BPOとは？アウトソーシングとの違いや導入メリット＆注意点は？

BPOとは？その定義＆アウトソーシングとの違い

BPOの概要とアウトソーシングの違いを解説します。

BPOとは業務プロセスの一部を外部委託すること

BPOとは、自社が行う業務プロセスの一部をまとめて業者に委託することです。Business Process Outsourcingの略称で、アウトソーシングの一種になります。企画設計から運用まで広範囲の業務を、BPO事業者に委託します。人事部や営業部など部署単位で行っている業務をすべて委託することもあるでしょう。 豊富な実績のある事業者に委託すれば、自社が行うよりもコスト削減や業務効率化へつながる可能性があります。

BPOと一般的なアウトソーシングにおける違い

アウトソーシングの一種であるBPOは、自社の業務プロセスの一部を企画から運用まで一括して委託します。一方で、アウトソーシングは人材などの資源を外部から調達することを意味します。自社で調達した人材を指揮命令したり勤怠管理したりしなくてはなりません。 BPOは上流工程から業務委託するため、アウトソーシングよりも業務改善や経営改革が図れるでしょう。

BPOが可能な対象業務

BPOで委託できる業務内容は、部署によってさまざまです。売上や利益に直結しづらいノンコア業務を委託する傾向が多くあります。営業部であれば、テレアポやアシスタント業務が委託できます。

・テレアポ

電話を活用して、顧客から商談機会のアポイントを取得することです。

・アシスタント業務

営業社員の支援を行う業務です。顧客とコミュニケーションを図りつつ、見積書・請求書・注文書発行などの事務作業を行います。

・年末調整

社員に支払う１年間の給与や賞与から、適切な所得税を計算する手続きのことです。

・勤怠管理

出退勤時間や休暇など社員の就業状況を管理することです。

BPOを導入することによるメリット

BPOを導入するメリットを解説します。

業務プロセスにおけるコア業務への専念が可能となる

ノンコア業務をBPO化すれば、社内全員がコア業務にリソースを割けます。ノンコア業務とは、再現性の高い定型業務のことです。コア業務は、直接的な利益に直結する業務を指します。

ノンコア業務は営業部の例でいうと、見積書や請求書の作成業務が挙げられます。ノンコア業務の委託により、営業社員は顧客先に訪問して、案件引き出しなどコア業務への注力が可能です。営業部のほかにもあらゆる部署でノンコア業務は発生しています。社内全員がコア業務に専念できれば、自社の生産性が向上するでしょう。

専門的なノウハウを借りることで業務の質を上げられる

専門知識やスキルが必要な業務を、自社だけで対応するのは限界があります。スキルのある人材がいないと、顧客からのクレームやトラブル発生につながりかねません。

自社が苦手とする専門性の高い業務領域は、BPO業者に委託すべきです。BPO業者は、自社よりも専門知識やスキルが豊富なため、スムーズに業務を進めてもらえます。業務品質だけでなく、顧客満足度もアップします。

業務にかかるコストを減らせる可能性がある

ノンコア業務には、人件費やオフィス利用料といったあらゆる固定費がかかります。固定費は継続的に発生するため、赤字をもたらす原因となります。どれだけ利益をあげたとしても変動しません。ノンコア業務をBPOで委託すると、固定費を削減できる可能性があります。例えば、オフィスを借りてコールセンター業務を行っている場合、委託すれば家賃を支払う必要性がなくなるでしょう。また固定費の削減により、出費を抑えられ利益がのびやすくなります。

BPOを導入する上での注意点・ポイント

BPOを導入する際の注意点・ポイントを解説します。

BPOを導入する業務と委託先を慎重に選定する

BPOを導入する際は、事前に委託する対象業務を明確にしておきましょう。外部委託した業務の知識やスキルは自社に蓄積されません。対象業務を明確にせず、誤ってコア業務を委託すると、自社に業務が戻ってきたときの対応は困難になります。したがって、自社でも対応可能なノンコア業務を委託すべきです。

また、委託業者を選定するときは、過去実績を重視しましょう。過去の実績は、対象業務に対応できるかどうかの判断基準になります。実績がないと、想定する成果が得られないかもしれません。

情報漏えいなどセキュリティ上のリスク対策をする

BPOで業務プロセスの一部を委託するに伴い、機密情報の引き渡しがあります。委託する業者のセキュリティ体制が整っていないと、情報漏えいなどの被害に遭うかもしれません。自社だけでなく、顧客情報が漏れてしまうと多大な損害をおよぼします。

なお、セキュリティ認証マークを保有している業者であれば、安心できるでしょう。「プライバシーマーク」「ISMS」などの種類があります。保有するセキュリティ認証マークが多いほど、信頼性があると判断できます。

BPOを有効活用して業務の効率化を！

BPOは、業務プロセスの一部を企画から運用まで外部業者へ委託します。BPOサービスを導入するメリットは次のとおりです。

• ・コア業務への注力が可能
• ・業務の質が向上
• ・コストを減らせる可能性がある

導入する際は、対象業務とセキュリティ性を踏まえたうえで、業者を選定すべきです。BPO活用により、業務効率の向上を図りましょう。