賃貸管理とは？初心者でもわかる！５つの主な業務と課題解決法

賃貸管理とは

まずは、賃貸管理の主な業務や概要について見ていきましょう。

不動産の出入居に関わる管理のこと

賃貸管理とは、大きく分けて建物などのメンテナンス管理と、契約者・テナントに対する管理業務を行うことを指します。

主な賃貸管理業務は、家賃の回収など集金に関する業務や、クレーム・近隣トラブルの対応です。また、修理の手配や退居後のリフォームなどの業務も賃貸管理に含まれます。不動産の管理会社や仲介会社の場合は、契約や建物のメンテナンスといった賃貸管理業務を行います。また自分で不動産を所有しオーナー（大家）になった場合も、賃貸管理を行う必要があるでしょう。これらをまとめると、入居者の対応業務と建物管理業務の主な内容は、以下の表のとおりです。

管理会社は入居後、仲介会社は入居前の対応を行う

賃貸物件を契約する際、賃貸管理は物件の管理会社（大家）と仲介会社が行います。それぞれの主な役割を、以下にまとめました。

• 仲介会社の業務
• ●物件を契約して入居するまでの対応を行う
• ●入居者募集の広告作成
• ●内見の立ち合い
• ●契約時に重要事項を説明し賃貸借契約の締結、鍵の受け渡しを行う

• 管理会社の業務
• ●入居後の対応を行う
• ●契約者の代わりに物件を管理・維持する
• ●家賃の回収や退居時の手続き
• ●トラブル対応

また、管理会社と仲介会社の両方の役割を不動産会社が担っているケースもあります。

賃貸管理の業務内容

つづいては、賃貸管理の具体的な業務内容を解説します。

空室募集活動を行う

空室物件に対し、募集活動を行います。まずは近隣物件の価格や募集状況などを調査し、募集条件を作成します。さらに不動産仲介業者へメール・ファックス・DMなどで、物件紹介を積極的に行ってもらえるようアピールします。ニーズにあわせた魅力的なリノベーションや共用部分の改修を提案してみるのもよいでしょう。

家賃を集金する

代表的な賃貸管理業務として挙げられるのが、家賃が入金できているか確認する集金業務です。

家賃は入居者とトラブルになりやすい要素でもあるため、入金状況が把握できる表を作成し適切に管理しなければなりません。また未納の人がいる場合は、滞納者のリストを作成し督促する必要があります。基本的に管理会社・大家が家賃を回収しますが、滞納した場合は家賃保証会社が対応することもあります。

契約を更新する

物件の賃貸契約内容が変わった場合は、その内容を更新しなければなりません。例えば、賃料が変更になる場合、新しい内容の契約書を用意して、再度契約を交わします。また契約期間が決まっており契約満了が迫っているときは、その旨を入居者に知らせる必要があります。

解約の精算をする

賃貸管理では、退居時の手続きや解約の精算を行います。借主が物件を解約する際には、契約内容にもとづいて退居日（契約終了日）までの残家賃を計算します。契約によって異なりますが、基本的には日割りになるケースが多いでしょう。

物件を解約する際は原状回復が基本であり、修繕が必要な場合は費用を請求します。同時にクリーニングや修繕の手配を行うことが必要です。そのため、日割りの家賃や修繕/クリーニング費用を解約する際に精算し、敷金を返還します。

オーナーへ送金し、報告する

解約時に精算する費用は、大家（オーナー）に直接支払われる場合もありますが、管理会社が預かることもあるでしょう。このような場合は、毎月月初にオーナーへ預かった費用を送金し、保有している物件の状況を報告します。また管理会社がオーナーに報告する際は、送金明細やレポートを作成する業務が発生します。

賃貸管理形態の種類

賃貸管理を行うにあたり、エクセルなどを活用した自己管理や業務委託があるでしょう。主な管理形態の種類を紹介します。

■自己管理

入居者管理業務を、エクセルなどを使ってすべて自己（大家）で行う管理。入居者との関係を構築しやすく、コストを抑えられたり、建物の不具合などに気が付きやすいなどのメリットがある。一方で管理に手間がかかり、クレーム対応などの煩わしさもある。

■業務委託

賃貸管理業務全般を管理会社に委託する。手間がかからず、不動産の専門家に対応してもらえるメリットがある。しかしコストがかかることこと、管理会社によっては対応もまちまちになってしまうデメリットもある。

■賃貸管理ソフトを活用する

賃貸物件や顧客情報を一元管理するソフトを活用する。家賃の入出金管理、必要書類の出力や契約書類の照会なが行えるので、業務効率化が図れる。初期導入費用や毎月の運用費用がかかる。

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エクセルによる賃貸管理の課題点

賃貸管理を行う際は、各物件の状況を把握する必要があるため、多くの場合でエクセルが使われるでしょう。しかしエクセルでは、最適な管理ができるとはいえません。エクセルによる賃貸管理には、どのような課題があるのかを解説します。

情報共有が難しい

エクセルでは各ファイルを同時編集できないため、ファイルの情報共有が難しいという課題があります。

複数の担当者が利用する情報がまとめられたエクセルファイルであれば、同時編集できなければ業務に支障が出るでしょう。さらに情報共有が適切に行えない場合、ファイルを持っている担当者から共有を受けるまでの時間が無駄になります。

また複数の事業部で、１つのエクセルファイルをまとめて管理しようとすると、データ量が膨大になりがちです。賃貸管理業務のファイルは、管理部門以外の部署も使うことが多く、適切にファイルを扱わなければなりません。

リスク対策が甘い

複数の事業部とファイルを共有していると、容量が大きくなり動作が遅くなります。業務に支障が出るだけでなく、誤操作によりデータを誤って消去してしまうこともあるでしょう。

また大容量のファイルは、端末が読み込んでいる間に破損しやすくなるため注意してください。物件の数が多い場合はエリアや部署ごとでファイルを分けて、１ファイルあたりの容量を少なくする必要があります。

またトラブル時に備えて、バックアップを適切に行わなければなりません。しかし部署をまたいで１つのファイルを扱っていると、いつ、誰がバックアップを取ればよいかがわかりにくくなります。またファイルは社内で管理しているため、停電などが発生した際にデータが失われる可能性も高いでしょう。

課題点を解決する「賃貸管理ソフト」とは

エクセルの課題を解決するためには、賃貸管理ソフトの活用がおすすめです。賃貸管理ソフトには業務を効率化する以下の機能があります。

• ■物件情報管理
• ■契約者管理
• ■契約更新業務
• ■解約精算業務
• ■各種契約書作成
• ■クレーム・修繕依頼管理

社内で１つのシステムを同時に操作し更新できるため、業務効率が向上するだけでなく情報共有も行いやすくなります。膨大な物件情報を入力しても、エクセルと違ってスムーズに操作できるでしょう。

ほかにも過去の対応履歴を残せるため、担当者が変わったり新人が配属されたりした場合でも対応できます。また、クラウド型のシステムは、ネット環境があればスマートデバイスからでも操作可能です。そのため、移動時間などの隙間時間を活用して賃貸管理の情報を更新できます。さらに、契約書作成機能など一部業務を自動化することで、対応戸数を増やせます。

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賃貸管理ソフトを導入して業務を改善しよう！

賃貸管理の主な業務として、家賃管理業務・契約更新業務・解約精算業務・オーナー送金業務、報告業務などがあります。情報は適切に管理する必要がありますが、エクセルでは情報共有が難しく、データを失うリスクがあります。課題を解決し業務を効率化するためにも、自社に適した管理方法を検討してください。業務の改善を図りたい場合は、賃貸管理ソフトの導入がおすすめです。