電子署名を無料で行う方法
デジタル署名を無料で行う方法を２つ紹介します。
PDFの電子署名ツールを活用する
PDFファイルで電子署名を行う場合、一般的によく使われているのはAdobeが提供する無料ツールの「Acrobat」や「Acrobat Reader」です。これらを利用すると、誰でも簡単に電子署名を付与できます。
基本的には、PDFファイル上で署名を入れたい箇所を選び、付与するデジタルIDを指定すれば完了です。はじめて行う場合はデジタルIDの作成が必要ですが、画面の案内沿ってスムーズに作成できます。
なお、自分で作成したIDはあくまで簡易的なものであるため、企業間の機密情報を扱うようなやり取りには適していません。このようなケースでは、信頼性のある認証局などからデジタルIDを取得する方法が推奨されます。
デジタルIDを用いて電子署名を付与した後は、証明書を発行し、PDFファイルとあわせて相手に送付します。相手が証明書をインストールすれば、相手側はPDFが正規の文書であることを確認できるようになります。
参考：Adobe Acrobat Reader 公式サイト｜Adobe（アドビ株式会社）
Web上の電子署名ツールを利用する
Web上の電子署名ツールにも無料で使えるものが存在します。操作も簡単なため気軽に利用できるのが特徴です。
具体的な使い方はツールによって異なりますが、基本的な利用の流れは以下のとおりです。
- 【自分で署名する】
-
- １．署名を付与したいファイルをアップロードする
- ２．指示に従って電子署名を付与する
- ３．当該ファイルをダウンロードする
- 【ファイルの送り主に署名を要求する】
-
- １．署名を付与したいファイルをアップロードする
- ２．署名者の名前とメールアドレスを登録する
- ３．署名者はリンク付きのメールを受け取る
- ４．署名者はリンクをたどり、指示に従ってファイルに電子署名を付与する
- ５．署名が完了したら、要求側はそれをダウンロードする
電子署名を無料で行う際の注意点
電子署名を無料で行う場合、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。
対応していないファイル形式もある
無料ツールは対応しているファイル形式が限られています。
例えば、先述したPDFの電子署名ツールを利用する場合は、署名対象がPDFファイルでなければなりません。Wordなどのファイルに署名したい場合、これをPDFに変換する手間が発生します。電子署名を付与したいファイルの数が少なければ問題ありませんが、大規模な利用では労力の大きなロスとなるでしょう。
Web上の無料電子署名ツールであればPDFファイル以外にも対応していることはありますが、それでも有料製品には劣る傾向にあります。本格的に電子署名を利用したいのであれば、有料製品の導入を検討したほうが良いでしょう。
公式的な文書の身元保証はされない
先ほど少し触れましたが、無料で作成するデジタルIDは信頼性が高くありません。個人的なやり取りや中小企業間における取引であれば良いですが、大企業における機密情報のやり取りなどに用いるのは不適切です。
したがって、重要な文書を送受信する場合はデジタルID発行業者にIDの発行を依頼しましょう。そのような発行業者は認証局と呼ばれ、第三者の立場から署名者の身元を保証してくれます。認証局は一般的なインターネット検索で見つかるため、信頼できる認証局にID発行を申し込みましょう。
本格的な運用を目指すなら、電子契約システムの導入も視野に
電子署名ツールは、書類への署名には便利ですが、業務全体で活用するには限界もあります。契約書の作成・締結・管理までを一括で効率化したい場合は、「電子契約システム」の導入を検討するのも一つの方法です。
まとめ
電子署名を無料で行う方法は以下のとおりです。
- ■PDFの電子署名ツールを利用する
- ■Web上の電子署名ツールを利用する
しかし、無料で電子署名を付与する際は以下の点に注意が必要です。
- ■対応していないファイル形式がある
- ■公式的な文書の身元保証はされない
本格的に電子署名を利用するのなら有料ツールをおすすめします。
以上を踏まえ、安全に文書をやり取りしましょう。
