人事担当者が1人で運用する体制
人事担当者が1人しかいない企業では、運用の手間を抑えられる1on1ツールを選ぶことが重要です。1人運用で気をつけたい観点を確認しましょう。限られた時間の中で効率よく運用するための工夫を把握しておくことが重要です。
設定・運用の手間を抑える工夫
1人で運用する場合、初期設定や日々の運用に多くの時間を割けないケースが少なくありません。他の人事業務と並行して対応する必要があるため、運用負荷の高い製品は避けたいところです。
テンプレートが用意されている、または設定項目がシンプルな製品を選ぶことで、日々の運用の負担を大きく抑えやすくなります。機能が豊富すぎる製品は、使いこなすまでに時間がかかる懸念もあります。
マネージャーへの運用委譲という考え方
人事担当者だけですべてを管理しようとすると、負担が集中してしまう懸念があります。すべての面談記録の確認や入力を一人で行おうとすると、対応が追いつかなくなる可能性もあります。
面談の実施や記録の入力はマネージャーに委譲し、人事担当者は全体の進捗確認や制度設計に注力する体制を整えることが有効な選択肢です。
情シスがいない会社での導入
情報システム部門がない会社では、導入や運用のハードルが上がる懸念があります。導入しやすい製品の見極め方を確認しましょう。専門知識がなくても運用できる仕組みが整っているかが重要な確認ポイントです。
専門知識がなくても導入できる製品の見極め方
情シスがいない会社では、複雑な設定作業を必要としないクラウド型の製品を選ぶことが現実的な選択肢です。サーバーの構築や保守が不要なため、専門の担当者がいなくても比較的容易に運用を始められます。
導入時にベンダーのサポートを受けられる製品であれば、専門知識がなくても導入を進めやすくなります。契約前に、導入サポートの範囲や、問い合わせ時の対応方法を確認しておくことが重要です。
セキュリティ面での確認事項
情シスがいない場合、セキュリティ面の確認も自社だけでは難しいと感じる場合があります。専門的な知識がなくても判断できるよう、分かりやすい情報を提供してくれる製品を選ぶことが望まれます。
製品側のセキュリティ対策の内容を、契約前に具体的に確認しておくことが重要です。
多拠点・グループ会社での一括管理
複数の拠点やグループ会社を持つ企業では、面談記録や目標情報を一元管理できる仕組みが求められます。拠点数が多い企業ほど、情報を一元化できているかどうかが管理の効率に直結し、経営判断のスピードにも影響します。
一括管理を実現する観点を確認しましょう。拠点ごとにばらばらな運用にならないよう、あらかじめ仕組みを整えておくことが重要です。
本社での一括管理を実現する仕組み
拠点ごとに異なるツールを使っていると、本社での情報集約に手間がかかる懸念があります。集計作業に多くの時間がかかると、本来の分析や制度改善に充てるべき時間が大きく減ってしまいます。
全拠点で同じツールを利用し、本社の管理画面から一括で状況を確認できる仕組みを整えることが有効な選択肢です。拠点ごとに異なる運用ルールがあると、集計時に情報の突き合わせに手間がかかる懸念もあります。
グループ会社の情報統合という課題
グループ会社ごとに異なる人事制度を運用している場合、面談記録や目標情報の形式を統一することが難しいケースがあります。評価制度や目標設定の考え方自体が会社ごとに大きく異なることも、統合を難しくする要因の一つとなります。
統合管理を進める際は、各社の運用ルールをすり合わせる期間を設けることが重要です。
人事部門と現場マネージャーの分業体制
人事部門と現場のマネージャーで役割を分担しながら運用する場合、それぞれが使いやすい仕組みを整えることが重要です。役割ごとに求められる操作や確認したい情報が異なるため、双方の視点であらかじめ製品を検討することが望まれます。
分業体制のポイントを確認しましょう。役割ごとに求められる操作性や情報アクセスの範囲を把握しておくことが重要です。
役割分担を明確にする運用設計
人事部門は制度設計や全体の進捗管理を担い、現場マネージャーは実際の面談実施と記録入力を担当するなど、役割を明確に分けることが重要です。役割が曖昧なままだと、対応の抜け漏れが生じる懸念があります。
誰がどの範囲まで対応するのかを、導入前にドキュメント化しておくことが重要です。特に人事評価に関わる機微な情報は、対応範囲を明確にしておくことで、後々のトラブルを防ぎやすくなります。
現場マネージャーが使いやすい画面設計
現場マネージャーは日々の業務の合間に操作することが多いため、直感的に使える画面設計が重要です。操作方法を都度調べなければならないようだと、継続的な利用が難しくなる懸念もあります。
操作が複雑だと、記録の入力が後回しになり、運用が形骸化する懸念もあります。マネージャーの負担が大きくなりすぎないよう、入力項目を必要最低限に絞ることも有効な選択肢です。
運用体制にあわせて選びたい1on1ツール
少人数運用から多拠点管理まで、運用体制に応じて選ばれやすい1on1ツールをご紹介します。
HRBrain
- 1on1の実施内容を見える化。評価納得度の向上も実現
- シンプルなデザインですべての従業員が使いやすい
- 導入時の設定から導入後まで運用まで徹底したサポート体制を提供
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、人事評価や1on1の面談記録を一元管理できるタレントマネジメントシステムです。クラウド型で提供されるため、人事担当者が1人の企業でも運用しやすい点が特徴です。管理画面から複数拠点の面談状況をまとめて確認できるため、グループ会社での一括管理にも活用しやすくなります。
カオナビ
- 1on1のテンプレートを利用して面談内容を記録
- 面談での対話を評価・育成の判断材料としても活用可能
- マネージャーごとの面談実施状況も可視化
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、顔写真付きの人材データベースをもとに1on1や人事評価を管理できるタレントマネジメントシステムです。権限設定を役割にあわせて調整できるため、人事部門と現場マネージャーで運用を分業する場合の体制構築にも活用しやすいサービスです。誰がどの情報にアクセスできるかを整理しておくことで、運用開始後の混乱を防ぎやすくなります。
運用体制別の選び方に関するFAQ
1on1ツールの運用体制別の選び方について、よくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：人事担当者が1人で運用する場合、何を重視すべきですか？
- テンプレートが用意されている、または設定項目がシンプルな製品を選び、面談の実施や記録の入力をマネージャーに委譲する体制を整えることが有効です。
- ■Q2：多拠点やグループ会社で一括管理するにはどうすればよいですか？
- 全拠点で同じツールを利用し、本社の管理画面から一括で状況を確認できる仕組みを整えることが有効です。
- ■Q3：情シスがいない会社でも導入できますか？
- 複雑な設定作業を必要としないクラウド型の製品を選び、ベンダーのサポートを受けながら導入を進めることが現実的です。
- ■Q4：人事部門と現場マネージャーが分業する場合はどう運用すればよいですか？
- 役割を明確に分けたうえで、それぞれが必要な情報にのみアクセスできる権限設計にすることが重要です。
まとめ
1on1ツールは、人事担当者1人での運用や情シスがいない会社、多拠点やグループ会社での一括管理、人事部門と現場マネージャーの分業体制など、自社の運用体制にあわせて選ぶことが重要です。体制ごとに求められる機能を整理しておくと、比較検討がしやすくなります。
導入前に自社の体制を十分に整理し、比較検討することをおすすめします。自社にあう製品を比較したい方は、資料請求を活用してください。
