電子署名を無料で行う方法
デジタル署名を無料で行う方法を２つ紹介します。
PDFの電子署名ツールを活用する
PDFファイルで電子署名を行う場合、一般的によく使われているのはAdobeが提供する無料ツールの「Acrobat」や「Acrobat Reader」です。これらを利用すると、誰でも簡単に電子署名を付与できます。
基本的には、PDFファイル上で署名を入れたい箇所を選び、付与するデジタルIDを指定すれば完了です。はじめて行う場合はデジタルIDの作成が必要ですが、画面の案内沿ってスムーズに作成できます。
なお、自分で作成したIDはあくまで簡易的なものであるため、企業間の機密情報を扱うようなやり取りには適していません。このようなケースでは、信頼性のある認証局などからデジタルIDを取得する方法が推奨されます。
デジタルIDを用いて電子署名を付与した後は、証明書を発行し、PDFファイルとあわせて相手に送付します。相手が証明書をインストールすれば、相手側はPDFが正規の文書であることを確認できるようになります。
参考：Adobe Acrobat Reader 公式サイト｜Adobe（アドビ株式会社）
参考：みんなのAcrobat活用術～ユーザーの声、集めました｜Adobe公式ブログ（当記事が紹介されています）
Web上の電子署名ツールを利用する
Web上の電子署名ツールにも無料で使えるものが存在します。操作も簡単なため気軽に利用できるのが特徴です。
具体的な使い方はツールによって異なりますが、基本的な利用の流れは以下のとおりです。
- 【自分で署名する】
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- １．署名を付与したいファイルをアップロードする
- ２．指示に従って電子署名を付与する
- ３．当該ファイルをダウンロードする
- 【ファイルの送り主に署名を要求する】
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- １．署名を付与したいファイルをアップロードする
- ２．署名者の名前とメールアドレスを登録する
- ３．署名者はリンク付きのメールを受け取る
- ４．署名者はリンクをたどり、指示に従ってファイルに電子署名を付与する
- ５．署名が完了したら、要求側はそれをダウンロードする
電子署名を無料で行う際の注意点
電子署名を無料で行う場合、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。
対応していないファイル形式もある
無料ツールは対応しているファイル形式が限られています。
例えば、先述したPDFの電子署名ツールを利用する場合は、署名対象がPDFファイルでなければなりません。Wordなどのファイルに署名したい場合、これをPDFに変換する手間が発生します。電子署名を付与したいファイルの数が少なければ問題ありませんが、大規模な利用では労力の大きなロスとなるでしょう。
Web上の無料電子署名ツールであればPDFファイル以外にも対応していることはありますが、それでも有料製品には劣る傾向にあります。本格的に電子署名を利用したいのであれば、有料製品の導入を検討したほうが良いでしょう。
公式的な文書の身元保証はされない
先ほど少し触れましたが、無料で作成するデジタルIDは信頼性が高くありません。個人的なやり取りや中小企業間における取引であれば良いですが、大企業における機密情報のやり取りなどに用いるのは不適切です。
したがって、重要な文書を送受信する場合はデジタルID発行業者にIDの発行を依頼しましょう。そのような発行業者は認証局と呼ばれ、第三者の立場から署名者の身元を保証してくれます。認証局は一般的なインターネット検索で見つかるため、信頼できる認証局にID発行を申し込みましょう。
本格的な運用を目指すなら、電子契約システムの導入も視野に
電子署名ツールは、書類への署名には便利ですが、業務全体で活用するには限界もあります。契約書の作成・締結・管理までを一括で効率化したい場合は、「電子契約システム」の導入を検討するのも一つの方法です。
ITトレンドでは、多くの電子契約システムを比較・紹介しています。下記から各製品の資料を一括で請求いただけます。
無料の電子署名でできること・できないこと
電子署名は無料ツールでも気軽に利用できますが、無料版には機能面・法的効力の面で明確な限界があります。「何ができて、どこまでができないのか」を理解しておくことで、トラブルや誤った運用を防ぐことができます。 特に契約書など法的文書に使用する場合は、無料ツールの特徴を正しく把握したうえで活用することが重要です。
- ■無料の電子署名でできること
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- ・PDFファイルへの簡易的な電子署名の付与
- ・サイン画像・手書き風署名の挿入
- ・文書の改ざん防止（基本的なハッシュ機能による保護）
- ・署名済みPDFをそのまま保存・送信
- ・社内用資料や軽微な合意書への使用
- ■無料の電子署名でできないこと
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- ・本人確認（身元保証）を伴う電子署名（実印相当）は不可
- ・契約締結の証跡（送信履歴・認証ログなど）は残せない
- ・文書の閲覧制限・改ざん検知の高度なセキュリティ機能
- ・ワークフロー管理（承認・差し戻しなど）は非対応
- ・複数人での正式な電子契約（電子契約法に基づく締結）には不向き
電子署名と電子契約の違い
電子署名と電子契約はよく混同されますが、実は役割が大きく異なります。電子署名とは、電子文書に本人が署名したことを示すための仕組みで、PDFにサインを追加するなど署名行為そのものを指します。
一方、電子契約は電子署名を含め、文書の送付、承認、締結、保存、証跡管理など、契約手続きをオンラインで完結させる仕組みです。電子署名は無料ツールでも利用できますが、法的な真正性や本人確認機能は限定的です。
正式な契約書や取引文書には、証跡管理や改ざん防止が備わった電子契約システムの利用が適しており、目的に応じて使い分ける必要があります。
まとめ
電子署名を無料で行う方法は以下のとおりです。
- ■PDFの電子署名ツールを利用する
- ■Web上の電子署名ツールを利用する
しかし、無料で電子署名を付与する際は以下の点に注意が必要です。
- ■対応していないファイル形式がある
- ■公式的な文書の身元保証はされない
本格的に電子署名を利用するのなら有料ツールをおすすめします。
以上を踏まえ、安全に文書をやり取りしましょう。
