賃貸管理ソフトとは？おすすめソフトや種類、導入メリットを徹底解説

賃貸管理ソフトとは

賃貸管理業務の内容は、契約や退去に関わる賃貸管理の基本業務に加え、空室管理やクレーム管理、取引先管理など多岐に渡ります。入居希望者の接客や物件案内も行うため、人的コストの高い業務です。

賃貸管理ソフトは、これらの煩雑な賃貸管理業務の効率化に役立ちます。外部サービスや経理・会計ソフトと連動し、家賃管理を効率化することも可能です。たとえば、金融機関との連携で入金確認が容易になり、収納業務が効率よく行えます。

また、会計ソフトとの連携により、物件別収支などの数値をデータ化し、機動的な経営戦略のサポートが可能です。一般的な賃貸管理ソフトに搭載されている基本機能は以下のとおりです。

• ■物件情報管理
• ■部屋情報管理
• ■入居者契約情報管理
• ■家賃管理
• ■滞納者管理

このほかに、更新・解約管理や契約書、賃貸管理に関わる帳票の作成も可能です。

賃貸管理ソフトを導入する３つのメリット

賃貸管理ソフトを導入すると３つのメリットがあります。それぞれ解説します。

１．業務を効率化できる

月末月初は管理物件の家賃入金に加え、販促費の広告費の支払いや自社の経費精算など、さまざまな業務が集中します。また、取り扱い物件が増加すると入力ミスがどうしても生じやすくなります。

賃貸管理ソフトを導入すれば、管理物件や入金情報などのデータの一元管理が可能で、入力ミスの軽減や入出金事務の効率化につながるでしょう。

２．業務を標準化できる

エクセルでの物件管理は、従業員のスキルによってこなせる業務量に偏りが生じがちです。また、入金者名と入居者を一致させるのに慣れが必要で、新入社員に家賃の消込などの作業を担当させると、作業完了までに多くの時間がかかるでしょう。

賃貸管理ソフトなら誰でも使えるため、スキルの習得に時間がかかる賃貸管理を標準化・効率化でき、教育コストの削減につながります。属人化しがちな賃貸管理業務に効果的でしょう。

３．リスク対策ができる

エクセルで物件を管理していると、関数や計算式を誤って削除するなど、業務が滞る事態も考えられます。

社内にスキルをもつ従業員がいなければ、入力したものが参照できなくなったり、最悪の場合エクセル管理表の作り直しが必要になるかもしれません。さらに、賃貸管理業務は個人情報などの重要な情報を扱うため、不測の事態に備えたリスク対策が求められます。

賃貸管理ソフトはセキュリティ機能を搭載しており、操作ログの管理やアクセス制限設定により情報漏洩を防ぎます。また、エクセルでは難しいデータのバックアップや、システムトラブルの際にサポートを受けられます。

賃貸管理ソフトの種類

賃貸管理ソフトには買取型・クラウド型の２種類があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを解説します。

買取型賃貸管理ソフト

買取型賃貸管理ソフトとは、賃貸管理ソフトを購入し、自社のパソコンやタブレットにインストールして使用するソフトを指します。自社でサーバを設置し、データの保守・管理を行うのが特徴です。それでは、買取型賃貸管理ソフトのメリット・デメリットをみていきましょう。

メリット：安全かつ柔軟性が高い

買取型賃貸管理ソフトは自社内で運用・管理を行うため、セキュリティを高められます。データを外部に預けないことから、情報漏えいのリスクが低いでしょう。サーバやシステムに不具合が生じても状況の判断がしやすく、迅速に対応できます。

さらに、パソコンなどのローカルデバイスにインストールするため、インターネットに依存しない業務が可能です。そして、自社でシステムを構築できるため、カスタマイズしやすいこともメリットです。既存システムとの連携もしやすく、さらなる業務効率化が望めるでしょう。

デメリット：導入に時間とコストがかかる

サーバ設置に必要な機器やライセンスなど、設備一式を用意しなければなりません。そのため、初期コストが高額になります。機器の調達に数か月かかることもあるため、運用を開始するまでにかなりの時間を要します。

また、サーバの保守・管理は自社で行うため、専門要員の確保や機器のメンテナンス費用がかかります。法改正の際には自社でシステム変更などの対応をしなければいけません。

クラウド型賃貸管理ソフト

ベンダーが提供する賃貸管理業務システムをインターネット経由で利用します。自社でデータを保管せず、ベンダーが管理するデータセンターにデータを預けるのが特徴です。それでは、クラウド型賃貸管理ソフトのメリット・デメリットをみていきましょう。

メリット：導入が容易で運用しやすい

クラウド型賃貸管理ソフトはベンダーが提供するサーバを利用するため、自社で設備を用意する必要がありません。そのため初期コストを抑えられ、導入が容易です。物件数や業務内容に応じたプランを選定し、必要な機能だけを取り入れるため、無駄なコストがかかりません。

インターネット環境さえあれば、時間や場所・デバイスを問わず業務が行えることも特長です。クラウド型賃貸管理ソフトのアップデートは自動で行われ、さまざまな法改正に対応しています。そのため、運用負荷が軽減されるでしょう。

デメリット：カスタマイズの柔軟性が低い

ベンダーが提供するシステムをそのまま利用するため、自社に合わせてカスタマイズするのは難しいです。スペックや容量プランの変更程度ならクラウド型でも問題ありませんが、高度な構成に変更したい場合は買取型の方が良いでしょう。

また、システム利用にインターネット環境は必須で、故障や天候などが原因でインターネットが使えないとシステムを利用できません。そのため、急な停電に対応できるよう、モバイルWi-Fiなどの備えが必要です。

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自社に合った賃貸管理ソフトを導入し業務効率化しよう！

賃貸管理ソフトは賃貸管理業務を効率化します。賃貸管理ソフトの主なメリットは以下のとおりです。

• ■業務の効率化
• ■業務の標準化
• ■リスク対策が可能

賃貸管理ソフトは買取型・クラウド型の２種類があります。買取型は安全性や柔軟性が高い反面、初期コストや時間的コストがかかります。一方、クラウド型は導入・運用しやすい反面、カスタマイズが難しいです。

自社の事業規模などを考慮し、最適な賃貸管理ソフトを導入しましょう。