１．暗号化・複合処理の切り替えを自動で行うことができる
ファイル暗号化システムにある、共有フォルダ内のファイルをすべて自動で暗号化させる設定を使えば、共有フォルダに格納されたファイルをすべて自動で暗号化し、安全にファイル共有することができるようになります。暗号化のために特別な操作が必要、という訳でもなく、拡張子も変わりません。
暗号化状態を解くために復号化処理を申請しない限りは、半永久的に暗号化されたままなので、暗号のかけ忘れ等による情報漏えいが起きる心配はありません。また、復号化処理は権限を与えられたユーザしかできないので、内部でのセキュリティ問題に頭を悩ますこともなくなります。
２．機密区分により、柔軟に権限管理することができる
ファイル暗号化システム上で行える機密区分設定をすることで、閲覧対象をコントロールすることが可能になります。部署間だけ、マネジメント層だけで共有したいファイルを設定することや、平常時は平文管理をして、持ち出し時にのみ暗号化する、といったこともできます。
閲覧権限設定を使って社員のみに限定しておけば、社外に共有したとしても社内の人間の許可なしでは閲覧できないようになり、安全です。
３．フォルダ単位でファイルを暗号化することができる
ファイル単位で一つ一つ暗号化するのは手間がかかる、という場合であっても、ほとんどのファイル暗号化システムはフォルダ単位での暗号化が可能なので、問題ありません。
あらかじめ暗号化設定をしておいたフォルダにファイルをアップロードすれば、定期的に自動で暗号化処理がなされます。手動でファイルごとに暗号化をしている場合に起こりえる暗号化漏れが発生することが少なく、安定した運用が可能です。
４．暗号化したままウィルスチェックをすることができる
ここでは、ファイル暗号化ソフトのウイルスへの耐性についてご紹介していきます暗号化ソフトはウイルスに弱い？
従来の暗号化ソフトによって暗号化されたファイルは、「暗号化処理後はウィルスに感染しにくい」という特徴がありました。しかし暗号化処理前の段階で、ウィルス感染していることに気付かないまま暗号化処理をした場合、その後復号化する際にウィルスに感染してしまうというリスクがありました。
最新のシステムでウイルスを駆逐！
このような問題点から学び、最近では、暗号化したファイルでもウィルスを検知できるシステムが開発され、ファイル暗号化システムに実用化されています。ウィルスが検知された場合、正常なファイルとウィルスにかかっているファイルを分けることができるようになっているので、復号する際にすべてのファイルがウィルスにかかってしまう、といったリスクも低減できるようになりました。
またこちらの記事では、ファイル暗号化システムのメリットについて詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ
記事の冒頭でも言及しましたが、人力でファイルの暗号化管理を行うと、どうしてもミスが起きてしまい、些細なミスから大きな問題に発展してしまう、というようなケースが後を絶たなくなっています。
ファイル利用者による面倒な暗号化管理が必要ない、ファイル暗号化システム。社内データ資産のセキュリティ強化を考える際に、導入を検討してみてはいかがでしょうか？
