年末調整アウトソーシングと類似サービスの違いを比較！メリットや選び方をわかりやすく解説

年末調整アウトソーシングと年末調整ソフトの違い

年末調整アウトソーシングは実務そのものの外部委託、年末調整ソフトは申告書作成のデジタル化と効率化を目的としています。どちらが適しているかは、社内の作業体制や担当者の負担により変わります。

作業代行の有無と負担軽減効果

年末調整アウトソーシングでは、申告書の配布・回収、控除証明書の整理、申告内容チェック、データ作成、源泉徴収票や法定調書の作成支援など、多くの実務を外部へ委託できます。これにより、担当者の作業そのものを減らせる点が特徴です。

一方、年末調整ソフトは作業効率の改善に役立ちます。国税庁が提供する「年末調整控除申告書作成用ソフト（年調ソフト）」では、申告書の作成支援が可能ですが、年税額の計算や源泉徴収票作成、税務署への提出代行は行いません。

参考：年末調整手続の電子化に向けた取組について｜国税庁

自社担当者の作業フローの変化

アウトソーシング導入後は、担当者の役割が「外部との調整」「最終確認」などの管理業務に変わり、細かな作業から解放されます。繁忙期に業務が集中しやすい企業では、効果を実感しやすい傾向があります。

年末調整ソフトは、紙の管理が不要になり、従業員自身がオンラインで入力できる点がメリットです。ただし、作業そのものは社内に残るため、担当者の管理業務は継続します。

年末調整アウトソーシングと給与計算アウトソーシングの違い

両者は委託サービスという点では共通していますが、担当する領域が異なります。年末調整のみを切り出すのか、毎月の給与計算全体を任せるのかによって、得られる効果が変わります。

委託範囲と業務領域の違い

年末調整アウトソーシングは季節業務に特化し、書類整理や内容チェック、データ作成などを代行します。一方、給与計算アウトソーシングは毎月の給与計算や勤怠データ処理、社会保険料計算などを包括的に委託できます。

組み合わせ活用のメリット

給与計算アウトソーシングを利用しつつ、年末調整は専門の外部サービスに委託するケースもあります。年間業務と季節業務を分けることで、処理品質と効率を維持しやすくなります。

一方、同一ベンダーに統一する方法もあり、情報連携の手間を抑えたい企業に適しています。どちらが最適かは、管理工数や求めるサポート範囲により異なります。

以下の記事では年末調整アウトソーシングの価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

年末調整アウトソーシングが向いている企業の特徴

アウトソーシングはすべての企業に必要というわけではありません。特に以下の特徴に該当する企業は、導入による効果が大きくなります。

人手不足や繁忙期負荷が高い企業

年末調整は短期間に大量の書類処理が必要となり、普段の体制では対応しきれない場合があります。アウトソーシングにより、外部が専任体制を整えて処理を進めてくれるため、担当者の負担を抑えやすくなります。

大量従業員を抱える企業

従業員数が多い企業では、申告書提出状況の管理や控除証明書の確認だけでも大きな工数が必要です。外部委託により処理が分散されるため、社内業務が滞りにくくなります。

年末調整アウトソーシングを比較する際に押さえておきたいポイント

アウトソーシングとソフトを比較するときは、単にコストだけで判断するのではなく、削減できる業務量やサポート範囲の違いも考慮する必要があります。

コストと作業削減量のバランス

アウトソーシングは、書類確認やデータ作成などの実務を広く任せるほど費用が高くなる傾向があります。しかし、その分社内で対応する作業が大幅に減るため、残業削減や担当者の負荷軽減につながります。

費用だけを見るのではなく、「自社でどれだけ作業を減らせるか」「その結果どれだけ時間を生み出せるか」を合わせて判断すると、選択肢を比較しやすくなります。

サポート品質と委託範囲の柔軟性

年末調整アウトソーシングでは、従業員からの問い合わせ対応や記入漏れの督促など、どこまで任せられるかがサービスごとに異なります。また、提出期限が集中する時期にどれだけスピーディーに処理できるかも重要な比較ポイントです。

従業員数が変動しやすい企業では、対象人数に応じて契約内容を柔軟に調整できるかどうかを確認しておくと、無駄のない運用につながります。

年末調整アウトソーシング利用時に確認すべきこと

年末調整の代行は税理士の独占業務に該当するため、委託先が税理士または税理士法人であるかを必ず確認してください。無資格者へ委託すると税理士法違反となる可能性があります。また、外部委託は従業員の個人情報を扱うため、委託先のセキュリティ体制や情報管理レベルも事前に確認することが重要です。

税理士法に関する注意点と委託できる業務範囲

年末調整では控除内容の確認や源泉徴収票の作成補助など、税務判断を伴う業務があります。これらは税理士の独占業務に該当するため、委託先に税理士資格があるか必ず確認してください。

書類回収などの事務作業は無資格でも行えますが、計算や内容確認を含む業務は資格が必要です。どこまでを委託できるかを事前に明確化しておくことが重要です。

個人情報管理とセキュリティ体制の確認

年末調整ではマイナンバーや所得情報など、重要な個人情報を扱います。外部委託する場合は、データの保管方法やアクセス権限管理、情報漏えい防止策などを確認しておきましょう。

ISO27001などの認証取得や、従業員からの問い合わせ対応の有無もサービスごとに異なるため、安心して任せられる体制かどうかを見極めることが大切です。

委託範囲と追加費用の発生条件

アウトソーシングでは、書類の督促代行やヘルプデスク対応などがオプションとなり、追加費用が発生する場合があります。基本料金に含まれる範囲はサービスごとに異なるため、契約前に必ず確認してください。

また、従業員数の増減に応じて料金が変わるケースもあるため、年間での費用イメージを把握しておくと予算管理がしやすくなります。

まとめ

年末調整アウトソーシングは、繁忙期の業務負荷を大きく軽減したい企業や、従業員数が多い組織に適したサービスです。年末調整ソフトや給与計算アウトソーシングと比較すると、委託範囲や得られる効果が異なるため、自社の体制に合った方法を選ぶことが重要になります。

導入を検討する際には、複数サービスの資料を比較することで、自社に最適な委託範囲やサポート内容が見えてきます。まずは興味のあるサービスから資料請求し、具体的なイメージをつかむことをおすすめします。