会議室予約システム

会議室運用と受付管理を効率化するシステム！ ResourceLook

Teamsと連携した来訪者の受付により受付を無人化したり、自動キャンセル機能を活用して会議室運用における無駄を排除したりと、社内における人的・空間的リソースの効率的な活用を支援するシステムです。会議室の部屋数分のみの料金で利用でき、最小限の運用コストで稼働できます。

【自動キャンセルによる空予約の防止】
自動キャンセル機能により、入室が確認されなかった会議室は利用をキャンセルされます。会議室の空予約を防止し、発生時にはすぐに利用可能の状態に変更します。

【受付の無人化】
事前に受付番号を発行し、お客様に来客時に端末に入力してもらいます。連携したTeamsにより担当者へ通知が届くため、受付を一人も配置せずとも受付業務が完結可能です。

【会議室の予約状況を一目で確認】
集中制御端末から、どの会議室が空いているか、誰が何時まで利用するのか一覧で確認できます。空いている会議室のみの検索も可能です。そのまま、予約も行えます。

【備品管理】
会議室でなく備品を登録すれば、備品の予約・空き情報を検索できます。

【会議室チェックイン・チェックアウト】
会議室のチェックイン・チェックアウトをシステム上で管理可能です。時間通りにチェックインしなければ自動キャンセルとなり、予定より早く会議が終わりチェックアウトすればすぐに利用可能な状態になります。

【利用ログをグラフで確認】
各会議室の利用状況・キャンセル率をグラフで確認できます。ルールの適正化や増室の判断材料として活用可能です。

【終了アラーム】
会議室の予約時間終了前にアラームで通知します。次の利用者との円滑な交代をサポート可能です。

【リマインドメール】
予約した利用予定が近づくとリマインドメールでお知らせします。不要な空予約に気づき、会議室利用を適正化する効果も期待できます。

【しっかり活用できるか吟味して契約したい】
本サービスは、30日間にわたる無料トライアル後の契約が可能です。トライアル中は各種マニュアルが全て確認できるほか、メールによる保守も利用できます。利用人数の制限もありません。使い方についてもメールで確認しながら、しっかりと自社で活用できるか確認したうえで契約が可能です。

【会議室の無駄な予約が多い】
自動キャンセル機能やチェックアウト機能により、会議室の空予約や、長めに時間を取っておく冗長予約を防止できます。会議室の稼働率を上げ、限りあるリソースを有効活用可能です。

【受付時の給茶人数確認が面倒】
事前に受付人数を登録しておけば、来客者が今何人来ているか会議室ごとに確認できます。来客のために発生する給茶人数の確認をする必要がなくなります。

【設備投資の判断がつかない】
稼働率のランキングや時間外の稼働率などの統計をレポート表示できます。改善の余地はないか、根本的に会議室が不足していて増室が必要かなどの設備投資や経営の判断が可能です。

【急な会議に対応したい】
急な会議が発生しすぐに会議室を利用したい場合でも、集中利用端末から一目で空き状況が確認可能です。自動キャンセル機能やチェックアウト機能により空いた会議室は適正に管理されているため、使いたい時に使える会議室も増えます。