オンライン決済システムの運用がつまずく主なパターン
運用のつまずきは、導入直後よりも、取引量が増えたときや担当者が変わったときに表面化する場合があります。この記事で取り上げる４つのケースと、それぞれの主な要因を表にまとめました。自社の状況に近いものから確認してください。
| ケース | 主な要因 |
|---|---|
| 担当者１人で回らない | 作業の集中、手順の未共有、不在時の代わりがいない |
| 情シス不在でのトラブル | 設定や連携の不備に気付けない、セキュリティ対応の遅れ |
| 複数拠点での混乱 | 拠点ごとの設定の違い、入金の帰属先が不明確 |
| 部門分業での問題 | 返金や取消の情報共有の不足、責任範囲の曖昧さ |
運用が崩れ始めるときの兆し
運用の問題は、ある日突然起こるのではなく、小さな兆しとして現れることがあります。例えば、入金の確認が月末にまとめて行われるようになった、顧客からの支払いに関する問い合わせへの回答が遅れ始めた、といった変化です。
こうした兆しに早く気付くには、確認作業の完了日や問い合わせへの回答日数を記録しておくことが有効です。記録を定期的に見返すと、担当者の負担や体制の課題を客観的に把握できます。記録は担当者個人ではなく、チームで共有できる場所に残しておきましょう。
１つに限らないつまずきの要因
運用がうまくいかないとき、製品の使い勝手や担当者の能力に原因を求めがちですが、実際には複数の要因が重なっている場合があります。取引量の増加、手順の未整備、部門間の連絡方法の曖昧さといった要因が組み合わさることで、問題が表面化します。
立て直す際は、１つの要因だけを取り除くのではなく、業務の流れ全体を見直すことが大切です。製品側の機能で補える部分と、社内のルールで補う部分を分けて考えましょう。見直しの内容は関係者に共有し、同じ問題が再び起きないよう手順に反映させることが重要です。
担当者１人で運用が回らなくなるケース
EC担当と経理担当を１人が兼務している会社や、決済業務を特定の担当者に任せている会社では、業務が集中して運用が回らなくなる場合があります。起こりうる状況と、負担を分散させる見直し方を紹介します。
作業が集中して確認が遅れる
取引量が増えると、決済の確認や返金の処理、入金の消込といった作業が１人に集中します。作業が追いつかなくなると、決済エラーへの対応が遅れたり、入金の確認漏れが起きたりする可能性があります。
問題は、担当者が忙しいことよりも、遅れや漏れに周囲が気付きにくい点にあります。作業の状況が担当者の手元だけで管理されていると、上長や他の社員が負担の大きさを把握できません。作業量を見える形で共有することが、最初の対策です。
不在時に対応が止まる
担当者が休暇や体調不良で不在になると、返金の依頼や決済に関する問い合わせへの対応が止まる場合があります。管理画面のアカウントが担当者１人分しかない場合や、手順が文書に残っていない場合に起こりうる状況です。
対応が止まると、顧客の不満や、経理処理の遅れにつながる可能性があります。担当者以外の社員も最低限の操作を行えるよう、アカウントを個人ごとに発行し、手順を共有しておきましょう。不在時の連絡先や、判断に迷った際の相談先も決めておくと安心です。
負担を分散させて立て直す
負担を分散させるには、まず作業を書き出し、自動化できるものと人が判断すべきものに分けます。入金の通知メールや、会計ソフト向けの明細出力といった機能を活用すれば、確認作業の一部を減らせる可能性があります。
人が判断すべき作業は、複数の社員で分担できるよう手順書を整えましょう。取引量が増え続ける場合は、入金消込の外部委託や、担当者の追加も選択肢として検討します。見直しの効果は、作業時間や確認の遅れが減ったかどうかで定期的に確かめましょう。
情シス不在で起こりうるトラブル
情報システム部門がない会社では、オンライン決済システムの設定や連携、セキュリティ対応を、専門知識のない担当者が担う場合があります。その結果として起こりうるトラブルと、外部の力を借りた対処法を紹介します。
設定や連携の不備に気付けない
決済画面の組み込みやカートシステムとの連携を行う際、設定の一部に誤りがあっても、担当者が気付けない場合があります。例えば、決済結果の通知先が正しく設定されておらず、決済が完了してもカート側の注文が更新されないといった状況です。
こうした不備は、テスト段階では見つからず、本番運用で表面化することもあります。導入時はベンダーや制作会社に設定内容の確認を依頼し、本番前にテスト環境で一連の流れを確かめておくことが大切です。
セキュリティ対応が後回しになる
決済に関わるシステムでは、管理画面のパスワード管理やアカウントの整理、ECサイトのソフトウェアの更新といったセキュリティ対応が欠かせません。専門の担当者がいないと、日々の業務に追われてこれらの対応が後回しになる可能性があります。
カード情報を自社で扱わないリンク型やトークン方式を選ぶと、自社で担う対策の範囲を抑えられます。そのうえで、定期的に行う対応を一覧にまとめ、外部の専門事業者に点検を依頼することも検討しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でオンライン決済システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
複数拠点で決済データと入金情報が混乱するケース
店舗や事業所が複数ある企業では、拠点ごとに決済を運用するうちに、データの形式や入金の管理方法がばらばらになる場合があります。混乱が起こる背景と、本社で情報を整理するための対処法を紹介します。
拠点ごとの設定や名称がばらばらになる
拠点ごとに担当者が設定を行うと、ショップの名称や商品の区分、決済手段の設定が拠点によって異なる場合があります。その結果、本社で決済データを集計する際に、拠点間で項目の意味が揃わず、比較や集計に時間がかかる可能性があります。
対策として、ショップの名称や区分の付け方、設定の基準を本社で定め、拠点に共有しましょう。新しい拠点を追加する際の設定手順も文書にしておくと、ばらつきを防ぎやすくなります。既存の拠点の設定も定期的に点検し、基準と異なる箇所を修正していきましょう。
入金がどの拠点の売上かわからない
決済代行会社からの入金が本社の口座にまとめて振り込まれる場合、どの拠点の売上がいくら含まれているかがわかりにくくなることがあります。拠点別の入金明細を確認できないと、拠点ごとの売上の締めや、経費の配分に手間がかかります。
拠点ごとにショップIDを分けて契約し、ショップ単位で入金明細を出力できるかを確認しましょう。入金を拠点別の口座に分けるか本社にまとめるかは、経理部門と相談して決めることが大切です。
営業部門と経理部門の分業で情報が途切れるケース
ECサイトの運営や営業を担う部門と、入金を管理する経理部門で決済業務を分担すると、部門の間で情報が途切れる場合があります。分業で起こりうる問題と、情報のつなぎ方を見直す方法を紹介します。
返金や取消の情報が経理に届かない
EC部門や営業部門が顧客の依頼を受けて返金や取消を行っても、その情報が経理部門に伝わらないと、入金額と売上の記録が一致しなくなる可能性があります。経理部門が差額の原因を調べるために、他部門に問い合わせる手間も発生します。
返金や取消の情報を、管理画面の履歴や共有の台帳で経理部門が確認できる仕組みを整えましょう。返金の理由を入力する欄を設けると、経理処理の判断材料としても活用できます。返金が発生した際に経理部門へ自動で通知される設定ができるかも、確認しておきたい点です。
責任範囲が不明確で対応が滞る
決済エラーや入金の過不足が起きた際に、どの部門が対応するのかが決まっていないと、対応が滞る場合があります。各部門が「相手の部門が対応するはず」と考えることで、確認が行われないまま時間が過ぎる状況も考えられます。
決済業務の各作業について、担当部門と確認の期限を一覧にしておきましょう。定期的に関係部門で状況を確認する場を設けると、問題の早期発見につながります。担当者が異動した際にも一覧を更新し、責任範囲が曖昧にならないようにしましょう。
運用のつまずきを減らすために比較したい決済サービス
担当者１人に業務が集中する状況や、情シス不在で設定を抱え込む状況を見直すため、自動化や導入時の負担軽減に役立つ製品を紹介します。
サブスクペイ Standard
- クレカ、口座振替、銀行振込、コンビニ決済などの決済手段に対応
- カード決済の決済手数料は、業界最安水準の2.5%〜
- 一度登録すればその後の課金処理をすべて自動化
株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「サブスクペイ Standard」は、毎月の課金と顧客管理を自動化する決済サービスです。一度登録した顧客への課金処理が自動で行われるため、毎月の課金を担当者が手作業で繰り返す負担を減らせます。手作業が減ることで、業務手順の明文化や複数人での状況把握に時間を回しやすくなるでしょう。クレジットカードや口座振替、銀行振込、コンビニ決済に対応したクラウド型のサービスです。
ASJペイメント
- 3Dセキュア2.0・セキュリティコード・PCI DSS Ver4.0に対応
- EC-CUBE等ショッピングカート対応の決済モジュール・プラグイン
- 決済手数料3.1%～、初期費用0円でオンライン決済を導入
株式会社ASJが提供する「ASJペイメント」は、ECサイトやメール注文にカード決済を導入できる決済代行サービスです。EC-CUBEやWelcartに対応した決済モジュールが無料で提供されるため、情報システム部門がない環境でも、独自開発を前提としない導入を検討できます。3Dセキュアやセキュリティコードによる対策を備え、PCI DSSに準拠しています。クレジットカードとコンビニ決済に対応したクラウド型のサービスです。
ペイジェント （株式会社ペイジェント）
- カード情報の非保持化や3Dセキュアなどセキュリティ対策が盤石
- 締め日から最短5営業日で入金される迅速性
- 多数のECサービスに標準対応し円滑に導入可能
Square （Square株式会社）
- 入金が最短で翌営業日！入金のスピードが業界最短水準！
- 即日で導入が可能！業界最短水準の導入スピード
- 電子マネーやクレジットカードに対応！オンライン決済にも対応！
VeriTrans4G （株式会社DGフィナンシャルテクノロジー）
- 当社との契約のみで複数の決済手段が利用可能
- 管理画面から決済手段をまとめて管理
- 決済手段ごとの売上をまとめて入金。経理の負担を軽減
GMO後払い （GMOペイメントサービス株式会社）
- リアルタイム与信審査で注文時すぐに与信が完了
- 請求書発行・リスク対応を代行し、事業者の運用負荷を軽減。
- 商品到着後、コンビニ・銀行・郵便局で支払い可能。
ルミーズ （ルミーズ株式会社）
- 開発工数をかけることなく決済の導入が可能！
- 便利な決済システムで顧客満足度UPに貢献！
- 導入実績10,000社以上！幅広い商材に対応！
まとめ
オンライン決済システムの運用がつまずく背景には、複数の要因があります。主な要因は、担当者への業務の集中や技術的な確認を担う人の不在、拠点ごとの設定の違い、部門間の情報共有の不足です。立て直す際は、業務の流れ全体を見直し、製品の機能と社内のルールの両面から対策を考えることが大切です。
運用の見直しとあわせて製品の乗り換えも検討する場合は、通知や権限設定、拠点別の管理といった機能を備えた製品を資料請求し、比較してみてください。
