会議効率化ツールとは
会議効率化ツールとは、会議の準備や進行・後処理まで、運営にかかわる業務を効率化するためのツールです。重要な意思決定や情報共有の場であるにもかかわらず、社内で行われる会議に、課題を抱えている企業は少なくありません。
働き方改革やリモートワークの浸透などで、会議に関する悩みもよりいっそう多様化しているといえるでしょう。こうした状況のなか、会議の質の向上や効率化を狙うための一手として、会議効率化ツールが注目されています。
会議効率化ツールの主な機能
会議効率化ツールに搭載されている代表的な機能は、以下のとおりです。
- ●アジェンダ作成
- ●議事録作成
- ●資料共有
- ●ブレインストーミング
- ●投票
- ●決定事項のリスト化
- ●決定事項の進捗管理
実際にどのような機能を利用できるのかは、導入するツールによって異なるため事前にチェックしてください。
会議効率化ツールをお探しの方へ
この記事では、会議効率化ツールを目的別に分類し比較します。各社製品の機能や口コミ、特徴については、一覧表から比較するのもおすすめです。「すぐにツール選定に移りたい」という方は、以下のタイプをクリックして、詳しい製品情報をご覧ください。
▼おすすめ製品を一覧表で比較したい方はこちら！
【比較表】会議効率化ツール一覧
会議効率化ツールのメリット
会議効率化ツールを導入すれば、準備の手間を削減し、会議の質を向上させられます。ここでは、会議効率化ツールのメリットについて具体的に解説します。
会議準備の工数を削減できる
多くの企業が課題とするのが、会議の準備にかかる負担です。スムーズな進行には、適切な資料作成や参加者の招集が必要で、相応の手間がかかります。会議効率化ツールには、アジェンダ作成テンプレートや資料共有機能、スケジュール調整機能などが搭載されており、このような業務を効率化できます。例えば、カレンダーに日程を登録するだけで招集通知を自動送付できるツールもあり、人的リソースの最適化につながります。
会議参加者の理解を深める
会議の質を高めるためには、参加者全員が事前に必要な情報を把握し、スムーズに議論を進められる環境を整えることが重要です。会議効率化ツールを活用すれば、資料の事前共有や画面共有、共同編集メモ機能などを活かし、参加者の共通認識を深められます。 一部のツールでは、事前の質疑応答にて、認識のすり合わせが可能なものもあります。
PDCAを加速し、意思決定を迅速化する
タイムキーパー機能や投票機能が搭載された会議効率化ツールを利用すれば、会議の進行を最適化し、スピーディーな意思決定を促せます。さらに会議結果をToDoリストとして管理し、進捗を可視化することで、素早くPDCAを回せるようになるでしょう。また、音声認識による自動議事録作成機能が搭載されたツールであれば、会議の内容を正確に記録し、重要な発言やアイデアの見落としを防げます。会議結果を次回の議題に反映しやすくなり、より戦略的な会議運営が実現します。
会議効率化ツールの種類
会議効率化ツールは、主な用途によって以下の種類に分けられます。
会議運営・進行管理型タイプ
会議の準備から進行、決定事項の管理までを一元化するタイプです。議題の整理・共有やクラウド上での資料管理によりスムーズな進行を支援し、発言順やタイムマネジメントを可視化。決議内容を整理し、進捗管理やタスクフォローまで対応します。取締役会や経営会議の生産性を向上させたい企業に最適です。
▶おすすめの会議効率化ツール（会議運営・進行管理型）はこちら！
議事録作成特化型タイプ
音声認識やAIを活用し、会議の内容を自動で記録・整理するタイプです。リアルタイムな文字起こしや発言者の識別、話し言葉の整形機能などを備え、議事録作成の負担を大幅に軽減します。キーワード抽出や要約機能を搭載した製品もあり、重要なポイントを簡潔に整理できます。クラウド保存や検索機能も充実しており、過去の会議録を迅速に参照可能。議事録作成を効率化し、情報共有をスムーズにしたい企業に最適です。
会議効率化ツールの比較ポイント・選び方
会議効率化ツールのタイプを絞ったら、実際に製品を選定しましょう。ここでは製品比較時にチェックしておきたいポイントを解説します。
AIの精度と学習能力
AIを活用した会議効率化ツールは、音声認識の精度や学習能力に差があります。話し言葉を正確にテキスト化できるか、専門用語や略語を認識できるかがポイントです。また自動で識別し、話し言葉を整理する機能を備えたツールもあり、議事録をより正確かつわかりやすく記録できます。 長期的に運用する場合は、使うほどに精度向上が期待できるかに加え、誤変換の修正や業界用語のカスタマイズが可能かという点も確認するとよいでしょう。
アジェンダ作成やタスク管理の充実度
会議効率化ツールでは、アジェンダ作成やタスク管理機能の充実度が、会議の進行に影響します。事前に議題を整理・共有できる機能や、会議後に決定事項をタスク化し、進捗を管理できる仕組みがあると、議論の内容を確実に業務へ反映できます。また、責任者や期限を明確に設定できるかも重要な比較ポイントです。
社内システムやツールとの連携性
会議効率化ツールが、社内の既存システムや業務ツールと連携できるかも重要な選定基準です。例えば、GoogleカレンダーやMicrosoft 365と連携できれば、スケジュール管理やアジェンダ共有が効率的に行えます。またタスク管理ツールや、Slack・Teamsなどのチャットツールとの連携が可能であれば、会議内容や決定事項をリアルタイムで共有でき、関係者間の情報伝達が円滑になります。
直感的な操作性
会議効率化ツールは、多くの社員が利用するため、操作のしやすさが定着率や業務効率に直結します。特に、ノーコードでのカスタマイズ性やワンクリックでの操作、直感的なナビゲーションなどは、製品ごとに違いが出るポイントです。また、スマホやタブレット対応の有無、ショートカット機能の充実度も、ユーザーの利便性に影響を与えます。ITリテラシーに関係なく誰でもスムーズに扱えるか、実際の使用感を試して選定することが重要です。
【比較表】会議効率化ツール一覧
ここからは、おすすめの会議効率化ツールを紹介します。まずは、この記事で紹介している主要な製品を調査し、見えてきた会議効率化ツールの特徴や傾向を以下にまとめました。製品の比較検討にお役立てください。
- ●すべての製品で音声ファイルの文字起こしには対応しているが、リアルタイム文字起こしが可能な製品は少ない
- ●議事録作成特化型のほとんどがAI音声認識機能を搭載しているが、発言者識別機能に非対応の製品もある
- ●議事録作成型のほとんどでは、写真・動画・ファイル共有に対応していない
- ●大半の製品でワンクリック操作が可能だが、ノーコードカスタマイズに対応しているのは一部のみ
- ●マルチデバイス対応は約６割だが、専用アプリを提供しているのは「AutoMemo」「スマート書記」「AI GIJIROKU」
| TIMO Meeting | michibiku | AutoMemo | スマート書記 | AI GIJIROKU | |
| 全体評価点 |
ー |
ー |
ー |
ー |
ー |
| 提供形態 | クラウド/SaaS/サービス | クラウド/SaaS | クラウド/ハードウェア/SaaS | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS |
| 従業員規模 | 100名以上 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 |
| 3つのポイント |
|
|
|
|
|
| 機能 |
|
|
|
|
|
| お試し |
|
|
|
|
|
| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
おすすめの会議効率化ツール（会議運営・進行管理型）
まずは、会議の準備・進行・決定事項の管理を一元化できるツールを紹介します。取締役会議や経営会議、プロジェクト会議などの管理をスムーズにしたい企業におすすめです。
TIMO Meeting
- 会議のプロセスに沿って運営業務をデジタル化し会議運営を効率化
- サマリフォーマットの活用で情報の抜け漏れを防ぎ起案の質を向上
- 閲覧制限をアジェンダごとに設定し、タスク管理をスムーズに
パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社が提供する「TIMO Meeting」は、経営会議の生産性向上を支援するクラウドサービスです。会議プロセスをデジタル化し、運営工程を効率化することで、最大63％の手間を削減可能です。AIアシスタントが議題サマリを自動作成し、準備の負担を軽減。また、アジェンダコントロール機能により重要な議論に集中できる環境を整備します。さらに、情報共有やタスク管理機能を備え、決定事項を確実に実行へと移す体制を構築します。会議前後の一連の作業を一元管理し、効率的かつ質の高い会議運営を目指す企業におすすめです。
価格：お問い合わせ
michibiku
- 今までにない「取締役会」の運営に特化したツール！
- 高セキュアで重要な情報が漏洩するリスクも軽減！
- 取締役会に必要な機能を網羅！他のツールを使う必要なし！
ミチビク株式会社が提供する「michibiku」は、取締役会の運営を効率化し、事務局や役員の負担を軽減するツールです。招集通知や議事録の作成をサポートし、AIによる音声文字起こしで議事内容を正確に記録。電子署名機能や付議事項の一覧表示により、迅速で漏れのない意思決定を実現します。また、グループ会社の会議管理や取締役会の実効性評価を支援し、運営全体の質を向上させます。さらに、オンライン登記や書面決議にも対応しており、取締役会すべてのプロセスを一元管理可能です。
価格：お問い合わせ
おすすめの会議効率化ツール（議事録作成特化型）
次に、議事録作成を自動化・効率化できる会議効率化ツールを紹介します。AI音声認識機能を活用し、議事録作成の負担を減らしたい企業におすすめです。
AutoMemo
- 4人の会話でも92％の高い精度！複数人の会議でもOK！
- 「えー」「あー」など不要な音声は自動で除去して文字起こし！
- ケーブルを繋げばリモートでの会議も高精度で文字起こし可能！
ソースネクスト株式会社が提供する「AutoMemo」は、最新AIを搭載し、インタビューや会議の音声を自動で録音・文字起こしするツールです。録音データと文字起こしテキストは同期され、PCへの自動転送やキーワード検索が可能。ブックマーク機能や録音データの分割、倍速再生により効率的なデータ活用を支援します。リモート会議にも対応しており、音声の精度向上や不要部分の削除を通じて議事録作成や情報共有を大幅に効率化します。
価格：月額1,280円～（無料お試しプランあり）
スマート書記
- 連携の必要なし！あらゆるWeb会議の録音・文字起こしを実現
- AIを使った日本語・英語での高精度な文字起こしが可能！
- 決定事項・ToDoリストを抽出してスピーディーに業務へ連携！
エピックベース株式会社が提供する「スマート書記」は、録音音声を活用し、議事録作成から共有・管理までを効率化するサービスです。音声の録音や再生機能に加え、エディタを用いた柔軟な議事録作成、ラベル付けによる決定事項やToDoの自動一覧化が可能。文字起こしでは話者認識や不要語の除去、専門用語の登録機能で精度を高めます。また、議事録の共有機能やセキュリティを考慮した管理機能により、安心かつ便利な運用を支援します。
価格：月額10,000円～（ライセンス料）
AI GIJIROKU
- ZOOM・Skypeなどと連携しグループ通話に字幕を表示！
- 音声認識精度は99.8%！高精度でスムーズな情報共有を実現！
- 30か国語対応のリアルタイム翻訳でグローバル会議に対応！
株式会社オルツが提供する「AI GIJIROKU」は、AI音声認識技術を活用し、発言内容を自動でリアルタイムに文字起こしするツールです。業種別の専門用語認識や辞書登録機能により高精度な文字起こしが可能で、Googleアカウントやカレンダー連携によるデータ活用も魅力です。さらに、リアルタイム翻訳やZOOM連携による字幕表示機能により、グローバルでの会議にも活用しやすいのが特徴です。
価格：月額200,000円（企業向けプラン）
まとめ
会議効率化ツールを活用すれば、会議の負担を軽減し質の向上を目指せます。会議の準備や開催に負荷がかかっていたり、会議の進め方や内容に不満を抱いたりする企業は決して少なくありません。適切なツールで課題を解消し、確かな成果へとつなげていきましょう。
数あるツールから自社にあった製品を選択するためには、詳細確認が必須です。そのためにも、まずは資料請求をしてみてください。
