電子署名を無料で行う方法
デジタル署名を無料で行う方法を２つ紹介します。
１．PDFの電子署名ツールを活用する
PDFファイルであれば、専用の無料ツールの「Acrobat」か「Acrobat Reader」を利用すると電子署名を付与できます。
基本的には、PDFファイル上で電子署名する場所を選び、付与するデジタルIDを選択すれば完了です。初めて行う場合はデジタルIDを作成する必要がありますが、こちらも画面の指示に従えば自分で作成できます。
ただし、自分で作成するIDは信頼性が高くないため、企業間の機密取引など、高度な信頼性が求められる場面では使えません。この場合は、デジタルID発行業者に申し込んでIDを取得する必要があります。
デジタルIDを用いて無事に電子署名を付与できたら、証明書を発行し、PDFファイルを送信したい相手に証明書を送ります。相手が証明書をインストールしたら、あとはPDFファイルを送信するだけです。これにより、相手側はPDFが正規の文書であることを確認できるようになります。
２．Web上の電子署名ツールを利用する
Web上の電子署名ツールにも無料で使えるものが存在します。操作も簡単なため気軽に利用できるのが特徴です。
具体的な使い方はツールによって異なりますが、基本的な利用の流れは以下のとおりです。
- 【自分で署名する】
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- １．署名を付与したいファイルをアップロードする
- ２．指示に従って電子署名を付与する
- ３．当該ファイルをダウンロードする
- 【ファイルの送り主に署名を要求する】
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- １．署名を付与したいファイルをアップロードする
- ２．署名者の名前とメールアドレスを登録する
- ３．署名者はリンク付きのメールを受け取る
- ４．署名者はリンクをたどり、指示に従ってファイルに電子署名を付与する
- ５．署名が完了したら、要求側はそれをダウンロードする
電子署名を無料で行う際の注意点
電子署名を無料で行う場合、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。
対応していないファイル形式もある
無料ツールは対応しているファイル形式が限られています。
たとえば、先述したPDFの電子署名ツールを利用する場合は、署名対象がPDFファイルでなければなりません。Wordなどのファイルに署名したい場合、これをPDFに変換する手間が発生します。電子署名を付与したいファイルの数が少なければ問題ありませんが、大規模な利用では労力の大きなロスとなるでしょう。
Web上の無料電子署名ツールであればPDFファイル以外にも対応していることはありますが、それでも有料製品には劣る傾向にあります。本格的に電子署名を利用したいのであれば、有料製品の導入を検討したほうが良いでしょう。
公式的な文書の身元保証はされない
先ほど少し触れましたが、無料で作成するデジタルIDは信頼性が高くありません。個人的なやり取りや中小企業間における取引であれば良いですが、大企業における機密情報のやり取りなどに用いるのは不適切です。
したがって、重要な文書を送受信する場合はデジタルID発行業者にIDの発行を依頼しましょう。そのような発行業者は認証局と呼ばれ、第三者の立場から署名者の身元を保証してくれます。認証局は一般的なインターネット検索で見つかるため、信頼できる認証局にID発行を申し込みましょう。
無料だけでなく、有料の電子署名ツールも検討しよう！
電子署名を無料で行う方法は以下のとおりです。
- ■PDFの電子署名ツールを利用する
- ■Web上の電子署名ツールを利用する
しかし、無料で電子署名を付与する際は以下の点に注意が必要です。
- ■対応していないファイル形式がある
- ■公式的な文書の身元保証はされない
本格的に電子署名を利用するのなら有料ツールをおすすめします。
以上を踏まえ、安全に文書をやり取りしましょう。
