ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■情報管理・セキュリティ別
- セキュリティ関連の認証・登録状況を確認できる1on1ツール：ミキワメAI マネジメント、カオナビ
- 議事録の閲覧範囲や国内でのデータ処理を明示した1on1ツール：Talentify
- 面談記録をクラウドで一元管理できる1on1ツール：HRMOSタレントマネジメント、カオナビ、シナジーHR面談ツール
- ■他システムとの連携別
- APIで他システムと連携できる1on1ツール：HRMOSタレントマネジメント、Talentify
1on1ツールをオンプレミスで使いたい場面
1on1ツールにオンプレミスを求める背景には、面談の記録という情報の性質があります。どのような事情が当てはまるのかを整理しておくと、本当にオンプレミスが必要かを判断できます。
社内規程でデータの社外保管を制限している
人事に関する情報を社外のサーバに置けないと、社内規程で定めている企業があります。面談の記録は人事情報に近い性質を持つため、この規程の対象になる場合があります。
まずは規程の文面を確認し、クラウドの利用が本当に禁止されているのかを見極めましょう。保管場所の指定や暗号化などの条件を満たせば、使える場合もあります。規程の改定が可能かどうかも、関係部署と話し合う価値があります。
既存の人事システムが社内にある
人事の基幹システムをオンプレミスで運用している企業では、1on1ツールも同じ環境に置きたいと考えることがあります。社員情報の連携を、社内のネットワークの中で完結させられるためです。
ただし、連携が必要な項目は多くないかもしれません。氏名や所属などの限られた情報だけであれば、クラウド型でも安全に連携する方法を検討できます。連携する情報の範囲を絞ることで、管理の負担も抑えられます。
取引先や監督官庁から求められる管理水準
業種や取引先によっては、情報の管理の水準を契約や指針で求められる場合があります。要件を確認し、どの情報が対象となるのかを整理します。
面談の記録がその対象に含まれるのかは、情報システム部門や法務部門と確認が必要です。自己判断で決めず、関係部署に相談しましょう。確認した結果は、導入の稟議にも使える形で記録しておくと役立ちます。
面談の記録に含まれる情報の扱い
1on1の記録は、業務の進捗だけでなく、本人の悩みや健康、家庭の事情なども含みうる情報です。取り扱いの方針を決めずに導入すると、後で問題が生じるおそれがあります。
記録される情報の種類の把握
面談のメモには、目標の進捗やキャリアの希望のほか、体調やプライベートに関わる話が含まれる場合があります。どのような情報が記録されるのかを、あらかじめ洗い出します。
記録する内容の範囲を、運用のルールとして定めておくことも有効です。センシティブな内容は記録しないなど、上司への指針があると安心です。指針は、面談の前に上司が読み返せる短い文書にまとめるとよいでしょう。
特に、病歴や健康診断の結果などは、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」に該当する場合があります。こうした情報は、取得方法や閲覧範囲を慎重に検討しましょう。
参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会
閲覧できる人の範囲と権限
面談の記録を、誰が閲覧できるのかは、ツール選びの重要な確認点です。上司と部下本人のみか、上位の管理職や人事部門まで見られるのかを、設定で調整できるかを確認します。
権限を細かく設定できるかは、オンプレミスかクラウドかとは別の問題です。提供形態の違いにこだわる前に、必要な権限の管理ができるかを見ましょう。上司が異動した際に、記録の閲覧権限が引き継がれるかも確認します。
保管の期間と削除の運用
退職者の記録や古い記録を、いつまで保管し、いつ削除するのかを決めておきます。保管の期間が長いと、情報漏えいの影響も大きくなります。
削除の方法や、削除の履歴が残るかは、製品によって異なります。社内の文書管理の規程とあわせて、確認しておきましょう。削除を依頼されたときの対応手順も、決めておくと安心です。
1on1ツールのオンプレミス運用で担う体制
オンプレミスで1on1ツールを運用する場合、サーバの管理からアカウントの運用まで、自社の責任が広がります。必要な体制を、導入前に見積もっておきましょう。
サーバの調達と保守の担当
サーバの購入や設置、OSやデータベースの更新、バックアップなどの作業を担当する人が必要です。障害が起きたときの連絡や復旧の手順も決めておきます。
保守の担当者が不在になる時期の代わりの対応も、考えておく必要があります。情報システム部門と、運用の負担を事前に共有しましょう。年間の作業量を見積もっておくと、判断の材料として役立ちます。
バージョンアップと機能追加への対応
オンプレミス型では、新しい機能を使うために、利用者側でバージョンアップの作業が必要な場合があります。作業の時期や費用の負担は、契約によって異なります。
更新が遅れると、機能の追加を受けられないだけでなく、セキュリティ上の問題が残るおそれもあります。更新の方針と支援の内容を、ベンダーに確認しておきましょう。検証用の環境でテストできるかも、あわせて見ておきます。
利用者の問い合わせへの対応
利用者である管理職や従業員からの質問に答える窓口が必要です。操作方法の質問から、記録の閲覧権限の相談まで、内容は多岐にわたります。
クラウド型ではベンダーが一部を担う場合もありますが、オンプレミスでは社内で対応する範囲が広がりがちです。体制を整えておかないと、定着しにくくなります。問い合わせの内容を記録し、よくある質問として共有すると負担を減らせます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で1on1ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
オンプレミス以外の提供形態という選択肢
オンプレミスに対応する製品が限られる場合でも、自社の要件を満たす方法はあります。代表的な選択肢を確認し、要件に照らして検討しましょう。
専用環境で提供される形態
自社専用のサーバ環境を、ベンダーやデータセンターが運用する形態があります。他社とデータを分けて管理でき、サーバの保守の負担を軽減できる可能性があります。
ただし、こうした提供形態を用意している製品は、限られる場合があります。データの保管場所や、管理者のアクセス範囲も、あわせて確認が必要です。
アクセス制限を設けたクラウド型
クラウド型でも、IPアドレスによるアクセスの制限や、シングルサインオンによる認証、権限管理などを備える製品があります。これらを使うと、社外からの不正なアクセスを抑えられます。
社内規程の求める水準を満たせるかは、機能の有無だけでなく、運用の方法も含めて確認します。ベンダーの回答は、書面で受け取っておきましょう。回答の内容は、情報システム部門とも共有します。
人事システムの機能を活用する方法
すでに利用している人事システムやタレントマネジメントシステムに、面談の記録機能がある場合があります。新しいツールを入れずに、既存の環境で運用できる可能性があります。
ただし、機能の範囲は限られる場合があり、面談の準備や振り返りの支援まで求めるなら不足するかもしれません。必要な機能を整理したうえで、比較しましょう。現在使っているシステムの契約内容に、追加費用なしで使える範囲があるかも確認します。
他システムとの連携と移行の考え方
1on1ツールは、人事情報やカレンダー、Web会議などと連携して使う場面が多いツールです。提供形態にかかわらず、連携と将来の移行について考えておきます。
人事マスタと認証の連携
社員の所属や上司との関係は、人事マスタから取り込むのが運用の負担を減らす方法です。異動や退職の反映が遅れると、誤った相手に記録が見えてしまうおそれがあります。
シングルサインオンに対応していれば、認証の管理を一元化できます。連携の方式と、更新の頻度を確認しましょう。異動の多い時期に、反映が追いつくかも見ておきます。
カレンダーやWeb会議との連携
面談の予定をカレンダーで管理し、Web会議で実施する運用もあります。オンプレミスの環境では、社外のサービスと連携できる範囲に制約が出る場合があります。
連携の可否は、利用する会議ツールの種類にも左右されます。自社の運用に必要な連携を、あらかじめ洗い出しておきましょう。
将来の乗り換えを見据えたデータの出力
製品を入れ替える場合に、過去の記録を取り出せるかは重要です。取り出せる形式や、取り出す際の手間を確認しておくと、後の選択肢が広がります。
記録には機微な情報が含まれるため、取り出したデータの管理にも注意が必要です。保管や廃棄の手順も、あらかじめ決めておきましょう。
情報管理の観点で比べる1on1ツール一覧
ここで紹介する製品は、いずれもITトレンド上ではクラウド型として掲載されています。オンプレミス対応は確認できないため、セキュリティ認証や面談記録の管理方法、他システムとの連携を中心に比較しましょう。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ミキワメAI マネジメント | プライバシーマークを取得。1on1の履歴やアンケート結果を蓄積し、全体の状況を可視化 |
| HRMOSタレントマネジメント | API連携や導入企業ごとのカスタマイズに対応。1on1の実施記録や目標変更履歴を管理 |
| カオナビ | ISO/IEC 27001・27017の認証やISMAP登録などを掲載。面談記録を人材情報と一元管理 |
| Talentify | 議事録は当事者のみ閲覧可能で、データは国内処理。API連携やカスタマイズにも対応 |
| シナジーHR面談ツール | 面談記録をクラウドで一元管理し、社員のコンディション把握や人事課題の発見を支援 |
オンプレミス以外で検討したい1on1ツール
オンプレミス対応の製品が見つからない場合は、セキュリティ認証や面談記録の管理方法、他システムとの連携に注目して、クラウド型も比較してみましょう。ここでは、情報管理の観点から検討したい製品を紹介します。
ミキワメAI マネジメント
- 1on1を型化し、目標に向かって前向きに導くことが可能！
- コンディション・目標の進捗を把握でき、早期ケアを実施可能！
- 組織全体のマネジメント状況をダッシュボードで可視化！
株式会社リーディングマークが提供する「ミキワメAI マネジメント」は、1on1の実施から振り返りまでを支援するクラウド型のマネジメント支援プラットフォームです。事前メモや対話の文字起こし、ネクストアクション、アンケート結果などを蓄積し、過去の面談履歴を確認できます。組織全体のマネジメント状況をダッシュボードで可視化できる点も特徴です。セキュリティ関連ではプライバシーマークの取得が掲載されており、PCとスマートフォンに対応しています。
HRMOSタレントマネジメント
- 1on1運用実態をレポートで一覧化
- メンバーの目標を確認しながら1on1の実施が可能
- 他ツールとの自動連携で工数削減
株式会社ビズリーチが提供する「HRMOSタレントマネジメント」は、目標・評価管理と1on1の運用を支援するクラウド型のタレントマネジメントシステムです。1on1の実施記録や目標変更履歴を蓄積でき、運用状況をレポートで把握できます。API連携や他ツールとの自動連携に対応しており、導入企業ごとのカスタマイズも可能です。専任のカスタマーサクセスによる導入支援も提供しています。対象は従業員50名以上です。
カオナビ
- 1on1のテンプレートを利用して面談内容を記録
- 面談での対話を評価・育成の判断材料としても活用可能
- マネージャーごとの面談実施状況も可視化
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、1on1や定期面談の記録を人材情報と紐づけて管理できるクラウド型のタレントマネジメントシステムです。面談用テンプレートを活用して記録を標準化し、過去の履歴を育成や人事評価などに活用できます。セキュリティ関連では、ISO/IEC 27001・27017の認証、プライバシーマーク、ISMAPの登録などが製品ページに掲載されています。マネージャーごとの面談実施状況も可視化できます。
Talentify
- AI議事録が音声を自動で文字起こし・要約し、会話に集中できる
- アクションアイテムを構造化し次回ミーティングへ自動引き継ぎ
- 上長へのフィードバックをAIが自動で実施
株式会社kickflowが提供する「Talentify」は、面談記録の閲覧範囲やデータの処理場所に配慮したクラウド型のタレントマネジメントシステムです。AI議事録によって文字起こしや要約を自動化でき、議事録は面談の当事者のみが閲覧できる仕組みです。データは国内で処理され、管理者は議事録の内容を閲覧せずに1on1の実施率を確認できます。API連携や導入企業ごとのカスタマイズにも対応しています。
シナジーHR面談ツール （Sharin株式会社）
- 個人ごとの面談記録を確認し、マネジメントに活用。
- 面談内容をクラウドで一元管理し、共有と問題解決をサポート。
- 初期費用・マニュアル不要、低価格で簡単操作。
まとめ
1on1ツールをオンプレミスで使いたい場合は、対応する製品が限られる可能性を踏まえ、規程の内容、記録の扱い、自社の運用体制を確認することが重要です。専用環境やアクセス制限を備えたクラウド型も含めて検討しましょう。1on1ツールの提供形態は製品ごとに異なるため、資料請求で比較してください。
