賃貸管理とは？初心者でもわかる！４つの主な業務と課題解決法

賃貸管理とは

まずは、賃貸管理の概要について見ていきましょう。

不動産の出入居に関わる管理のこと

賃貸管理とは、建物などのメンテナンスや、契約者とテナントに対する管理業務を行うことを指します。しかし、一般的には不動産の入居や退居に関する契約や手続きに関する管理を意味することが多いです。

主な賃貸管理業務は、家賃の回収など集金に関する業務や、クレーム・近隣トラブルの対応です。また、修理の手配や退居後のリフォームなどの業務も賃貸管理に含まれます。

不動産の管理会社や仲介会社の場合、契約や建物のメンテナンスといった賃貸管理業務を行います。また、自分で不動産を所有しオーナー（大家）になった場合も賃貸管理を行う必要があるでしょう。

管理会社は入居後、仲介会社は入居前の対応を行う

賃貸物件を契約する際、賃貸管理は物件の管理会社（大家）と仲介会社が行います。基本的には、物件と契約して入居するまでは仲介会社が賃貸管理を行い、入居後は管理会社が担当します。

仲介会社は、入居者の募集などの広告や内見の立ち合いを行うのが主な役割です。物件を契約するときは、重要事項を説明し賃貸借契約の締結、鍵の受け渡しを行います。管理会社は、契約者の代わりに物件を管理・維持するのが役割です。ほかにも家賃の回収や退居時の手続き、トラブル対応といった賃貸管理を行います。管理会社と仲介会社の両方の役割を不動産会社が担っているケースもあります。

賃貸管理の業務内容

つづいては、賃貸管理の具体的な業務内容を見ていきましょう。

１．家賃を集金する

代表的な賃貸管理業務として挙げられるのが、家賃が入金できているか確認する集金業務です。

家賃は入居者とトラブルになりやすい要素でもあるため、入金状況が把握できる表を作成し適切に管理しなければなりません。また、家賃が未納の人がいる場合は、滞納者のリストを作成し督促する必要があります。

基本的に管理会社・大家が家賃を回収しますが、滞納した場合は家賃保証会社が対応することもあります。

２．契約を更新する

物件の賃貸契約の内容が変わった場合は、その内容を更新しなければなりません。例えば、賃料が変更になることもあるでしょう。この場合は新しい内容の契約書を用意して、再度契約を交わす必要があります。

契約期間が決まっており、契約期間が迫っているときは、その旨をアナウンスする必要があります。

３．解約の精算をする

賃貸管理では退居時の手続きや解約の精算を行う必要があります。借主が物件を解約する際には、契約内容に基づいて退居日（契約終了日）までの残家賃を計算します。契約によって異なりますが、基本的には日割りになることが多いでしょう。

物件を解約する際は原状回復が基本であり、修繕が必要な場合は費用を請求します。同時にクリーニングや修繕の手配を行うことが必要です。そのため、日割りの家賃、修繕・クリーニング費用を解約する際に精算し、敷金を返還します。

４．オーナーへ送金し、報告する

解約時に精算する費用は、大家（オーナー）に直接支払われる場合もありますが、管理会社が預かることもあります。このような場合は、毎月月初にオーナーへ預かった費用を送金し、保有している物件の状況を報告します。

管理会社がオーナーに報告する際は、送金明細やレポートを作成する業務が発生します。

エクセルによる賃貸管理の課題点

賃貸管理を行う際は、各物件の状況を把握する必要があるため、エクセルが使われることが多いです。しかし、エクセルでは最適な管理ができるとはいえません。

では、エクセルによる賃貸管理にはどのような課題があるのか見ていきましょう。

情報共有が難しい

エクセルでは各ファイルを複数人で同時に操作することができません。そのため、利用するファイルの情報共有が難しい課題があります。実際に、ファイルサーバに保管しているエクセルファイルを誰かが操作していると、他の人は編集できません。

複数の担当者が利用する情報がまとめられたエクセルファイルであれば、同時編集できないと業務に支障が出てしまいます。情報共有が適切に行えないと、ファイルを持っている担当者から共有を受けるまでの時間が無駄になります。

また、複数の事業部で１つのエクセルファイルをまとめて管理しようとすると、データ量が膨大になりやすいです。賃貸管理業務のファイルは、管理部門以外の部署も使うことが多く、適切にファイルを扱わなければなりません。

エクセル以外にも、賃貸管理の情報を社内で共有し同時編集できるツールは多くあるため、運用体制の見直しを考える必要があります。

リスク対策が甘い

複数の事業部とファイルを共有していると、容量が大きくなり動作が遅くなります。業務に支障が出るだけでなく、誤操作によりデータを誤って消してしまうことが多くなります。

また、大容量のファイルは端末が読み込んでいる間に破損しやすくなるため注意してください。物件の数が多い場合は、エリアや部署ごとでファイルを分けて、１ファイルの容量を少なくする必要があります。

さらに、エクセルで管理していると、突然ファイルが動かなくなる可能性も低くありません。このようなトラブルを防ぐためにはバックアップを適切に行う必要があります。

しかし、複数の部門で１つのファイルを扱っていると、いつ・誰がバックアップを取れば良いかが分かりにくくなります。またファイルは社内で管理しているため、停電などが発生した際にデータが失われる可能性も高いです。

課題点を解決する「賃貸管理ソフト」とは

エクセルの課題を解決するためには、賃貸管理ソフトの活用がおすすめです。賃貸管理ソフトには業務を効率化する以下の機能があります。

• ■物件情報管理
• ■契約者管理
• ■契約更新業務
• ■解約精算業務
• ■各種契約書作成
• ■クレーム・修繕依頼管理

社内で１つのシステムを同時に操作し更新できるため、業務効率が向上するだけでなく情報共有も行いやすくなります。膨大な物件情報を入力しても、エクセルと違ってスムーズに操作できるでしょう。

ほかにも過去の対応履歴を残せるため、担当者が変わったり新人が配属されたりした場合でも対応できます。また、クラウド型のシステムは、ネット環境があればスマートデバイスからでも操作可能です。

そのため、移動時間などの隙間時間を活用して賃貸管理の情報を更新できます。さらに、契約書作成機能など、一部業務を自動化することで、増員しなくても対応できる戸数をふやせます。

賃貸管理ソフトを導入して業務を改善しよう！

賃貸管理の主な業務は以下の４つです。

• ■家賃管理業務
• ■契約更新業務
• ■解約精算業務
• ■オーナー送金業務、報告業務

各業務に関する情報は適切に管理する必要がありますが、エクセルだと情報共有が難しく、データを失うリスクがあります。課題を解決し業務を効率化するためにも、自社に適した管理方法を検討してください。業務の改善を図りたい場合は、賃貸管理ソフトの導入がおすすめです。