ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■連携して取り込みたいデータ別
- 銀行口座・クレジットカードの明細：マネーフォワードクラウド会計、freee 会計、ジョブカン会計、PCA Arch 財務経理
- 請求書発行のデータ：freee 会計、弥生会計 Next
- 経費精算・給与計算のデータ：弥生会計 Next
- ■利用する体制別
クラウド型会計を始める前に決めること
クラウド型会計ソフトは申し込めばすぐに使えますが、いきなり入力を始めると科目や取り込み方がばらつく場合があります。最初に、開始時期と範囲、使う人と権限を決めておきましょう。
利用開始の時期と記帳の範囲
最初に決めたいのは、どの時点の取引からクラウド型会計で記帳するかです。期首から使い始めると、1年分の帳簿が1つのソフトにまとまり、決算や申告の準備が進めやすくなります。
期の途中から始める場合は、それまでの取引を旧ソフトやExcelから移すか、開始時点の残高だけを登録するかを選びます。あわせて、請求書の発行や経費精算もクラウドで行うのか、会計の記帳だけに使うのかという範囲も決めておくと、後の連携設定で迷いにくくなります。旧ソフトの契約期限や保守の終了時期も確認し、並行して使う期間を決めておきましょう。
利用者と権限の割り当て
クラウド型会計の特徴は、複数の人が同じ帳簿へ同時にアクセスできることです。そのため、誰がどの操作をするかを最初に決めておく必要があります。
例えば、経理担当者は入力と修正、経営者は閲覧とレポートの確認、税理士は閲覧と修正の提案、のように役割を分けます。退職や異動の際にアカウントを止める手順も、あらかじめ決めておきましょう。権限の細かさは製品によって違うため、承認の流れが必要な企業は資料で確認しておくと安心です。操作の履歴が残るかどうかも、誤った修正を見つける手がかりとして確認しておきましょう。
クラウド型会計ソフトの初期設定の方法
利用開始の範囲が決まったら、事業所の情報や勘定科目、開始残高を登録します。ここでの設定が、以降の自動仕訳や決算書の形を左右するため、税理士とも相談しながら進めるとよいでしょう。設定項目の多くは後から変更できますが、変更前の仕訳に影響する項目もあります。
事業所情報と勘定科目の設定
まず、法人か個人事業主か、決算月、消費税の課税方式や経理方式（税込経理か税抜経理か）を登録します。インボイス制度に対応するため、自社の登録番号も入力しておくと、請求書や仕訳の管理に使えます。
次に勘定科目を確認します。クラウド型会計ソフトには標準の科目があらかじめ用意されていますが、自社で使ってきた科目名や補助科目と違う場合は、追加や名称の変更が必要です。部門ごとに損益を見たい場合は、部門の設定もこの段階で行いましょう。科目や部門を後から大きく変えると、過去の仕訳との比較が難しくなるため、最初の設計に時間をかける価値があります。
開始残高と過去データの登録
開始残高とは、利用を始める時点の現金や預金、売掛金、買掛金などの残高のことです。前期の決算書や試算表をもとに登録し、貸借の合計が一致しているかを確認します。
過去の仕訳を移したい場合は、旧ソフトから仕訳データをCSV形式で書き出して取り込む方法があります。ただし、科目コードや税区分の形式がソフトによって違うため、取り込み後に試算表を旧ソフトと見比べ、金額が一致するかを確かめるのが大切です。取り込みが難しい場合は、月ごとの残高だけを登録して比較用に残す方法もあります。
口座やカードと連携して記帳する方法
クラウド型会計の大きな特徴は、銀行口座やクレジットカードの明細を取り込み、仕訳の候補を作れることです。取り込み方法の違いと、自動仕訳ルールを使った記帳の流れを確認しましょう。
明細データを取り込む2つの方法
明細の取り込み方法には、ソフトと金融機関を連携させて自動で取得する方法と、金融機関のサイトから明細ファイルを書き出して取り込む方法があります。自動取得は手間が少ない一方、金融機関の仕様変更や認証の期限切れで、取得が止まる場合もあります。
連携に対応する金融機関やカード会社の範囲は、製品ごとに異なります。自社が使う口座がすべて対象か、取得の頻度はどのくらいか、取得が止まったときに通知が届くかを、導入前に確認しておきましょう。対象外の口座は、ファイル取り込みで補う運用も考えられます。現金での支払いは明細が残らないため、別途入力する手順も決めておきましょう。
自動仕訳ルールの作り方と確認の手順
取り込んだ明細は、摘要や取引先名をもとに勘定科目の候補が付けられます。同じ取引先からの入金や毎月の家賃などは、「この摘要ならこの科目」というルールを登録しておくと、次回から候補が自動で付きます。
ただし、候補が付いても内容の確認は欠かせません。同じ取引先でも、消耗品と備品のように科目が分かれる取引や、消費税の区分が異なる取引があるためです。月に数回、未確認の明細をまとめて見直す日を決めておくと、月末に作業が集中しにくくなります。誤ったルールが登録されていると同じ誤りが繰り返されるため、ルールの一覧も定期的に見直しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でクラウド型会計ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
領収書や請求書を保存する方法
記帳とあわせて、仕訳の根拠となる領収書や請求書の保存方法も決める必要があります。紙で受け取ったものと、メールやWebで受け取ったものでは、保存の考え方が異なります。
電子で受け取った証憑の保存
メールに添付されたPDFの請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書は、電子帳簿保存法の「電子取引」にあたります。2024年1月以降は、こうしたデータを原則として電子のまま保存する必要があります。
保存の際は、取引年月日や金額、取引先で検索できる状態にしておくことが求められます。クラウド型会計ソフトには、証憑をアップロードして仕訳にひも付ける機能を持つ製品があります。どの要件に対応しているかは製品ごとに確認し、不明な点は国税庁の情報や税理士に確認しましょう。
紙の証憑を電子化する場合の注意点
紙で受け取った領収書は、紙のまま保存する方法と、スキャナやスマートフォンで読み取って電子保存する方法があります。電子保存に切り替える場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件にあわせた運用が必要です。
例えば、受け取ってから入力するまでの期限や、検索できる状態での保存、タイムスタンプの付与または訂正削除の履歴が残るシステムの利用といった要件があります。満たさない場合は、紙の原本を保存し続ける必要が出てきます。まずは紙での保存を続け、電子取引の保存から整えるといった段階的な進め方も選択肢のひとつです。どこまで電子化するかは、社内の体制と相談して決めましょう。経費精算システムと連携して、領収書の画像を申請時に集める方法もあります。
税理士との共有と月次の締め方
クラウド型会計では、帳簿を税理士や社内の関係者と同じ画面で共有できます。共有の方法と、毎月の締めを決まった手順で進める方法を整えると、決算期の負担を減らせます。
税理士とデータを共有する方法
税理士と共有する方法には、税理士にアカウントを発行して直接ログインしてもらう方法と、税理士事務所側の専用画面からアクセスしてもらう方法があります。どちらの方法に対応しているかは、製品によって異なります。
共有を始める前に、税理士が普段使っている会計ソフトや、決算と申告をどのソフトで行うかを確認しておきましょう。クラウド型会計の利用経験がある事務所かどうかも、データのやりとりの進めやすさに関わります。修正の依頼や質問をソフト上でやりとりできると、メールでの確認が減らせます。共有する範囲は、閲覧だけか修正まで認めるかを税理士と話し合って決めておきましょう。
月次の締めを定型化する手順
月次の締めでは、取り込み漏れの明細がないか、預金残高が通帳やネットバンキングの残高と一致しているか、売掛金と買掛金の残高が請求書と一致しているかを順に確認します。差額が出た場合は、取り込みの重複や未登録の取引がないかを明細ごとにさかのぼって調べます。
確認が終わったら、試算表や部門別の損益を出力し、経営者や税理士と共有します。毎月同じ手順で締めるために、確認項目をチェックリストにまとめ、担当者が変わっても同じ流れで作業できるようにしておくとよいでしょう。締めた月の仕訳を誤って変更しないよう、入力を制限する機能の有無も確認しておくと安心です。
初期設定から月次締めまで使える会計ソフト
クラウド型会計ソフトを使い始める際は、口座連携や証憑の保存、税理士との共有など、手順の各場面で使う機能が製品ごとに異なります。この記事の手順に沿って確認したい製品を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| マネーフォワードクラウド会計 | 口座・カード明細を自動取得し、勘定科目を提案 |
| freee 会計 | 明細の自動取得に加え、請求書・経費精算・承認申請に対応 |
| 弥生会計 Next | 初心者向けの設計。請求・経費・証憑保存は連携で対応 |
| ジョブカン会計 | 銀行・カード明細の取り込みと、予実・プロジェクト管理に対応 |
| PCA Arch 財務経理 | 銀行入出金の仕訳処理を削減。JIIMA認証を取得 |
口座連携と月次締めで比べるクラウド会計
明細の取り込みから証憑の保存、承認や共有まで、記事で紹介した手順を進めやすい製品を選びました。始め方にあわせて、機能の違いを確認してみてください。
マネーフォワードクラウド会計
- 自動入力・自動仕訳で会計業務がどんどんラクに
- 連携機能でデータ入力の手間を削減
- 経営状況をリアルタイムに見える化
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワードクラウド会計」は、銀行口座やクレジットカードを登録すると取引明細を自動で取得し、勘定科目を提案するクラウド会計ソフトです。登録した仕訳を学習して、提案の精度が高まります。請求書、経費精算、給与は同社のクラウド請求書・クラウド経費・クラウド給与と連携でき、損益計算書や貸借対照表、試算表の自動作成にも対応します。
freee 会計
- 経営レポートを自動作成、リアルタイムな意思決定が可能に
- 経費精算やワークフローにも対応。転記や人的ミスを減らす
- 上場準備企業様にも最適な内部統制機能
フリー株式会社が提供する「freee 会計」は、クレジットカードや銀行口座の明細情報を自動で取得し、勘定科目を推測するクラウド会計ソフトです。請求書の作成やメール送信、スマートフォンで領収書を撮影する経費精算、承認ワークフローにも対応しており、記帳から申請の流れまでを同じ画面でそろえたい場合に向きます。領収書や請求書の電子保存にも対応しています。
弥生会計 Next
- 簿記や経理の知識がない初心者でもすぐに始められる会計ソフト
- これ1つで請求書発行などバックオフィス業務をまるごと効率化
- 経営状況の見える化を実現することで、事業の成長をサポート
弥生株式会社が提供する「弥生会計 Next」は、簿記や経理の知識がない初心者でもすぐに始められるクラウド会計ソフトです。金融機関連携で取引データを自動取得し、AIが勘定科目を提案します。請求書の発行は弥生請求 Next、経費精算は弥生経費 Next、書類の保存は弥生証憑 Nextとの連携で行え、決算データは会計事務所へ自動で共有できます。
ジョブカン会計
- インストール不要。同時編集・税理士とのデータ共有もスムーズ
- 銀行・カード明細から仕訳を自動作成。試算表まですぐ反映
- 法改正は無料アップデート。電帳法・インボイス・新リースに対応
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン会計」は、パッケージソフトの操作性を生かしたクラウド会計サービスです。銀行やクレジットカードの明細情報を取り込んで仕訳を作成でき、予算と実績の管理やプロジェクトごとの収支管理にも対応します。プランによっては権限管理や承認、履歴管理の機能も使えるため、利用者ごとの権限を決めて運用したい場合に検討できます。
PCA Arch 財務経理
- 日々の業務をスムーズにする財務管理の効率化をサポート
- AIアシスタントが24時間365日、いつでも回答
- データ連携により銀行入出金に関する仕訳処理を大幅削減
ピー・シー・エー株式会社が提供する「PCA Arch 財務経理」は、中堅・中小企業向けのクラウド会計ソフトです。データ連携により銀行入出金に関する仕訳処理を大幅に減らせるほか、電子帳簿ソフトの法的要件認証であるJIIMA認証を取得しています。伝票入力だけで元帳、試算表、決算書を作成でき、AIアシスタントが24時間365日いつでも回答します。経費精算は別オプションです。
まとめ
クラウド型会計ソフトを始める方法は、利用範囲と権限を決め、事業所情報や科目、開始残高を設定したうえで、口座やカードと連携して自動仕訳ルールを育てる流れです。電子で受け取った証憑の保存方法や、税理士との共有、月次の締め方も最初に決めておくと運用が安定します。連携できるデータや共有の方法は製品ごとに異なるため、クラウド型会計ソフトの資料請求をして比較してみてください。
