動で完全に削除することも可能です。
メールアーカイブ機能を利用して受信トレイの整理整頓を！
メールアーカイブとは、受信トレイにあるメールを削除することなく見えないようにする機能です。
Gmailではメール一覧から個別にメールを確認しながら行うほか、確認せずにまとめてアーカイブすることも可能です。アーカイブしたメールは「すべてのメール」から検索や閲覧、移動、消去が可能です。これらの機能を活用し、快適にメールを使いましょう。
