協力会社に図面や仕様書を渡すとき、「この資料、A社に見せていいんだっけ？」と手が止まることはありませんか。共有フォルダを丸ごと見せれば早いものの、ほかの会社向けの資料や社内だけの資料まで見えてしまいます。かといって、渡すたびに上司や担当者に確認していては、現場のスピードに追いつきません。
この記事では、案件ごとに複数の協力会社とやり取りする現場を例に、necfru drive で「相手ごとに見られる範囲を先に決めておく」運用に切り替えた活用イメージを紹介します。
この活用事例の場面
建設業の施工管理や、製造業の生産技術・購買の現場では、1つの案件に何社もの協力会社が関わります。
- 基礎・鉄骨・設備など、工種ごとに別の会社に施工図を渡す
- 外注先に、加工に必要な図面と仕様書だけを渡す
- 案件が終わったあとも、保守や改修で同じ会社とやり取りが続く
相手が多いほど「誰に何を見せてよいか」の判断が増えます。今回の例は、この判断を渡すたびではなく、先にまとめて決めておく形に変えた流れです。
困りごと：見せてよい範囲の確認に、手間がかかる
共有フォルダを丸ごと見せている
案件のフォルダには、A社向け・B社向け・社内のみの資料が混在しています。細かく分けるのが面倒で、協力会社にもフォルダごと見せている状態でした。見せてはいけない資料まで、相手の画面に並んでいます。
渡すたびに、上司や担当者に確認している
「この図面、見せていい？」を毎回確かめるため、渡すまでに時間がかかります。確認する側も、同じ質問に何度も答えることになります。
渡したあとは、追えない
期限も回数もないリンクが残り続け、相手の担当者が変わってもそのまま開けます。誰がいつ開いたのかも分かりません。
選ぶときの比べ方
協力会社とのファイル共有の方法は、大きく分けて「共有フォルダを見せる」「ファイルを都度送る」「相手ごとに見られる範囲を決めた保管庫を使う」の3つです。比べるときは、次の観点が判断の材料になります。
- 相手ごとに見られる範囲を分けられるか：会社ごと、フォルダごとに、見せる・見せないを設定できるか
- 見せない資料が、検索でも出てこないか：一覧で見えなくても、検索結果に出てしまっては意味がありません
- 都度渡すときの安全策があるか：期限・回数・本人確認を付けられ、あとから止められるか
- 記録が残るか：誰がいつダウンロードしたか、誰に何を共有したかを確かめられるか
- 相手が増えたときの費用：協力会社にIDを出すたびに、利用料が増えないか
解決の流れ：相手ごとに分けて、渡し方も決める
necfru drive では、協力会社ごとのグループと、フォルダごとの見られる範囲を組み合わせて管理します。
相手の区分を作る（人）：協力会社ごとに、ユーザーのグループを用意します。
- フォルダを分ける（人）：フォルダごとに、どのグループに見せるか（許可）・見せないか（拒否）を設定します。下の階層のフォルダにも、同じ設定を引き継げます。
- 自分の分だけ見える（自動）：協力会社の担当者がログインすると、許されたフォルダだけが表示されます。見られない資料は、検索結果にも出てきません。
- URLで渡す（人）：IDを持たない相手や、一時的に渡したいときは、共有URLで渡します。
- 記録が残る（自動）：ダウンロードや共有の操作が記録に残ります。
共有URLで渡すときの設定
- 有効期限とダウンロードの回数
- 宛先の指定と、メールでの本人確認
- プレビューのみ（画面で見せるだけで、ダウンロードはさせない）
- 社内の上長の承認を経てから送る
- 発行したあとでも、期限の前に止められる
許可と拒否が重なったとき
1人の担当者が複数のグループに入っている場合など、許可と拒否が重なったときは「拒否」が優先されます。見せたくない資料を確実に隠せるよう、「社内のみ」のフォルダには協力会社のグループをまとめて拒否しておく、という決め方ができます。
ある案件での使い方
たとえば、新築工事の案件フォルダを次のように分けます。
- 共通資料（全協力会社に許可）：工程表、現場のルール、安全書類のひな形
- 基礎工事（A社のグループに許可）：基礎の施工図、配筋の資料
- 設備工事（B社のグループに許可）：設備の施工図、機器の仕様書
- 社内のみ（協力会社はすべて拒否）：見積、原価、社内の打合せ記録
A社の担当者がログインすると、「共通資料」と「基礎工事」だけが見えます。B社向けの設備図や、社内のみの見積は一覧にも検索にも出てきません。
途中から参加する内装のC社には、まず「プレビューのみ」の共有URLで図面を見てもらい、正式に発注が決まったらグループを作ってIDを出します。案件が終わったら、グループの許可を外せば、それ以降は見られなくなります。
こう変わる：渡すたびの確認が、いらなくなる
- 渡し方：共有フォルダを丸ごと見せる → 相手ごとのフォルダで、自分の分だけが見える
- 確認：渡すたびに上司や担当に聞く → 見せてよい範囲が、区分とフォルダで先に決まっている
- 渡したあと：リンクが残り、誰が開いたか分からない → 期限・回数・無効化と、ダウンロードの記録
導入するときの進め方
- 区分の単位を決める：「協力会社ごと」が基本です。同じ会社でも案件ごとに分けたい場合は「会社×案件」でグループを作ります。
- フォルダの分け方を決める：「共通」「相手ごと」「社内のみ」の3種類を基本の形にすると、迷いにくくなります。
- 1つの案件で試す：進行中の案件を1つ選び、協力会社2〜3社で始めます。見え方を協力会社側の画面で確かめてもらいます。
- ひな形にして広げる：うまくいったフォルダの分け方を、ほかの案件のひな形にします。
運用で効いてくること
- 「見せていい？」の確認が、案件の始めに1回で済む
- 協力会社の担当者が変わっても、グループの中身を入れ替えるだけで済む
- 案件が終わったあとに、古いリンクが開けるまま残らない
- 情報の扱いについて確認されたとき、誰が何をダウンロードしたかを記録で示せる
necfru drive はユーザー数に上限がなく、ユーザーを増やしても基本料金は変わりません。協力会社の担当者ごとにIDを出しても、そのたびに費用が増えることはありません。
導入の前に知っておいていただきたいこと
- 最初の区分とフォルダの設計に、少し時間を使います：ここを決めておくほど、あとの確認が減ります。
- 管理者の権限を持つ人は、絞ってください：設定を変えられる人が多いと、意図しない範囲で見えてしまうおそれがあります。
- 長く使わない資料を安い保管に移した場合：そのままでは共有URLで渡せません。よく使う保管に戻してから渡します。
- ログインの安全策：ワンタイムパスワードや、接続元のIPアドレスの制限も使えます。協力会社の接続環境に合わせて決めてください。
こんな会社に向いています
- 案件ごとに、複数の協力会社と図面や仕様書をやり取りする
- 相手ごとに見せる範囲が違う（A社向けの資料は、B社に見せない）
- 細かく分けるのが面倒で、共有フォルダを丸ごと見せている
- 古いリンクが、開けるまま残っている
委託先・派遣先・制作会社など、見せる範囲を相手ごとに分けたい場面でも同じ考え方で使えます。
よくあるご質問
協力会社にIDを出すと、費用が増えますか？
増えません。ユーザー数は無制限で、基本料金に含まれています。
見せないフォルダの資料が、検索で見つかってしまうことはありませんか？
ありません。見る権限のない資料は、検索結果にも表示されません。
IDを出していない相手にも、資料を渡せますか？
渡せます。共有URLに期限・回数・メールでの本人確認を付けて渡します。相手にアカウントは要りません。
案件が終わったら、どうすればよいですか？
協力会社のグループからそのフォルダの許可を外せば、以降は見られなくなります。発行済みの共有URLも、期限の前に止められます。
安心して使うための仕組み
- データは国内（AWS 東京リージョン）に保管します。お客様の要件に合わせて、データを論理的に分けた環境、またはお客様専用の AWS アカウントで提供します。
- ログイン・ダウンロード・社外への共有などの操作は記録に残り、画面で確かめたり CSV で出力したりできます。
- 通信は暗号化されています。運用と保守はネクフルが行います。
まとめ
協力会社とのファイル共有で手間がかかるのは、「渡すたびに見せてよいかを判断している」からです。相手ごとの区分とフォルダの見られる範囲を先に決めておけば、判断は案件の始めの1回で済みます。比べるときは、相手ごとに分けられるか、検索でも隠れるか、都度渡すときの安全策と記録があるか、相手が増えたときの費用を確かめてください。
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