電子署名ソフトの比較７選！
電子署名をが行えば電子文書が正当なものであることを証明できます。コストカットや働き方改革の観点から注目されている、新しい文書の扱い方です。そして、電子署名を付与するのに必要なツールが電子署名ソフトです。
ここではおすすめの電子署名ソフトをご紹介します。
DocuSign
DocuSign社が提供。複数の製品があり、ビジネスにおける合意プロセスを全面的に自動化します。
契約ワークフロー管理から契約書の準備、AIを駆使した契約の分析などさまざまな機能を備えています。また、世界中で50万社以上の導入実績があるのも魅力です。世界各地のセキュリティ基準を満たしているため、グローバルに利用したい企業にも適しています。無料トライアルもあり、実際に触れてから導入を決断できます。
Adobe Sign
Adobe社が提供。わずか数分で文書に電子署名を付与できる製品です。
専用フォームをWebサイトに設置すれば、オンライン上での電子署名もできます。また、「Megaサイン機能」を使うと１つの文書を大人数に送信し、それぞれ電子署名を付与してもらってから回収することも可能です。処理状況の管理やリマインダーの送信も可能です。モバイルにも対応しているため、外出先でも困りません。
NINJA SIGN
株式会社サイトビジットが提供。導入前のヒアリングから企業が抱える問題に応じた機能の選定、操作方法のレクチャー、ヘルプデスクによるサポートまで、支援が充実しているのが魅力の製品です。
機能は契約書作成からワークフロー管理、契約締結、契約書管理まで幅広くカバーしています。テンプレートが用意されているため、契約書作成に要する時間が短く済むのもメリットです。
リーテックスデジタル契約
リーテックス株式会社が提供。法学者と大手弁護士事務所が監修した、信頼性の高さが魅力の製品です。
電子署名法や電子記録債権法、電子帳簿保存法などの法律に準拠して書類を扱えます。そのほか、金融機関レベルの厳重な本人確認やタイムスタンプ付与、記録事項証明書の発行、不正ログイン防止などにより文書の信頼性を確保します。
クラウドサイン
弁護士ドットコム株式会社が提供。弁護士監修の下で作られた、日本の法律に特化した電子署名ソフトです。
PDF形式の契約書をソフトにアップすれば、電子署名を付与したうえで取引先に送付できます。送付した書類の状態を確認したりリマインドしたりすることも可能です。また、送付した書類に取引先が署名を付与する際、その取引先はクラウドサインのアカウントを所有している必要がないため、負担が少なく済むのも魅力です。
IMAoS
SB C&S株式会社が提供する不動産賃貸業向け製品。機能や使い方、システムの画面などが不動産賃貸業に特化しているのが特徴です。
メールアドレスを持たない入居者向けのSMSによる契約締結機能もあります。また、ヘルプデスクは宅地建物取引士の有資格者が対応してくれるため安心できます。そのほか、Adobe社の署名形式に対応しているため、PDFファイルにおける電子署名の有効性確認も容易です。
Zoho Sign
Zoho JAPAN社が提供。自分で署名した文書を取引先に送付したり、取引先に署名を依頼したりできます。
ワークフロー管理や契約書テンプレートなど実務を支援する機能も豊富です。また、Google DriveやDropboxを始めとしたさまざまなアプリと連携できます。スマホ向けのアプリもあるため、外出先からも利用可能です。そのほか、信頼性の高い暗号化技術によって高いセキュリティが保たれているのも魅力です。
電子署名ソフトの選び方
電子署名ソフトはどのような観点で選定すればよいのでしょうか。留意すべきポイントを見てみましょう。
- 署名したい文書の種類
- 電子署名ソフトによって署名を付与できる文書の種類が異なります
- 法的効力
- 法的に有効な電子署名を付与できる製品を選びましょう
- 契約書の作成は可能か
- 書類に電子署名を付与できるだけでなく書類の作成から行えるソフトであれば便利です
- 書類の保管は可能か
- 文書の保管機能を備えた電子署名ソフトもあります
- 他システムとの連携性
- 他のシステムと連携できれば利便性が向上します
- データセンターの堅牢性
- データセンターに充分なセキュリティ対策が施されていれば安心です
電子署名ソフトの導入事例
最後に、電子署名ソフトの導入事例を紹介します。
- 【コストカットを実現した事例】
ある企業グループは、グループ全体で膨大な文書のやり取りを紙で行っていることに問題意識を抱いていました。特に、紙と印鑑が必要な契約書のやり取りに要するコストが問題だったと言います。
そこで、電子署名ソフトを導入。その結果、１件の契約書作成に要する時間が約40分の１にまで短縮しました。また、契約書管理コストはほぼ０になったそうです。
- 【業務効率改善を実現した事例】
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ある病院では紙を使うことによる業務効率の悪さに悩んでいました。そこで、バーコードを活用した文書管理システムと、電子署名を組み合わせたシステム構成を導入しました。
その結果、紙媒体で受け取った文書をスキャナでシステムに取り込むことが可能に。取り込んだデータは電子署名を付与したうえで電子保存します。結果として、電子データの真正性を確保しつつ業務効率が改善したと言います。
電子署名ソフトを導入し、業務効率化を実現しよう
電子署名ソフトがあれば、契約書を始めとした文書に電子署名を付与できます。紙の契約書に押印するより効率的です。
ただし、一口に電子署名ソフトと言ってもさまざまな製品があります。以下の観点から適切な製品を選びましょう。
- ■署名したい文書の種類
- ■法的効力
- ■契約書の作成は可能か
- ■書類の保管は可能か
- ■他システムとの連携性
- ■データセンターの堅牢性
以上を踏まえ、適切な電子署名ソフトを導入しましょう。
