スキル管理システムでスキルマップを作成する機能
スキルマップとは、従業員が保有するスキルや習熟度を一覧化した表のことです。作成方法や可視化の仕方は製品によって異なるため、自社の運用イメージにあうかを確認しておくと選定がスムーズになります。
スキルマップ作成の仕組み
スキル管理システムの多くは、あらかじめ用意されたスキル項目のテンプレートや、自社独自の評価項目を設定できる機能を備えています。従業員本人や上長が習熟度を入力すると、部署単位や個人単位でスキルマップが自動的に集計される仕組みです。
入力の手間を減らすため、既存の人事システムから項目を取り込める製品もあります。ただし対応できる項目数や評価段階の細かさは製品ごとに違いがあるため、自社が管理したいスキル項目数にあうかを事前に確認しましょう。
保有スキルを可視化する方法
作成したスキルマップは、レーダーチャートやヒートマップなどの形式で可視化されることが多くあります。視覚的に把握できると、部署ごとの得意分野や不足しているスキルの傾向をつかみやすくなります。
可視化の粒度は製品によって異なり、個人単位の詳細な表示に強い製品もあれば、組織全体の傾向把握に向いた製品もあります。どちらを重視するかで選び方が変わるため、自社の利用目的にあわせて確認することが重要です。
資格や研修履歴を一元管理するスキル管理システムの機能
資格の取得状況や研修の受講履歴を紙やExcelで管理していると、更新漏れや情報の重複が起こりやすくなります。スキル管理システムでは、これらの情報を一元的に登録・更新できる機能が用意されています。
資格情報の登録と更新の管理
資格管理機能では、資格名や取得日、有効期限などを従業員ごとに登録できます。有効期限が近づいた資格を通知する機能を持つ製品もあり、更新手続きの見落としを防ぐ助けになります。
ただし通知機能の有無や通知先の設定方法は製品によって異なります。担当者一人だけが通知を受け取る設定にすると、対応が遅れる場合があります。複数人に通知が届く設定や、部署単位での確認体制もあわせて検討しましょう。資格の種類が多い業種では、有効期限の管理項目を業種特有の資格に合わせてカスタマイズできるかも確認しておくと、運用しやすくなります。
研修受講履歴の記録と活用
研修受講履歴の管理機能では、受講日や研修内容、修了状況を記録できます。記録した履歴は、次の育成計画やスキルマップの更新に反映できる場合があり、育成施策の効果を振り返る材料としても活用できます。
履歴データをスキルマップと連携できるかどうかは製品によって差があります。連携できない場合は手動での反映作業が発生するため、既存のスキルマップ機能との連携範囲を確認しておくと運用の手間を抑えやすくなります。
スキル管理システムによる人材配置のシミュレーション機能
人材配置のシミュレーション機能は、保有スキルや稼働状況をもとに、異動や新規プロジェクトの配置案を検討できる機能です。勘や経験だけに頼らない配置検討の材料として活用されています。
配置シミュレーションの仕組み
この機能では、必要なスキル要件を入力すると、条件にあう候補者を一覧表示できる製品があります。候補者の一覧には、保有スキルだけでなく稼働状況や過去の担当業務が表示される場合もあり、複数の観点から配置案を検討しやすくなります。
シミュレーション結果はあくまで候補の一覧であり、最終判断には本人の希望やチームの状況もあわせて考慮する必要があります。システムの提示結果をそのまま採用するのではなく、判断材料の一つとして活用する姿勢が実務では求められます。
配置検討で確認しておきたい項目
配置シミュレーションを導入する際は、対象とする組織階層の範囲や、更新頻度が自社の人事異動サイクルにあうかを確認しておくとよいでしょう。更新頻度が低いと、実際の稼働状況とずれた候補が表示される場合があります。
また、配置検討に使うデータの入力担当や更新ルールを事前に決めておくことも重要です。入力が特定の担当者に偏ると、情報の更新が滞る可能性があります。部署単位での入力ルールをあらかじめ整理しておきましょう。あわせて、配置候補として表示された従業員本人の意向を確認する工程も、運用フローに組み込んでおくと配置後のミスマッチを防ぎやすくなります。
スキル管理システムの導入を検討する際は、まず資料を取り寄せて機能や特徴を製品ごとに比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でスキル管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、比較検討を進めましょう。
育成計画を立案するスキル管理システムの機能
育成計画の立案機能は、スキルマップや評価データをもとに、個人やチーム単位での育成目標を設定できる機能です。属人的な育成方針ではなく、記録にもとづいた計画づくりを支援します。
個人別育成計画の作成
個人別の育成計画機能では、現状のスキルレベルと目標レベルの差分をもとに、必要な研修や習得すべき項目を整理できます。目標と現状のギャップが明確になることで、育成の優先順位をつけやすくなります。
計画作成の自由度は製品によって異なり、テンプレートに沿って入力するだけの製品もあれば、目標設定を細かくカスタマイズできる製品もあります。自社の育成方針にあう柔軟性があるかを比較検討の材料にしましょう。
育成計画の進捗を管理する方法
立案した育成計画は、進捗状況を定期的に確認できる機能とあわせて活用することで効果を発揮しやすくなります。進捗が可視化されないと、計画倒れになるケースもあるため、進捗管理の仕組みは重要な確認項目です。
進捗確認の頻度や担当者を決めずに運用すると、計画の見直しが後回しになりやすくなります。上長との面談記録やコメント機能を活用し、定期的に進捗を振り返る運用ルールをあわせて整えておくとよいでしょう。
人事評価と連携するスキル管理システムの機能
人事評価と連携する機能は、評価結果をスキルマップや育成計画に反映させる機能です。評価とスキル情報が別々に管理されていると、育成施策の検討に手間がかかる場合があります。
評価データとスキル情報の連携
評価連携機能を使うと、人事評価で得られた強みや課題の情報を、スキルマップの更新に反映できる場合があります。評価とスキル情報が同じシステム上でつながることで、育成計画の見直しにかかる作業を減らせる可能性があります。
連携の範囲は製品によって異なり、評価項目の一部だけを連携できる製品もあれば、評価シート全体を取り込める製品もあります。既存の評価制度とどこまで整合するかを事前にすり合わせておくことが大切です。
連携時に確認しておきたい設定項目
評価制度とシステムを連携する際は、評価の実施時期とスキルマップの更新タイミングがずれないよう、更新スケジュールを確認しておく必要があります。タイミングがずれると、古い評価データが残ったままになる場合があります。
また、評価データの閲覧権限を誰まで許可するかも整理しておきましょう。閲覧範囲が曖昧なままだと、情報システム部門や人事部門だけでは対応しきれません。現場の管理者を交えた権限設計の見直しが必要になる場合があります。
必要なスキルを持つ人材を検索する機能
人材検索機能は、登録されたスキル情報をもとに、特定の条件にあう人材をすぐに探し出せる機能です。急なプロジェクト立ち上げや欠員対応の場面で活用されています。
スキル検索機能の仕組み
検索機能では、スキル名や資格、経験年数などの条件を組み合わせて絞り込みができます。複数条件でのAND検索やOR検索に対応した製品では、より具体的な人材要件にあわせた検索がしやすくなります。
検索結果に表示される情報の粒度は製品によって異なります。稼働状況まで表示される製品もあれば、スキル情報のみの製品もあるため、自社が検索時に必要とする情報項目にあうかを確認しておきましょう。
検索精度を高めるための運用
検索機能を有効に活用するには、登録されているスキル情報が最新の状態に保たれている必要があります。情報の更新が滞ると、実際には対応できない人材が候補に表示される場合があります。
そのため、スキル情報の更新を特定の担当者だけに任せるのは避けましょう。定期的な棚卸しのタイミングを部署単位で設定し、更新ルールを社内に周知しておくことが検索精度の維持につながります。あわせて、棚卸し結果を誰が最終確認するかを決めておくと、更新漏れに気づきやすい運用になります。
スキルマップ作成から人材配置まで対応するシステム例
ここまで紹介した機能をどこまでカバーしているかは製品ごとに異なるため、スキルマップ作成や育成計画、人材配置の検討に活用できる代表的なシステムを紹介します。
SkillCanvas
- 即戦力母集団の拡大と、スキルに関するミスマッチの解消を両立
- 今までは出会えなかった「隠れ活躍人材」に効率的に出会える
- スキルマッチ度の把握により、配属・オンボーディングを最適化
株式会社SkillCanvasが提供する「SkillCanvas」は、スキルマップの作成・管理機能を備えたシステムです。従業員のスキルや資格情報を登録してスキルマップを可視化できるほか、習熟度の入力状況をもとに部署やチーム単位での保有スキルの傾向を把握できます。スキル・資格の検索や教育・研修管理にも対応しており、育成計画の立案に必要な情報を整理できる点が特徴です。
HRBrainスキル管理
- 豊富な権限設定
- スキル定義の表示
- 個人詳細ページのカスタマイズ
株式会社HRBrainが提供する「HRBrainスキル管理」は、人材データベースをもとにスキルの可視化から人材配置の検討までを支援するシステムです。スキルマップの作成や資格・研修履歴の登録に加え、人事評価データと連携させて育成計画の見直しに活用できる機能を備えています。組織全体のスキル傾向を把握しながら配置検討を進めたい企業に向いています。
タレントパレット
- シェアNo.1の「タレントマネジメントシステム」
- 使いやすいUIと豊富な分析機能で人事だけでなく経営や社員も活用
- 業務効率化から人事施策の高度化まで幅広く支援
株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「タレントパレット」は、人材データを活用したタレントマネジメントシステムです。スキルや経験、評価結果などの情報を統合して管理でき、条件にあう人材の検索や配置シミュレーションに活用できます。人事評価との連携機能もあり、評価結果を育成計画やスキルマップの更新に反映させたい場合に役立ちます。
カオナビ
- 200種類以上のテンプレートでスキル管理をすぐに開始
- ワークフローで効率的にスキル・資格情報を収集
- 個人・組織ごとのダッシュボードでスキルを可視化
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、顔写真つきの人材データベースを軸としたタレントマネジメントシステムです。スキルや資格、研修履歴などの情報を登録してスキルマップとして可視化できるほか、検索機能を使って必要なスキルを持つ人材をすぐに探し出せます。人事評価データとあわせて管理することで、育成計画の検討にも活用しやすい仕組みです。
まとめ
スキル管理システムには、スキルマップ作成、資格・研修履歴の管理、人材配置のシミュレーション、育成計画の立案、人事評価との連携、人材検索といった機能があります。自社が重視したい機能を整理したうえで、対応範囲や運用のしやすさを比較しながら製品を検討してみてください。
