不動産管理を効率化する方法とは？システム導入の効果を解説

不動産管理の課題

不動産業界の業務は範囲が広く多様であるにもかかわらず、デジタル化が遅れており、業務効率化を妨げています。

ここからは、不動産会社や賃貸管理会社が抱える不動産管理の現状や課題について、詳しく解説します。

業務内容が多岐にわたる

不動産管理業務は多岐にわたります。契約者やオーナー（大家）への対応、物件の管理、広告宣伝活動、家賃・売上管理など、業務範囲も幅広く、さまざまな知識が求められます。内覧や物件管理のために移動したり、顧客の都合のよい日時にあわせて対応したりする必要もあり、業務負担が小さいとは言い難いでしょう。

近年、賃貸管理業の登録業者数や管理戸数は年々増加の傾向にありますが、不動産業に新たに就職した人の割合（入職率）は、そこまで高くありません。少子高齢化なども相まって人手不足が進み、一人あたりの業務負荷の増大、長時間労働などにつながる可能性もあります。

Excel管理やアナログ業務が多い

業務範囲が広く、業務量が多いにもかかわらず、アナログ対応が目立つのも不動産業界の課題の一つでしょう。電話やFAXが多用されるほか、賃貸管理をExcelで行う不動産管理会社も少なくありません。Excelでの管理は入力・転記ミスの可能性があるほか、複数人で利用する場合の使い勝手の悪さが目立ちます。

また、書面でのやり取りが多いのも不動産業界の特徴です。余計な手間やコストが発生し、生産性が高いとは言えないでしょう。不動産管理の多くの業務において、効率化やデジタル化が求められています。

参考：不動産業ビジョン2030（参考資料集）｜国土交通省
参考：産業別の入職と離職の状況 ｜国土交通省

不動産管理を効率化する方法

不動産業務の課題を解消し、効率化するための方法は２つあります。

まずは、アウトソーシングの活用です。多岐にわたる業務の一部を専門会社に外部委託することで、コア業務に集中できます。専門性を売りにする人材・サービス企業も多いため、自社で担うよりもサービスの質を担保できる場合もあるでしょう。

また、業務効率化システムや不動産テックなどを導入する手もあります。賃貸管理システムや不動産管理システム、家賃管理ソフトなどが代表的なツールです。Excelと違って、情報共有や更新がリアルタイムで行え、入力・転記の手間も省けます。作業時間の短縮も期待できるでしょう。詳しくは次項で解説します。

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賃貸管理ツールで効率化できる賃貸管理業務

賃貸管理業務は入居者募集から退去時の精算に至るまで、幅広い業務をこなさなければなりません。スムーズに手続きが行われないとトラブルに発展する業務も含まれ、正確性や迅速性が問われます。

ここでは、賃貸管理システムを導入することで効率化できる「賃貸管理業務」を紹介します。

契約更新業務や解約業務

契約更新業務は期限までに該当者をピックアップし、通知書を作成して更新料を請求する必要があります。期限厳守で臨まなければならず、ピックアップ漏れなどのミスは許されない業務です。

賃貸管理ソフトや不動産管理システムの活用で、契約更新業務の効率化が可能です。契約情報を一元管理でき、更新時期が近づくとシステムが該当者をピックアップ。更新通知書の作成も簡単に行えます。なかには解約処理の進捗管理や、解約精算書などを作成できる製品もあります。

家賃の入金管理業務

家賃督促も手間がかかる管理業務です。家賃滞納者に何度も電話をかけたり部屋を訪れたりなど、体力的にも精神的にも負担がかかります。携帯電話のSMSを利用して滞納通知できる機能を備えた賃貸管理システムを利用すれば、連絡を取る手間やストレスから解放されるでしょう。ほかにも家賃の入金管理やオーナーへの支払い報告などにも対応できます。

クレーム処理・電話対応

不動産管理会社には、入居者からさまざまな問い合わせや苦情といった電話がかかってきます。建物・設備の不良や騒音、ゴミ出しに関するトラブルなど、実にさまざまです。

社員間での情報共有が必要ですが、対応に多くの時間を割かれると、他の業務に影響を及ぼしかねません。

賃貸管理システムを活用すれば、問い合わせを履歴で管理・共有でき、入居者に対してスムーズな応対が可能です。また、入居者と管理会社が双方向でコミュニケーションを取れるシステムであれば、外出先でも問合せが確認でき、応対ができるでしょう。

物件メンテナンス・点検

建物管理業務である物件メンテナンスや点検は、入居者に最適な住環境を提供するだけでなく、物件の資産価値を保つための大切な業務です。

賃貸管理システムの物件管理機能を活用すれば、各物件の清掃や点検の結果、修繕の履歴などを管理可能です。補修や工事も適切に実施でき、見通しも立てやすくなるでしょう。備品の発注履歴や費用なども一元管理できます。

賃貸管理ツールで効率化できる不動産仲介業務

賃貸管理システムや不動産管理システムを導入することで、集客・売上の増加や、業務効率化につなげられる「不動産仲介業務」の一例を紹介します。

募集物件の登録や広告出稿

集客アップの実現には募集物件の登録は欠かせません。より多くの人に募集物件を見てもらうには、自社サイト以外に不動産ポータルサイトへの登録が必要です。

サイトへ出稿するには画像や紹介文のコメント作成が求められ、出稿が重なると手間や時間が必要です。データをアップしたものの更新まで手が回らず、古い情報が残ったままというケースもよく見受けられます。

広告出稿機能や物件登録機能を備えた賃貸管理ツールなら、課題解決に役立ち、業務効率化を実現します。システムに登録した物件情報を複数の不動産ポータルサイトへ反映でき、紹介コメントも自動生成が可能です。ツールを活用すれば画像の編集も簡単にできるため、出稿にかかる作業の削減が期待できるでしょう。

間取り図や書類の作成

間取り図は正確性やわかりやすさが求められ、多くの管理物件を抱える企業にとっては作成が大きな負担となることもあるでしょう。外部委託する、もしくは専用の間取り図作成アプリやソフトを導入する不動産会社も少なくないですが、間取り図を作成できる賃貸管理システムを利用する手もあります。

クリックやドラッグ＆ドロップなど簡単なマウス操作だけで、本格的な間取り図作成が可能です。

また、各種契約書類の作成も賃貸管理ツールで効率化がはかれます。登録済みの物件に対して新規の申し込みがあった際など、さまざまなタイプの契約書を作成しますが、接客をしながらシステムに入力を進めていくことで書類作成を効率よく進めることができます。間取り図も各種書類作成も、賃貸管理システムでは幅広く対応でき、単体のツール導入よりも、享受できるメリットが多いでしょう。

メール送信などの営業活動（追客）

成約率を上げ、売上目標を達成するためには、客付けや追客などの営業活動が欠かせません。

反響管理や追客機能、顧客管理機能がある賃貸管理システムを活用すれば、問い合わせ対応の抜け漏れ防止や、顧客の要望にマッチする物件紹介メールの自動配信など、営業の効率化や適正化が見込めます。

追客は長期に渡ることも多いため、作業を自動化できれば、業務全体の生産性向上が期待できるでしょう。

以下の記事では、人気の賃貸管理ソフトを紹介しています。製品選びのポイントや機能について解説しているので、システム導入に興味のある方は、ぜひ役立ててください。

アウトソーシングで効率化できる不動産管理業務

不動産管理業務の一部には、アウトソーシングの活用により効率化できるものもあります。例えば、退去時の立会いや物件のクリーニングは手間がかかり大変です。入居者と立会いの日時を決めたり、修繕箇所の査定をしたりしなければいけません。また、査定金額によっては入居者とトラブルに発展しやすく、相応の知識や経験が求められます。

そこで、退去の立会いから敷金精算、原状回復までをワンストップで行ってくれる退居立会代行業者に委託する方法があります。不動産管理会社は退去立会いの依頼をし、入居者と解約手続きを行うだけです。

専門知識をもつ業者が国の定めるガイドラインに則り、適切な見積り・精算を行い、敷金精算によるトラブルを回避します。また、同一業者が物件の原状回復も行うため、査定から物件の引き渡しまでがスムーズです。

不動産管理は賃貸管理ツールで効率化しよう

不動産管理の業務は、賃貸管理システムや不動産管理システムなどを活用することで効率化できます。業務のムダを省くだけでなく、ミス防止や営業力の強化などのメリットもあります。不動産業界の抱える課題解決にも貢献できるでしょう。

この機会に、賃貸管理ツールを比較検討してはいかがでしょうか。効率化したい業務範囲や導入目的を明確化したうえで、資料請求をぜひ活用ください。対象従業員規模や提供形態、料金体系や口コミデータなどを、簡単に比較できます。