年末調整アウトソーシングのセキュリティが重要視される理由
年末調整で扱う情報には、従業員の個人を特定できるデータが多数含まれます。外部に委託する場合、どのような管理体制か把握することが安全運用の第一歩です。ここでは、年末調整で扱う情報の種類と、それがなぜ高リスクとなるのかを整理します。
年末調整で扱う個人情報の種類とリスク
年末調整では、従業員の氏名や住所、生年月日、扶養家族の情報、給与額、保険料、さらにマイナンバー（個人番号）などが扱われます。これらは個人を特定できる情報のため、漏えいや不正取得が発生した場合、従業員のプライバシーや安全が損なわれる可能性があります。
特にマイナンバーは、取り扱いに関する法令で厳格な管理が義務付けられており、漏えいすると企業として重大な責任が発生しうる情報です。アウトソーシングの際には、こうした情報が安全に扱われる仕組みかどうかを慎重に確認する必要があります。
情報漏えいや改ざんリスク
情報漏えいや改ざんのリスクは、外部からの攻撃だけではありません。誤った権限設定によって不要な人がデータにアクセスした場合、作業端末の紛失や通信が暗号化されていないままの情報送信なども危険です。
また、複数人でファイルを共同編集する際の管理不足や、委託先との情報共有時の手続きミスも考えられます。こうした多様なリスクに対して、委託先の管理体制や自社の運用ルールを確認し、情報が安全に扱われるように備えることが重要です。
年末調整アウトソーシングの主要なセキュリティ対策
安全にアウトソーシングを進めるには、委託先がどのような技術的対策と組織的対策を講じているかを把握することが大切です。暗号化やアクセス管理といった技術面だけでなく、従業員教育や運用ルールなど企業としての取り組みも必要となります。ここでは、代表的なセキュリティ対策を整理し、比較時に注目すべきポイントを挙げます。
データ暗号化・アクセス管理
保存されたデータを守るには、保存時の暗号化（静止データの暗号化）と、データをやり取りする際の通信時の暗号化が効果的です。この方式により、仮にデータが外部に流出しても、暗号がかかっていれば内容を容易に読み取られません。
また、アクセス管理では従業員ごとに閲覧・編集できる範囲を細かく設定することが重要です。たとえば、給与データとマイナンバーへのアクセス者を別に分けることで、誤操作や内部不正のリスクを減らせます。委託先を選ぶ際には、どの暗号化方式を用いているか、どこまで細かく権限分割できるかを確認するとよいでしょう。
通信経路の保護とログ監査
データを送受信する際には、TLS（暗号化通信）など安全な通信手段を使うことが望ましいです。こうすることで、送信途中で内容を傍受されるリスクを下げられます。
加えて、アクセスや操作の履歴を記録するログ監査の仕組みも重要です。誰がいつどの情報にアクセスしたかが明確であれば、不正アクセスや漏えいがあった際に迅速に対処できます。委託先には、通信の安全性とログ管理体制の両方をきちんと整備しているか確認すべきです。
委託先企業のセキュリティ認証
外部認証の有無は、委託先の管理体制の信頼性を評価するうえで有効です。たとえば、情報セキュリティ管理の国際規格である ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム＝ISMS） を取得していると、組織的に情報管理の仕組みを整備している証拠になります。
また、クラウドサービス事業者やデータセンターなどに対して提供される SOC2（System and Organization Controls 2） の報告書を持つ企業であれば、運用や管理が適切かどうかを第三者が評価した記録があります。こうした認証を比較時の判断基準にすると、安全性が見えやすくなります。
年末調整アウトソーシングの運用管理で確認すべき点
アウトソーシングを導入した後も、適切な運用管理を続けなければ安全性は保てません。特に人事・給与担当者としては、委託先の仕組みに任せきりにせず、自社で管理すべき運用ルールを整えておくことが重要です。以下のようなポイントを押さえておくとよいでしょう。
権限設定と情報閲覧範囲のコントロール
運用管理で重要なのは、従業員ごとに権限を設定することです。必要な作業だけを行えるよう権限を分ければ、誤操作や内部不正のリスクを減らせます。たとえば、マイナンバーや給与データの閲覧者を限定したり、表示のみ／編集不可などの細かい制御を設けたりします。
加えて、担当者の異動や組織変更があった際には、権限の見直しを定期的に行うことも大切です。委託先のシステム上でどこまで柔軟に権限を設定できるかを確認しておくと、運用がしやすくなります。
人事部の管理業務を効率化する運用ルール
委託後の運用が安定するよう、社内で管理ルールを決めておくことも重要です。たとえば、従業員からの書類提出やデータ修正依頼の手順を統一することで、ミスの発生を減らせます。また、委託先とやり取りする際は、暗号化通信を用いる、パスワード付きファイルで送信するなど、安全な情報共有方法を定めておくと安心です。
以下の記事では年末調整アウトソーシングの価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
委託先選定時に比較すべきセキュリティ基準
年末調整アウトソーシングを検討する際、サービスの内容だけでなく、セキュリティ基準にも注目すると安全性の高い選定につながります。外部認証や障害対応力、運用管理の柔軟性など、複数の観点で比較することが望ましいです。
認証取得状況（ISMS／SOCなど）の確認
委託先が ISO/IEC 27001（ISMS） を取得しているかを確認すると、情報管理体制が一定水準で整備されていると判断できます。さらに、クラウドやアウトソーシング事業者であれば、SOC2 の報告書を持つかも重要な判断材料となります。
どちらも取得がゴールではなく、継続的に維持・更新されているかも確認しましょう。特に、報告書の対象範囲（どのサービス、どの業務が含まれているか）を確認することで、実際に年末調整業務が安全に扱われるかを見極めやすくなります。
障害発生時の対応体制・バックアップと復旧能力
どれだけ堅牢な対策を取っていても、システム障害や災害によるトラブルは起こり得ます。重要なのは、そうした事態に備えた対応体制が整っているかどうかです。具体的には、データセンターの冗長化や定期バックアップ、復旧手順の明文化、緊急連絡体制、そして復旧訓練の実施などが挙げられます。
これらが整備されていれば、万が一の際でも業務を迅速に再開でき、給与処理などの遅延リスクを抑えられます。契約前に、これらの対応内容をきちんと確認することが大切です。
まとめ
年末調整アウトソーシングは、多くの個人情報を扱うため、技術的な対策と組織的な管理の両方を整えることが欠かせません。暗号化やアクセス管理に加え、委託先の外部認証や障害対応力を確認することで、安全に利用できるサービスを選びやすくなります。また、社内でのルール整備や権限見直しを継続して行うことで、運用の安全性を高められます。
安心して外部委託を進めるためにも、まずは複数のサービスの資料を比較し、自社に合う仕組みを検討してみてください。資料請求を行うことで、より詳細な情報を入手できます。
