不動産業務支援システムとは
不動産業務支援システムとは、不動産会社が行う多様な業務をデジタル化・自動化し、収益向上を支援するソフトウェアです。物件管理や契約手続き、顧客対応、営業活動などをクラウド上で一元管理でき、社内の情報共有とミス防止を実現します。
賃貸管理・売買仲介・不動産投資などの業態に応じて最適化されており、自社の規模や業務内容に合ったシステムを選定することが重要です。
不動産業務支援システムの主な機能
不動産業務支援システムは、営業・管理・経理といった各部門の情報を統合し、部門間の連携を強化します。これにより担当者間の情報共有がスムーズになり、ミスや重複作業を防止できます。ここでは、主要な機能についてわかりやすく解説します。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 物件管理機能 | ●物件情報の登録、更新（所在地、間取り、賃料・販売価格、築年数など） ●空室や入居状況のリアルタイム管理 ●写真や間取り図の登録、管理 ●エリアや価格帯などでの物件検索 ●各種ポータルサイト（SUUMO、HOME'Sなど）への一括連携 |
| 契約管理機能 | ●契約書の自動作成（重要事項説明書、賃貸借契約書、売買契約書など） ●電子署名や電子押印による電子契約 ●契約更新や解約のスケジュール管理 ●契約満了時期の通知アラート |
| 顧客管理機能（CRM） | ●見込み客情報の管理（問い合わせ履歴、希望条件、内覧履歴など） ●顧客ごとの対応履歴の記録（電話・メール・来店など） ●追客管理（自動フォローアップメールの送信、リマインダー通知） ●AIを活用した最適な物件提案 |
| 営業支援機能 | ●過去の取引データや相場情報をもとにした物件査定 ●広告出稿支援（Google広告、SNS広告、ポータルサイトへの連携） ●営業レポートの自動作成（成約率、問い合わせ数、広告効果分析など） |
| 帳票作成機能 | ●重要事項説明書の自動作成 ●契約書のフォーマット管理（テンプレート機能） ●各種届出書類の作成（住宅ローン関連書類、税務関連書類など） |
| 会計・経理機能 | ●家賃管理（自動請求、支払い状況の確認） ●請求書や領収書の自動発行 ●オーナー向け収支報告書の作成 ●外部会計ソフトとの連携 |
これらの機能を活用することで、業務の自動化や情報の一元化が実現し、社内の業務効率と正確性が大幅に向上します。また、「賃貸管理システム」や「不動産査定ツール」など特定業務に特化した支援ソフトを組み合わせることで、より自社に最適な業務効率化を図れます。
不動産業務支援システムの導入メリット
不動産業務支援システムを導入することで、業務の効率化や人的ミスの防止、コスト削減など、さまざまなメリットが得られます。ここでは、主な４つのメリットについて解説します。
物件・契約管理の手間を大幅に削減
物件情報や契約内容の入力・更新作業がデジタル化されることで、管理業務の効率が飛躍的に向上します。例えば、賃貸物件の空室状況や入居者情報、契約更新のスケジュールなどを一元的に管理でき、Excelなどの手作業に比べて工数を大幅に削減可能です。
特に管理物件数が多い企業では、担当者ごとの作業負担を均一化できる点が大きなメリットです。
契約手続きや情報登録ミスの防止
契約書の作成や物件情報の入力を手作業で行っていると、記載ミスや入力漏れが発生しやすくなります。不動産業務支援システムには、契約書のテンプレート機能や更新期日のリマインド通知などが備わっており、人的ミスの防止に効果的です。
物件情報もマスターデータとして管理されるため、入力の重複や整合性の問題も解消され、情報の正確性が高まります。ミスを減らすことで顧客トラブルのリスクも低減し、コンプライアンス強化にもつながります。
顧客への対応スピードと提案力が向上
顧客の希望条件や過去の問い合わせ、内覧履歴などを一元管理することで、営業担当者は顧客ニーズに即した物件をスムーズに提案できます。「○○沿線・ペット可」といった細かな条件にも迅速に対応可能です。さらに、AIを活用したレコメンド機能を使えば、顧客の行動履歴や閲覧傾向から最適な物件を自動提案でき、成約率の向上や追客工数の削減も期待できます。
スピーディーかつ的確な対応は顧客満足度の向上につながり、信頼関係の構築にも寄与します。特に競合他社とのスピード勝負になる場面では、情報の即時共有や提案力の高さが差別化要因となり、営業成果の底上げにつながります。
紙業務や広告出稿の効率化によるコスト削減
これまで紙で行っていた契約書の作成や郵送業務を電子化することで、印刷費や郵送費、保管コストなどを削減できます。また、複数の不動産ポータルサイトへの広告出稿を一括管理できる機能を活用すれば、出稿業務の手間を省きつつ、広告費の最適化も実現可能です。
さらに、クラウド型システムの導入により、事務所間のデータ共有や承認フローもオンライン化されます。これにより、バックオフィス業務の工数削減が進み、ペーパーレス化と広告管理の効率化を同時に達成。年間コストの大幅削減と業務スピードの向上が見込めます。
不動産業務支援システムの選び方
不動産業務支援システムを導入する際は、自社の業務内容や運用体制に合った製品を選ぶことが重要です。ここでは、不動産業界ならではの視点から、押さえておきたい３つの選定ポイントを解説します。
取り扱い業務に合った管理機能があるか
賃貸管理、売買仲介、物件仕入れ、オーナー対応など、不動産業の業態や業務フローによって必要な機能は異なります。例えば、管理物件が多い場合は家賃管理や入居者対応に強いシステムが望ましいでしょう。
売買が中心の場合は、査定・契約書作成・顧客管理に優れたシステムが適しています。導入前には、自社の業務フローを洗い出し、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。
ほかの業務システムとスムーズに連携できるか
既存の業務フローを大きく変えずに不動産業務システムを導入するには、ほかのツールとの連携性も重要なポイントです。例えば、会計ソフトと連携すれば家賃の入金管理が自動化され、電子契約サービスと連携することで非対面での契約手続きも効率よく進められます。
システム間でのデータ連携がスムーズに行えるかどうかは、日々の業務効率やトラブルの少なさに直結する重要な要素です。自社の課題を整理したうえで、複数製品の資料を比較検討するのが最も確実です。
不動産業務に精通したサポートが受けられるか
不動産業界では法改正や書式変更が頻繁に発生するため、導入後のサポート体制は非常に重要です。特に、ITに不慣れなスタッフが多い職場では、初期設定や操作説明の丁寧さに加え、業界知識のある担当者が対応してくれるかどうかが安心材料になります。サポートの範囲、対応方法（電話・チャット・訪問など）、対応時間帯なども事前に確認しておきましょう。
不動産業務支援システムの導入ステップ
不動産業務支援システムを導入する際は、現場の課題を明確にし、段階的に進めることが成功のポイントです。ここでは、スムーズな導入を実現するための３つのステップを紹介します。
ステップ1：現状業務の整理と課題の洗い出し
まずは、物件管理や契約管理、顧客対応など、現在の業務フローを可視化します。そのうえで、手作業が多い部分や情報共有が滞っている箇所を洗い出し、システム導入で解決すべき課題を明確にしましょう。
ステップ2：必要機能の選定と製品比較
課題が整理できたら、それを解決できる機能をリストアップします。例えば「入出金管理を自動化したい」「非対面契約を実現したい」といった具体的な要件を設定し、複数のシステムを比較検討しましょう。無料トライアルやデモを活用するのも効果的です。
ステップ3：社内への共有と運用体制の整備
導入後に定着させるためには、操作マニュアルの整備や社内説明会の開催など、社内全体の理解促進が欠かせません。導入担当者だけでなく、営業・管理・経理など部署横断で運用ルールを統一することがポイントです。
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おすすめの不動産業務支援システムを比較
不動産会社での導入実績が豊富なおすすめの不動産業務支援システムを厳選して紹介します。クラウド型・オンプレミス型など導入形態や価格帯も幅広く、事業規模に合わせて選択可能です。
賃貸名人
株式会社ダンゴネットが提供する「賃貸名人」は、契約管理・家賃管理・修繕対応など賃貸業務全体を一元管理できるオンプレミス型のシステムです。ファームバンキングや自動更新管理、豊富な帳票出力機能など、実務に即した機能が充実しています。長年の運用実績があり、中小規模の賃貸管理会社にも導入しやすい安定性と操作性が特徴です。
参考価格：198,000円～
らくらく賃貸管理
株式会社いえらぶGROUPが提供する「らくらく賃貸管理」は、賃貸管理から集客・内見予約・Web申込まで、賃貸業務をクラウド上で一元化できるシステムです。物件情報をもとに入居者募集や帳票作成まで連携でき、二重入力の手間を削減。契約書発行や入出金管理の自動化にも対応し、業務の属人化防止と効率化を同時に実現します。
参考価格：月額10,000円～、初期費用別途必要
i-SP/SP－Ⅱ
株式会社ビジュアルリサーチが提供する「i-SP/SP－Ⅱ」は、契約・更新・入出金・修繕対応など賃貸管理業務を幅広くサポートするシステムです。クラウド型のSP-Ⅱは中小規模、オンプレミス型のi-SPは大規模管理に適しており、仲介システムや反社チェックなど多彩なオプションも利用可能。全国４千社超の導入実績があり、安定した運用と丁寧なサポートが評価されています。
参考価格：初期費用100,000円、月額10,000円～（SP-Ⅱ）
Sales Cloud
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Sales Cloud」は、不動産営業における顧客対応や案件管理を効率化できるクラウド型営業支援・CRMシステムです。物件問い合わせの履歴管理、顧客ごとの対応状況の可視化、進捗に応じた自動フォローなど、成約までのプロセスを一貫して管理できます。外出先からのアクセスやスマートフォン対応も可能で、営業活動の質とスピードを向上させたい企業に最適です。
参考価格：月額9,600円～39,600円/ユーザー
kintone
サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、物件管理や顧客対応、契約進捗などを業務ごとに自由にカスタマイズできるクラウド型業務管理システムです。ノーコードでアプリが作成できるため、例えば「内覧予約管理」「オーナー対応履歴」など、不動産業務に特化した管理項目もスピーディーに構築可能。拠点ごとの情報共有や営業状況の見える化を進めたい不動産会社におすすめです。
参考価格：ベンダーへお問い合わせください
不動産業務支援システムの最新動向・トレンド
近年の不動産業界では、DX（デジタルトランスフォーメーション）の加速により、業務支援システムにも新たな機能や技術が次々と登場しています。ここでは注目すべき最新トレンドを紹介します。
AI・RPAによる業務自動化の進展
AIを活用した自動査定やチャットボットによる問い合わせ対応、RPAによる定型業務の自動処理など、人手に頼っていた作業の効率化が進んでいます。特に見込み客の行動分析や成約率予測など、データドリブンな営業支援機能が注目されています。
チャットボットやRPAの導入を検討している方は、以下の記事でおすすめ製品を比較しているので、ぜひ参考にしてください。
クラウド化と非対面対応の拡大
リモートワークの普及やオンライン契約の需要拡大により、クラウド型の不動産業務支援システムが主流となっています。電子契約やオンライン内見機能を標準搭載する製品も増えており、顧客とのやり取りをすべてデジタルで完結できる環境が整いつつあります。
データ連携による経営分析・DX推進
近年は、会計ソフトやBIツールと連携し、物件・顧客・収益データを一元的に分析する取り組みも広がっています。データに基づく経営判断を支援することで、不動産会社全体のDX推進に寄与するケースが増えています。
BIツールの概要や種類、導入メリットを知りたい方は、以下の記事でおすすめ製品とあわせてわかりやすく解説しています。ぜひご覧ください。
まとめ
不動産業務支援システムは、物件管理や契約業務、顧客対応などを効率化し、ミスの削減やコストダウンに貢献します。業務の属人化を防ぎ、正確でスピーディーな対応を実現できる点も大きな魅力です。
導入の際は、自社の業態や業務フローに合った機能が備わっているかを確認し、複数製品を比較して最適なシステムを選ぶことが成功の鍵です。「どのシステムを選べばよいか迷っている」という方は、ITトレンドの資料請求サービスを活用して、効率的に情報を収集しましょう。
