不動産業務支援システムとはどのような仕組みか
活用場面を見る前に、何を担う仕組みなのかを押さえておきましょう。担う範囲が製品によって異なるため、全体像をつかんでおくと比較しやすくなります。
不動産業務支援システムの基本的な役割
不動産業務支援システムとは、物件情報の管理、顧客情報の管理、広告の掲載、契約に関わる書類の作成といった業務をまとめて扱う仕組みです。担う範囲は製品によって差があり、特定の業務に特化したものもあります。
物件情報を一度登録すれば、広告用の資料や紹介の書類に反映できる構成が中心です。顧客からの問い合わせと物件を結び付けて記録し、対応の経緯を残せる製品もあります。日々の業務で扱う情報を一か所にまとめることが、基本の考え方です。
導入が検討される背景
物件情報を複数の掲載先へそれぞれ入力する運用では、同じ内容を何度も打ち込むことになります。件数が多いほど時間がかかり、掲載先ごとに内容が食い違う可能性も生じます。
顧客対応でも、問い合わせの記録が担当者の手元にとどまっていると、不在時に状況が分かりません。物件の紹介履歴が残っていなければ、同じ物件を重ねて案内してしまうこともあります。こうした状況が導入を検討する起点になります。
業態から見た活用場面
事例で扱われる場面は、業態によって重点が異なります。三つに分けて確認します。
賃貸仲介での活用
物件の回転が速く、扱う件数が多い業態です。空室の状況を反映しながら、複数の掲載先へ情報を届ける作業に時間がかかります。掲載内容をまとめて更新できる仕組みが役立つ領域です。
来店した顧客への物件紹介では、条件を入力して候補を絞り込み、その場で資料を出力する使い方が採られます。紹介した物件と反応を記録しておけば、次回の来店時に経緯を踏まえた提案ができます。繁忙期に担当者が入れ替わる場面でも、記録があれば引き継ぎやすくなります。
売買仲介での活用
一件あたりの検討期間が長く、扱う書類も多い業態です。査定から媒介契約、広告、内覧、契約、引き渡しまでの工程が続くため、案件ごとの進捗を把握する仕組みが求められます。
査定の資料を作成する機能を備えた製品もあります。周辺の取引情報を参照しながら資料を組み立てられれば、提案の準備にかかる時間を抑えられます。ただし、提示する内容の根拠は自社で説明できる必要があるため、参照するデータの出所も確認しておきましょう。
管理業務での活用
入居者の情報、家賃の入金状況、修繕の依頼、契約の更新時期といった情報を継続して扱う業態です。物件と入居者を結び付けて管理し、期限が近づいた際に把握できる状態を作ることが中心になります。
入金の消し込みや督促の管理、オーナーへの報告資料の作成に対応する製品もあります。扱う情報が長期にわたって蓄積されるため、過去の経緯を検索できるかも確認しておきたい要素です。仲介の業務と管理の業務を同じ仕組みで扱うかどうかは、体制によって判断が分かれます。
業務の工程から見た活用場面
業態を問わず共通する工程もあります。二つに分けて確認します。
物件情報の登録と広告掲載
物件の情報を一度登録し、複数の掲載先へまとめて反映する使い方です。入力の回数を減らせるほか、内容の食い違いも生じにくくなります。
間取り図や写真の管理、広告用の資料の作成に対応する製品もあります。掲載先ごとに求められる形式が異なるため、自社が利用している掲載先に対応しているかは事前に確認が必要です。対応していない掲載先が残る場合、その分の手作業は続きます。
顧客対応と契約手続き
問い合わせの受付から、内覧の調整、申し込み、契約までの流れを記録する使い方です。誰がいつどの物件を案内したかが残るため、担当者が不在でも状況を確認できます。
契約に関わる書類の作成に対応する製品もあります。書面の電子化については、法令にもとづく要件が定められており、対応の範囲は製品によって異なります。実務でどこまで電子化できるかは、所管の窓口や業界団体の案内を確認しながら判断しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で不動産業務支援システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
事例を読み解く際の着眼点
公開されている事例をそのまま自社に当てはめると、想定と異なる結果になることがあります。読む際に確認したい点を二つ挙げます。
業態と店舗数の前提
賃貸仲介と売買仲介、管理業務では、必要な機能も業務の流れも異なります。一店舗で運営している場合と、複数店舗を展開している場合でも、求められる情報共有の範囲が変わります。
自社と比べる際は、業態、店舗数、担当者の人数、扱う物件の件数を照らし合わせましょう。前提が大きく異なる事例は、参考にする範囲を限定して読むことが求められます。複数の業態を兼ねている場合は、どの業務から着手したかにも注目するとよいでしょう。
効果の測り方と運用変更の有無
入力の時間が減った、問い合わせへの対応が早くなったという記述は、導入前の状態を前提としています。どの作業を対象にした比較なのかも確認したい点です。
成果はシステムだけでなく、業務の進め方を変えたことによってもたらされている場合があります。物件情報の登録の担当を決めた、対応の記録を残す手順を定めたといった取り組みが同時に行われていることもあります。何を変えた結果なのかを分けて読むと、自社で再現できる部分が見えてきます。
自社に当てはめる進め方
事例を踏まえて検討を進める際の手順を整理します。対象業務を決めるところから始めましょう。
対象業務と店舗規模の整理
最初に、どの業務を対象にするのかを決めます。物件情報の管理と広告掲載が中心なのか、顧客対応の記録まで含めるのか、管理業務も対象にするのかによって、選ぶべき製品が変わります。
あわせて、店舗数と利用する人数、扱う物件の件数も整理しましょう。人数や件数に応じた料金体系を採る製品が多く、規模の想定は費用の試算に直結します。今後の出店の予定があれば、その計画も含めて伝えておくと提案を受けやすくなります。
外部サービスとの連携範囲
利用している物件情報の掲載先に対応しているかは、効果を左右する要素です。対応していない掲載先が残ると、その分の入力作業は続きます。利用中の掲載先の名称を伝えて確認しましょう。
会計システムや電子契約のサービスとの連携も確認点です。管理業務を扱う場合は、入金の情報をどう取り込むかも整理しておく必要があります。連携できない部分がどれだけ残るかを把握したうえで、判断することをおすすめします。
費用とサポート範囲の確認
料金は、店舗数や利用人数に応じた月額制、機能ごとのプラン分け、初期費用と月額の組み合わせなど、製品によって考え方が異なります。掲載先との連携が別料金となる場合もあるため、総額で比べることが必要です。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。操作方法の案内にとどまるのか、既存データの取り込みや初期設定を支援してもらえるのかは製品ごとに差があります。繁忙期に問い合わせが集中しやすいため、その時期の対応体制も確認しておきましょう。
業態・工程別に選べる不動産業務支援システム
賃貸仲介や管理業務の工程にあわせて検討できるシステムを紹介します。
ITANDI 賃貸管理 基幹システムセット
- 現状の体制のまま外部システムと連携でき、業務効率をさらに加速
- 万全のシステム体制により、快適で安定した利用が可能
- CSの不動産知見が強い高品質のサポート体制で成果最大化を支援
イタンジ株式会社が提供する「ITANDI 賃貸管理 基幹システムセット」は、賃貸仲介から管理業務までを扱う不動産業務支援システムです。物件情報の登録から契約手続きまでを一連の流れで扱える構成になっており、複数の業務を個別のツールで管理する手間を抑えられます。
クラウド型賃貸仲介システムSP-R
- 各不動産ポータルサイトへ一括でまとめて出稿可能
- 顧客データベースを自動で作成し、メール営業も自動で対応
- 賃貸管理システムとのリアルタイム連携で物件情報を一元管理
株式会社ビジュアルリサーチが提供する「クラウド型賃貸仲介システムSP-R」は、賃貸仲介業務を支援するクラウド型のシステムです。物件情報の管理と反響対応を扱う機能を備えており、仲介会社の日々の業務にあわせた運用がしやすい構成になっています。
【リモデラ】AI退去立会
- 日程調整・移動・立会時間がゼロ
- AIでガイドライン遵守
- 日本語が苦手な外国人でも安心
REMODELA株式会社（リモデラ）が提供する「【リモデラ】AI退去立会」は、退去時の立会業務を支援するサービスです。原状回復の判断にかかわる確認作業を効率化する機能を備えており、管理業務の中でも工数がかかりやすい工程の負担軽減に活用できます。
AI査定プロ （株式会社コラビット）
- 最短45秒で高精度な査定書を作成
- 55種類のパワポ用デザインテンプレートを提供
- AIが査定根拠を明示し、説明を容易にします。
SRE AI査定 CLOUD （SRE AI Partners株式会社）
- 最短5分で査定書作成、迅速な提案が可能
- 豊富なデータとAIによる高精度な査定
- 査定書のデザイン変更で自社の強みを表現します。
不動産業務支援システムに関するよくある質問
導入を検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 一店舗でも導入する意味はありますか？
- 店舗数が少なくても、物件情報の入力や問い合わせ対応に時間がかかっている場合は効果が見込めます。少人数向けのプランを用意する製品もあります。現在の作業時間を整理し、費用の見合いを検討するとよいでしょう。
- Q2： 仲介と管理を同じシステムで扱えますか？
- 両方に対応する製品もありますが、それぞれに特化した製品と比べて機能の細かさが異なる場合があります。どちらの業務を重視するかを整理し、必要な機能を満たすかを確認したうえで判断しましょう。
- Q3： 既存のデータは移行できますか？
- 物件や顧客の情報を取り込める製品もありますが、対応する形式や項目には差があります。現在使用しているシステムや管理方法を伝えたうえで、移行できる範囲と作業の期間を確認しておきましょう。
- Q4： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 対象業務の範囲や既存データの移行量、掲載先との連携設定によって幅があります。物件情報の管理から始める場合は短期間で立ち上げられる一方、複数店舗への展開や管理業務まで含める場合は準備に時間を要します。繁忙期を避けた計画を立てましょう。
まとめ
不動産業務支援システムの事例では、賃貸仲介、売買仲介、管理業務という業態ごとに使われ方が分かれます。物件情報の登録と広告掲載、顧客対応と契約手続きは、業態を問わず扱われる工程です。事例を読む際は、業態や店舗数の前提と、業務の進め方をどう変えたかまで確認しましょう。対象業務と規模を整理したうえで、掲載先との連携や費用、サポートを比べて選ぶことをおすすめします。
