会計ソフト導入・運用代行の選び方は？自社の経理体制から考える手順

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■経理体制別

• 専門家に選定から相談したい：ReaLight 経理DX
• 複数の経理システムを連携して使いたい：ReaLight 経理DX

■任せる範囲別

• 立ち上げ作業を中心に任せる：ReaLight 経理DX

選ぶ前に把握したい自社の経理体制

選び方の出発点は、今の経理業務がどのように回っているかを把握することです。現状が整理できていれば、依頼先に伝える内容も明確になり、提案の質も確かめやすくなります。

担当者と作業時間の現状

経理の作業を誰が、月にどれくらいの時間をかけて行っているかを書き出します。専任者がいる場合も、他部署の担当者が経費の取りまとめを手伝っているといったケースがあります。

作業時間を把握できれば、外部に任せることで減らせる負担の大きさを見積もれます。時間の計測が難しい場合は、月次の締めにかかる日数と、残業の有無を目安にするだけでも、依頼の優先度を決める材料となります。

困りごとの優先順位づけ

入力作業が追いつかない、ソフトの設定がわからない、締めが遅れるなど、困りごとは会社ごとに異なります。解決したいことを3つ程度に絞り、優先順位をつけておきましょう。

優先順位が決まっていると、事業者の提案を比べるときの判断基準として働きます。すべての困りごとを一度に解決しようとすると費用が膨らむため、まず最も負担の大きい作業から外部に任せる進め方もあります。

社内に残す業務の線引き

代行を使っても、取引の承認や支払いの判断など、会社として決めるべき業務は残ります。外部に任せる作業と、社内で行う作業を、先に線引きしておきましょう。

線引きは、作業の一覧表を作って担当を書き込むと整理できます。社内に残す業務の担当者が不在になった場合の代理も決めておけば、運用が止まる事態を避けやすくなります。

経理体制別に見る会計ソフト導入代行の選び方

経理体制によって、重視すべき項目は変わります。自社に近い体制の解説を中心に読み、確認の優先順位を決めてください。

経理の専任者がいない会社

専任者がいない会社では、社内に判断できる人が少ないため、導入後の疑問を相談できる体制が大切です。導入作業だけでなく、運用開始後の質問にどこまで対応してもらえるかを確認しましょう。

運用代行まで含めて任せる選択肢もあります。その場合も、会社として承認する担当者は必要です。専門用語をかみ砕いて説明してくれるかも、面談で確かめたい点です。社長や総務の担当者が本業の合間に対応するため、依頼の窓口を手軽に使えるかも見ておきましょう。

兼任者が1人で担当している会社

兼任者が1人で担当している会社では、その人が不在になると経理が止まる点が課題です。作業を外部と分担し、手順を文書に残してもらえる事業者は、引き継ぎの面で有力な選択肢です。

兼任者の負担を減らすには、入力などの定型作業を任せ、確認や承認を社内で行う形が現実的です。担当者が本業の合間に対応できるよう、連絡の手段や時間帯も調整できるかを確認しましょう。

複数拠点や複数人で経理を担う会社

複数の拠点や部署で経理を行う会社では、科目の使い方や承認の流れがばらつきやすくなります。拠点ごとの権限設定や、部門別の集計に対応できる事業者かを確認しましょう。

利用者が増えるほど、ソフトの設定や研修の負担も大きくなります。拠点ごとの研修に対応できるか、問い合わせの窓口を一本化できるかも、選ぶ際の判断材料です。拠点が離れている場合は、オンラインでの研修に対応しているかも確かめましょう。

会計ソフト導入代行へ問い合わせる際の質問

資料請求や問い合わせの段階で、聞いておくと比較しやすい質問があります。回答の内容と姿勢の両方が、判断の材料です。

対応できる会計ソフトと経験

利用したい会計ソフトに対応しているかを最初に確認します。対応していても、そのソフトでの導入経験が少ない場合があるため、担当者の経験もあわせて尋ねましょう。クラウド型とインストール型のどちらの経験が豊富かも聞くと、実際の対応力を見極めやすくなります。

現在使っているソフトから切り替えたい場合は、移行の経験があるかも聞きます。移行の範囲と、移行後の確認作業の内容を説明してもらえると、安心して任せられます。

作業範囲と追加費用の条件

見積もりに含まれる作業と、含まれない作業を具体的に確認します。口座の連携設定、旧データの移行、研修の回数など、項目ごとに範囲を示してもらいましょう。

追加費用が発生する条件も尋ねておきます。取引量が増えた場合や、修正の依頼が重なった場合の扱いを知っておくと、契約後の想定外の負担を避けやすくなります。

サポート窓口と対応時間

導入後の質問を受け付ける窓口が、メール、電話、チャットのどれなのかを確認します。対応の時間帯が平日の日中だけだと、残業時間に作業する担当者は連絡しにくいことがあります。

回答までの目安の日数や、緊急時の連絡方法も尋ねておきましょう。決算の直前など、早い回答が必要な時期に優先して対応してもらえるかを聞いておくと、運用の見通しが立てやすくなります。

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面談や試行で確かめる運用代行の質

資料だけでは、対応の質や相性まではわかりません。面談や小さな範囲での試行を通じて、実際のやり取りを確かめる方法があります。

面談で見ておきたい説明の分かりやすさ

面談では、専門用語を使わずに説明してくれるか、こちらの質問に具体的に答えてくれるかを見ます。経理に詳しくない担当者でも理解できる説明は、導入後のやり取りの円滑さにつながります。

自社の業務を事前に伝えたうえで、どのような手順で進めるかを説明してもらうのも有効です。提案が自社の状況に沿っているか、一般的な説明にとどまっていないかを確かめましょう。

小さな範囲から試す進め方

最初から全体を任せず、一部の口座や特定の月次作業だけを依頼して、品質と連絡の様子を見る方法があります。事業者の対応を確認してから範囲を広げられるため、見込み違いのリスクを抑えられます。

試行の可否や費用は、事業者によって異なります。試行を受け付けているか、受け付けている場合の期間と条件を、問い合わせの段階で確認しておきましょう。

契約書と作業範囲書の確認

口頭で聞いた内容は、契約書や作業範囲を示す書面に記載されているかを確認します。書面にない内容は、後から対応を求められない場合があります。

特に、契約期間、解約の条件、データの引き継ぎ、守秘義務の4点は確認しておきたい項目です。不明な点は、社内の法務担当者や顧問の専門家に見てもらうと、見落としを減らせます。

導入後に選び方を見直すタイミング

依頼先を決めた後も、運用が自社にあっているかを確かめる機会を設けます。定期的に見直すことで、不満が積み重なる前に調整できます。

導入後1か月の確認

導入から最初の1か月は、設定の漏れや連携の不具合が見つかりやすい時期です。月次の締めを実際に行い、試算表の数字が想定どおりか、確認待ちの取引が溜まっていないかを見ましょう。

問題が見つかった場合は、すぐに依頼先へ連絡します。対応の早さや修正の丁寧さも、今後の付き合いを判断する材料です。

3か月から半年後の運用の見直し

数か月たつと、取引量や作業の流れがわかってきます。依頼している範囲が自社の状況にあっているか、費用に見あう成果が出ているかを見直しましょう。

任せる作業を増やす、または一部を社内に戻すといった調整もできます。社内の担当者の意見を聞き取り、負担が偏っていないかも確認してください。

期末や決算前後の見直し

期末や決算の前後は、帳簿の整合性を確認する重要な時期です。決算に向けた作業の分担や、追加で必要な依頼がないかを、早めに依頼先と相談しておきましょう。

決算を終えた後には、1年間の運用を振り返ります。作業の遅れや誤りの件数、費用の妥当性を整理し、契約の更新や依頼範囲の変更を検討する材料にしてください。

経理体制から選ぶ導入代行の候補

選び方の基準は、社内にどれだけ経理の知識を持つ人がいるかで変わります。体制に応じて検討できる製品を一覧にまとめました。

経理の専門家に選定から相談できる製品

経理体制に不安がある場合は、会計ソフトを選ぶ段階から専門家に相談できるかが目安です。選定の支援と導入作業の両方を扱う製品を紹介します。

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まとめ

会計ソフト導入・運用代行の選び方は、自社の経理体制の把握から始まります。専任者がいない会社、兼任者が1人の会社、複数拠点で経理を行う会社では、重視する点が異なります。問い合わせと面談で、対応ソフトや作業範囲、追加費用を確かめ、導入後も運用を見直しましょう。選び方に迷う方は、ITトレンドで資料請求し、各社の対応範囲を比べてみてください。