賃貸管理とは？業務内容や管理形態、不動産会社の役割を解説

賃貸管理とは

賃貸管理とは、不動産の出入居に関わる管理のことで、賃貸経営をするうえで欠かせない業務です。大きく分けて建物などのメンテナンス管理と、契約者・テナントに対する管理業務を指します。家賃の回収など集金に関する業務や、クレーム・近隣トラブルへの対応、修理の手配や退居後のリフォームなども賃貸管理業務の一部です。

不動産を所有するオーナー（大家）自身が賃貸管理を行う場合もあれば、不動産の管理会社や仲介会社に委託する場合もあります。不動産を複数所有している、所有している物件が遠方にある、本業が忙しいなどの理由から、管理委託を利用するオーナーも少なくありません。

賃貸管理業務の内容

賃貸管理業務は、入居者への対応業務と建物管理業務に大別できます。具体的にどのような仕事をするのかは以下で確認しましょう。

入居者への対応業務

入居者に対する管理業務は人と人とのやりとりであることに加え、お金のやり取りが生じます。トラブルに発展しやすい業務でもあるため対応には注意が必要です。

空室募集活動

空室物件への入居者を募集する仕事です。近隣物件の価格や募集状況などを調査し、募集条件を作成します。不動産仲介業者へ物件紹介を後押しするメール・ファックス・DMなどを送るほか、ときにはニーズにあわせた魅力的なリノベーションや共用部分の改修提案なども行います。

賃貸契約の手続きや更新

契約書や重要事項説明書の作成が必要です。鍵の受け渡しなども含まれます。また契約期間が決まっており契約満了が迫っているときは、入居者に通知し、必要に応じて更新手続きを進めます。

家賃の集金や督促

家賃は入居者とトラブルになりやすい要素でもあるため、入金状況の把握・管理を適切に行わなければなりません。未納者がいる場合は滞納者リストを作成し督促します。基本的に管理会社・大家が家賃を回収しますが、家賃保証会社が対応するケースもあります。

解約の精算

退居時の手続きや解約の精算も賃貸管理の業務のひとつです。物件を解約する際は原状回復が基本であり、修繕が必要な場合は費用を請求します。クリーニングや修繕の手配も必要です。

クレーム・トラブル対応

賃貸経営において不可避なのがクレーム対応です。騒音、マナー違反など住民間のトラブルや、設備不良に関する苦情などに早急に対応しなければなりません。クレームを未然に防ぐための対策やクレームに対応できる体制作りが求められます。

建物管理業務

建物や設備を適切に維持管理することで、安定的な賃貸経営を実現できます。建物に関する管理の代表的な業務は以下のとおりです。

設備点検や交換・工事

賃貸物件の資産価値を維持するために点検や修繕は欠かせません。管理組合が自主的に行う任意点検のほかに、法律で義務付けられている法定点検（消防用設備やエレベーターの点検、簡易専用水道の検査などが該当）があります。法定点検は専門的知識が必要なため、管理会社は専門業者に委託し、結果にもとづき補修や修繕工事も手配します。

長期修繕工事の計画

経年劣化による空室リスクの上昇や物件価格の下落を防ぐために、長期修繕計画の策定が必要です。10～30年の長期的な展望に立って修繕箇所や費用をまとめ、定期的に見直します。

清掃業務やゴミの管理

ゴミ捨て場のルール周知や管理、共用部分の清掃も賃貸管理の仕事です。日常的な清掃以外に、廊下や高所外壁の高圧洗浄などの特別清掃もあります。

賃貸管理の形態

冒頭でも述べたとおり、賃貸物件の管理方法は２つあります。オーナー自身による管理、もしくは管理委託です。ここからは、メリット・デメリットも踏まえたうえで、それぞれの特徴を紹介します。

自主管理

賃貸管理業務を自己（大家）で行う管理方法です。管理委託費が発生しないためコストを抑えられる点が最大のメリットでしょう。入居者や建物の状況を自身で把握でき、賃貸経営のノウハウを学べるなどの利点もあります。

一方で、賃貸管理の業務内容は多岐にわたるため管理に手間がかかることや、家賃督促やクレーム対応による心理的負担が大きい点がデメリットといえます。本業がある場合や賃貸経営の経験が少ない場合、自主管理は容易ではないでしょう。

委託管理

賃貸管理業務全般を管理会社に委託するやり方です。入居者対応から物件管理までを不動産の専門家に任せられるため、賃貸経営の煩わしさから解放される点が最大のメリットでしょう。複数の物件や遠距離の物件管理にも最適です。

しかしコストがかかることや、管理会社によって対応品質に差が生じてしまう点などはデメリットといえます。

賃貸管理の業務内容は非常に広範囲です。賃貸物件や顧客情報を一元管理できる「賃貸管理ソフト」を活用する企業も増えているため、興味がある方は以下のページから最新の人気製品をチェックしてはいかがでしょうか。

不動産管理会社の業務

賃貸管理を担う会社として、不動産管理会社と不動産仲介会社とがあります。管理会社は主に賃貸物件の管理がメインですが、入居者募集など仲介業務を担うケースもあります。一方、仲介会社は、その名のとおり大家と入居希望者との間を仲介するのが主な業務です。それぞれの主な役割は以下のとおりです。

管理会社の業務

• ・入居後の対応を行う
• ・契約者の代わりに物件を管理・維持する
• ・家賃の回収や退居時の手続き
• ・トラブル対応

仲介会社の業務

• ・物件を契約して入居するまでの対応を行う
• ・入居者募集の広告作成
• ・内見の立ち合い
• ・契約時に重要事項を説明し賃貸借契約の締結、鍵の受け渡しを行う

不動産管理会社の選定ポイント

不動産管理会社に賃貸管理を委託したいと考えた際に、どのような基準で管理会社を選べばいいのかわからない人も多いでしょう。ここからは選定のポイントを紹介します。

業務内容の幅

賃貸管理業務は煩雑です。物件管理だけを委託するのか、仲介業務も依頼するのかなど、委託する業務範囲を明確にしたうえで最適な会社を選定します。会社によってカバーできる業務範囲は異なるため、業務内容は必ず確認が必要です。

集客力

空室を埋めるためには集客力が求められます。入居率や平均空室期間などの実績をひとつの判断材料にするのもよいでしょう。なお、大手の不動産管理会社は知名度が高く管理実績がある点で集客力に強みがあります。地域密着型の管理会社の場合、アパートやマンションのあるエリアの情報や客層に詳しいため、地域特性を生かした入居率の改善提案が可能です。

賃貸管理委託費

管理委託費は委託する管理会社によって異なります。相場（家賃収入の５％前後）と比較して問題ない金額か、業務内容は見合っているかなどを確認します。

対応力

設備不良などのトラブル対応にはスピードが求められます。コールセンターや窓口の有無、対応可能な時間や対応品質なども重要なチェックポイントです。入居者の満足度は、退去率にも影響を与えかねないため注意しましょう。

エクセルによる賃貸管理は可能？

各物件の状況を把握するためにエクセルを活用する管理会社は少なくないでしょう。しかし、賃貸管理業務の課題の一つにエクセルによるデータ管理の限界があります。

ここではエクセルで賃貸管理をする際に直面する問題点について解説します。

情報共有が難しい

エクセルではファイルを同時編集できないため、情報共有が難しいという課題があります。

入居者管理や契約情報をまとめたファイルであれば、複数の担当者が同時に編集したり閲覧したりできる必要があるでしょう。情報共有が適切に行えない場合、ファイルを持っている担当者から共有を受けるまでの時間が無駄になります。

リスク対策が必要

複数の事業部とファイルを共有していると、容量が大きくなり動作が遅くなります。業務に支障が出るだけでなく、誤操作によりデータを誤って消去してしまうこともあるでしょう。

物件の数が多い場合はエリアや部署ごとでファイルを分けて、１ファイルあたりの容量を少なくする必要があります。

トラブル時に備えたバックアップも必要です。しかし部署をまたいでひとつのファイルを扱っていると、いつ、誰がバックアップを取ればよいかがわかりにくくなります。またファイルは社内で管理しているため、停電などが発生した際にデータが失われる可能性もゼロではありません。

課題解決に役立つ賃貸管理ソフトとは

エクセルの課題を解決するためには、賃貸管理ソフトの活用がおすすめです。賃貸管理ソフトには業務を効率化する以下の機能があります。

• 物件情報管理
• 契約者管理
• 契約更新業務
• 解約精算業務
• 各種契約書作成
• クレーム・修繕依頼管理

社内でひとつのシステムを同時に操作し更新できるため、業務効率が向上するだけでなく情報共有もスムーズです。膨大な物件情報を入力しても、エクセルと違ってスムーズに操作できるでしょう。

ほかにも過去の対応履歴を残せるため、担当者が変わったり新人が配属されたりした場合でも対応できます。また、クラウド型のシステムは、ネット環境があればスマートデバイスからでも操作可能です。そのため、移動時間などの隙間時間を活用して賃貸管理の情報を更新できます。さらに、契約書作成機能など一部業務を自動化することで、対応戸数を増やせます。

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賃貸管理ソフトを導入して業務を改善しよう！

賃貸管理の主な業務には、入居者への対応と物件管理があります。契約者や家主、物件情報は適切な管理が求められますが、エクセルでは情報共有が難しく、データを失うリスクもあるでしょう。賃貸管理の課題を解決し業務を効率化するためにも、自社に適した管理方法を検討してください。業務改善には、賃貸管理ソフトの導入もおすすめです。