福利厚生サービスで解決を目指したい代表的な課題
福利厚生の運用課題は一つの原因だけで起きるとは限らず、制度設計や周知方法、システムの使い勝手など複数の要因が重なっているケースがあります。まず、どのような課題が挙がりやすいかを整理します。
利用率の低さにつながりやすい要因
福利厚生制度の利用率が伸び悩む背景には、制度の存在自体が周知されていない、申請方法がわかりにくい、利用できるメニューが従業員のニーズとあっていないなど、複数の要因が関係している場合があります。単一の原因に絞り込むより、いくつかの角度から状況を確認することが有効です。
例えば、入社時にしか制度案内をしていない会社では、時間の経過とともに制度の存在自体が忘れられやすくなります。社内ポータルやチャットツールで定期的に案内を配信できる仕組みがあると、周知の機会を増やしやすくなります。
制度運用でよく挙がる悩みの整理
制度運用では、担当者の異動によって過去の経緯や運用ルールが引き継がれず、対応にばらつきが出るという悩みも挙がります。特定の担当者だけが詳細を把握している状態は、属人化につながりやすい要因の一つです。
あわせて、複数の制度を並行して運用している会社では、申請窓口や承認フローが制度ごとに異なり、従業員が混乱しやすくなる場合があります。運用ルールを一覧化し、担当者以外でも参照できる資料を整えておくことが、属人化を防ぐ土台になります。
福利厚生の利用率が伸び悩む場合に見直すポイント
利用率の低さは、制度自体の問題ではなく周知や運用方法に起因する場合があります。見直しの際は、従業員がどの段階でつまずいているかを確認することから始めます。
利用率低下の背景にある複数の要因
利用率が低い状態が続く場合、制度の内容が従業員の年齢層やライフスタイルとあっていない、申請の手間が負担に感じられている、そもそも制度を知らないなど、複数の要因が絡み合っているケースがあります。要因を一つに決めつけず、アンケートなどで実態を確認することが有効です。
特に、申請から承認までに複数の書類提出を求める運用は、従業員にとって手間がかかりやすく、利用をためらう一因になる場合があります。申請フローを簡略化できるサービスを活用すると、負担を軽減できる可能性があります。
利用率向上につながる運用の工夫
利用率を高めるためには、制度の案内を一度きりで終わらせず、定期的に配信する運用が有効な選択肢になります。あわせて、利用者の声を集めて社内に共有すると、まだ利用していない従業員の関心につながる場合があります。
福利厚生サービスの中には、利用状況をレポートで可視化できる機能を備えたものがあります。どの制度がどの程度利用されているかを定期的に確認できれば、案内の頻度や内容を見直す判断材料になります。
制度設計の属人化とコスト管理の煩雑さを解消する
制度設計が特定の担当者に依存している状態や、コスト管理が煩雑になっている状態は、運用の継続性にかかわる課題です。体制づくりと管理方法の両面から見直しの視点を紹介します。
属人化を防ぐための体制づくり
属人化を防ぐには、担当者1人に運用を任せきりにするのではなく、制度の内容や運用ルールを文書化し、複数人で状況を把握できる体制を整えることが重要です。引き継ぎ資料を用意しておくと、異動や退職があった場合でも運用が滞りにくくなります。
あわせて、福利厚生サービスの管理画面に複数のアカウントを発行できる機能があれば、担当者以外でも利用状況の確認や申請対応ができるようになります。権限を分けて設定できるかどうかも、体制づくりの際に確認したい観点です。
コスト管理を整理する方法
コスト管理が煩雑になる背景には、複数の制度を別々の窓口で運用し、費用の集計や請求書の管理が分散していることが関係している場合があります。福利厚生サービスに集約すると、利用実績や費用を一つの画面で確認できるようになる場合があります。
予算管理の観点では、月ごとの利用実績にあわせて費用が変動する制度と、定額で運用できる制度があるため、自社の予算組みにあう仕組みかどうかを比較段階で確認しておくと、想定外のコスト増を防ぎやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で福利厚生サービスの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
従業員満足度の低下を防ぐ運用工夫
従業員満足度の低下は、制度そのものよりも運用方法や情報発信の仕方に起因している場合があります。満足度を維持するための視点を整理します。
満足度低下につながりやすい要因
従業員満足度が下がる背景には、制度があっても使いにくい、希望するメニューが用意されていない、申請結果の連絡が遅いなど、複数の要因が考えられます。原因を一つに限定せず、従業員の声を確認しながら改善点を探ることが大切です。
例えば、申請してから利用できるまでの期間が長いと、従業員が制度の便利さを実感しにくくなる場合があります。申請から利用開始までの流れがどの程度スムーズかは、比較検討の段階で確認しておきたいポイントです。
満足度を維持するための情報発信
満足度を維持するには、制度の内容や変更点を継続的に発信し、従業員が最新の情報を把握できる状態を保つことが有効です。あわせて、利用方法に関する問い合わせにすぐ対応できる窓口を用意しておくと、不明点による利用控えを防ぎやすくなります。
社内アンケートを定期的に実施し、要望を制度の見直しに反映する仕組みを設けている会社もあります。従業員の意見を運用に反映できるサービスかどうかも、比較の際に確認しておくとよいでしょう。
運用工数の削減とペーパーレス化を進める方法
紙の申請書を使った運用は、記入や回収、保管に手間がかかり、担当者の工数を圧迫しやすくなります。ペーパーレス化を含めた運用工数の削減方法を紹介します。
申請・承認フローの見直し
運用工数を削減するには、申請から承認までのフローを見直し、重複した確認作業や手作業での転記をなくすことが有効です。福利厚生サービスの中には、オンラインで申請から承認までを完結できる機能を備えたものがあります。
フローを見直す際は、承認者が複数いる場合の経路や、差し戻しが発生した際の対応方法もあわせて整理しておくと、運用開始後の混乱を抑えやすくなります。既存の勤怠管理システムと連携できるサービスであれば、二重入力の手間を減らせる場合があります。
紙の申請書をペーパーレス化する進め方
紙の申請書をペーパーレス化する際は、まず現状の申請書式を洗い出し、オンラインフォームに置き換えられる項目を整理することから始めます。すべての手続きを一度に切り替えるのではなく、利用頻度の高い制度から段階的に移行する方法もあります。
ペーパーレス化にあわせて、過去の申請履歴をデータで確認できるようにしておくと、監査対応や集計作業の効率化にもつながる場合があります。移行期間中は紙とオンラインを併用する運用も選択肢の一つです。
福利厚生制度の内製と外部サービスを比較
福利厚生制度を自社で内製するか、外部の福利厚生サービスを利用するかは、企業規模や運用体制によって適した選択肢が異なります。両方の特徴を整理して比較しましょう。
内製で運用する場合の負担
制度を内製で運用する場合、自社の実情にあわせて制度内容を柔軟に決められる一方、企画から運用、周知までを自社の担当者が担う必要があります。専任の担当者を置けない会社では、他の業務と兼務しながらの運用が負担になりやすい場合があります。
また、提携先の施設やサービスを自社で開拓する場合、契約や更新の手続きも担当者が対応する必要があり、規模が大きくなるほど管理の手間が増える傾向があります。運用体制を確保できるかどうかを、内製を検討する前に確認しておく必要があります。
外部サービスを利用する場合の選択肢
外部の福利厚生サービスを利用する場合、提携施設やメニューがあらかじめ用意されているため、開拓や契約の手間を抑えられる場合があります。運用面では、申請や利用状況の管理をサービス側の仕組みに任せられる点も選択肢として挙がります。
一方で、外部サービスは自社独自の制度をそのまま反映できるとは限らないため、既存制度との整合性は事前に確認が必要です。内製と外部サービスを組み合わせて、基本メニューは外部サービス、独自の慶弔見舞金制度は内製で運用する会社もあります。
運用課題の解消に役立つ福利厚生サービスの選択肢
利用率の向上や属人化の解消、ペーパーレス化といった運用課題への対応を踏まえ、見直しの参考になる福利厚生サービスをいくつか紹介します。
Chatwork 福利厚生
- 月間利用率92％の圧倒的に使いやすい福利厚生プラットフォーム
- 実質的な手取り額が向上することで従業員の満足度もUP
- 全国200万店舗以上のVISA加盟店にて利用可能
株式会社kubellが提供する「Chatwork 福利厚生」は、VISAプリペイドカードとスマホアプリを使って福利厚生を届けるサービスです。食事や健康、育児などに使える「個人サポート手当」と、部活動やチーム懇親会に使える「交流サポート手当」の2種類から設計でき、全国200万店舗以上のVISA加盟店で利用できます。従業員はアプリで利用方法を確認しカード決済するだけで使えるため申請の手間が少なく、制度の周知不足や利用率の伸び悩みに悩む会社にとって検討しやすいサービスです。
マネーフォワード クラウド福利厚生賃貸
- 実質無料で従業員の手取りアップを実現する新しい福利厚生！
- サービスの月額費用は実質無料！
- 面倒な手続きも当社が代行するのでかんたんに導入可能！
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド福利厚生賃貸」は、従業員が住む賃貸物件を法人名義に切り替えることで、社会保険料や税負担を抑えながら手取りを増やせる住宅系の福利厚生サービスです。契約や申請・承認、請求までの手続きをクラウド上で完結できるため、紙のやり取りや二重入力の手間を抑えやすく、運用工数の削減やペーパーレス化を進めたい会社に向いています。既存の会計・人事労務クラウドとの連携もしやすく、複数の制度を一元管理したい場合にも検討しやすい選択肢です。
福利厚生倶楽部
- 契約団体数25,800団体・社│豊富な実績を元に企業毎の設計を支援
- 業界最大級の幅広い優待で 多様なニーズを満たす福利厚生
- 充実の利用促進施策で「使われる福利厚生」を実現
株式会社リロクラブが提供する「福利厚生倶楽部」は、宿泊施設やレジャー施設、健康関連サービスなど幅広いメニューを利用できる福利厚生サービスです。利用状況を部門別に集計できるレポート機能を備えており、どの制度がどの程度利用されているかを把握しやすく、利用率の見直しやコスト管理の整理に役立てやすい点が特徴です。制度の運用ルールを担当者以外でも参照できる資料が整っている点も、属人化の解消を検討する際の参考になります。
フクリー （株式会社カンリー）
- 11万店以上の地図情報管理
- 月間利用率60%超（年間平均約20%）
- レジリエンス・アワード2025優良賞受賞
バリューHRのカフェテリアプラン （株式会社バリューＨＲ）
- ポイント付与で健康行動を促進し行動変容を促す
- 疾病予防・健康維持に特化したメニュー構成
- ヘルスカフェテリアカードで健保組合支援
まとめ
福利厚生サービスの運用課題は、利用率の低さや属人化、コスト管理の煩雑さなど、複数の要因が絡み合って生じる場合があります。課題ごとに背景を整理したうえで、運用工数の削減や外部サービスの活用を含めた見直しを検討してみてください。
