メールアーカイブとは
メールアーカイブとは、メールを削除することなく、見えない状態にして保存する機能です。メールを受信トレイから別のサーバに移動させ、必要な時に検索・表示することができます。一定期間が経過すると自動で削除されるゴミ箱と違い、メールアーカイブしたものは無期限に保存が可能です。Gmailやoutlookなどさまざまなメールサービスで利用でき、日々蓄積されてゆくメールの整理や重要なメールの保管に活用されています。
メールアーカイブについて、以下の記事で詳しく解説しています。
メールアーカイブ製品の選定ポイント
最適なメールアーカイブ製品を導入するにあたり、提供形態や検索機能、セキュリティ面などに注目する必要があります。ここからは、メールアーカイブ製品を選ぶポイントを紹介します。
１．提供形態や保存容量が自社にあっているか
メールアーカイブ製品の提供形態には大きく分けて「オンプレミス」「アプライアンス」「クラウド」の３種類があります。
オンプレミスとは自社内にシステムを構築する方法であり、クラウドはWeb上にあるシステムを利用する方法です。アプライアンスとは、すでにソフトウェアがインストールされた専用機器のことです。
提供形態によってカスタマイズの柔軟性や、費用が変わります。最近では、初期費用を抑えて導入できるクラウドサービスを選ぶ企業が多くなっています。また、アーカイブするメールはストレージ内に保管されるため、自社の規模にあった容量が必要です。従業員数と受信するメールの量・サイズ・保存期間を考慮し、適切なストレージ容量の製品を選択しましょう。
２．十分な検索機能が備わっているか
監査やトラブルが発生したときに、メールの検索機能が必要となる場合があるでしょう。アーカイブされたメールは膨大な量になり、量に比例して検索スピードは遅くなる傾向があります。
そのため、大量のメールの中から該当するメールを素早く検索できる機能が求められます。どのような条件を指定して検索するのか、添付ファイルの内容まで検索するのかなど、具体的な条件を考慮して製品を選びましょう。
３．セキュリティ機能は充実しているか
メールには重要な情報を含む場合があるため、十分なセキュリティ機能が必要です。アクセス権限設定や、削除防止機能、検索・閲覧履歴の保存などのログ管理機能が必要です。
システム管理者以外にも適切な社員がアクセスできるようにしつつ、操作の内容が記録されることで、迅速かつ安全に管理できるでしょう。また、保存データの暗号化によりセキュリティ強度を高められます。
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【比較表】おすすめのメールアーカイブ製品一覧
ここでは、この記事で紹介している一部製品の比較表を紹介しています。
各製品の詳細情報については、後ほど紹介していますので、気になる製品をチェックしてみてください。また、ITトレンドでは実際の資料請求数を元に人気製品をランキング形式で紹介していますので、気になる方はチェックしてみてください。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
おすすめのメールアーカイブサービス・製品
おすすめのメールアーカイブ製品を紹介します。各製品の特徴を解説するので比較してみましょう。
MailStore Server (メールストア サーバー)
製品・サービスのPOINT
- 簡単な操作でいつでも必要なメールを取り出すことができます
- メールデータをサーバ上で安全に保管し、集中管理が可能
- 充実したセキュリティ機能を提供します
ウェアポータル株式会社が提供する「MailStore Server(メールストア サーバー)」は、使いやすくコストパフォーマンスが高いメールアーカイブソフトウェアです。ライセンスは最小５ユーザーで27,500円から利用可能。１ユーザー単位で追加できるため、一般企業や公共機関、教育機関など企業規模を問わず使いやすいでしょう。
《Mail Vault》のPOINT
- 保存性と検索性、セキュリティ性を確保
- 1メールアドレス 150円/月で使えるメールアーカイブ
- 30日間の無料トライアルあり
SBテクノロジー株式会社が提供する「Mail Vault」は、Office 365 Exchange Online向けのクラウド型メールアーカイブシステムです。受信したメールはすべて削除・改ざんができない形で保管され、効果的に内部統制を行えます。メールを保存する機能だけでなく、検索性やセキュリティのバランスが良い製品です。
《IIJセキュアMXサービス》のPOINT
- お客様のメール環境に応じた導入・運用が可能
- 送受信メールを国内データセンターのストレージでアーカイブ
- メール本文を含めた高速全文検索に対応
株式会社インターネットイニシアティブ提供の「IIJセキュアMXサービス」は、「脅威メールフィルタ」「経路暗号化」「送信ドメイン認証」など、メールボックス環境を守る機能を豊富に取り揃えています。容量無制限、保存期間１年～10年で設定可能なアドバンスドアーカイブは、オプションで利用可能です。
まだまだある！その他のメールアーカイブシステム
そのほかのメールアーカイブシステムを紹介します。
MailBase
サイバーソリューションズ株式会社が提供する「MailBase」は、大規模事業者向けの高機能・高性能なメールアーカイブシステムです。メール環境が変わってもそのまま利用でき、メールの追跡管理や検索、監査にいたるまで必要な機能を網羅しています。12年連続国内売り上げNo.１を誇る実績もポイントです。
GUARDIANWALL Mailセキュリティ
キヤノンITソリューションズ株式会社が提供する「GUARDIANWALL Mailセキュリティ」は、総合的な対策を行えるメールセキュリティ製品です。添付ファイルは自動でZIP暗号化し、宛先もBCCに自動変換されるため、一斉配信による個人情報漏洩にも役立ちます。メールアーカイブ機能や全文検索機能が搭載されているため、監査業務も手軽に行えます。
WISE Audit
株式会社エアーが提供する「WISE Audit」は、高速検索・大規模対応ができるメールアーカイブ製品です。アーカイブ機能だけでなくフィルタリング機能も充実しており、誤送信防止や情報漏えい対策にも効果があります。また、1,000万通のメールも１秒で検索できるスピードが魅力です。
Active! vault SS
株式会社クオリティアが提供する「Active! vault SS」は、セキュリティ強度が高いメールアーカイブ製品です。容量は無制限であり、自社の状況に合わせてメールの保存期間を選べるため無駄がありません。高度な日本語検索機能があり、使いやすいインターフェースもポイントです。24時間・365日体制のサポートがあるため、安心して使えるでしょう。
最適なメールアーカイブ導入で社内メール検索の効率化を！
メールアーカイブ製品を導入すれば、誤ってメールを削除してしまうことや改ざんなどを防ぎ、適切な状態で保管が可能となり、トラブル発生時のメール検索も行えます。しかし、製品によって検索のスピードやセキュリティ機能などが異なるため、自社に適しているか確認してください。最適なメールアーカイブ製品を導入して、メールを効率良く管理しましょう。
